6 maneiras criativas de obter o máximo do Asana

Ter as ferramentas certas à sua disposição é um bom passo na direção certa. No entanto, aprender maneiras diferentes de usar cada solução digital em seu conjunto de ferramentas de colaboração economizará tempo e aumentará a produtividade.

Neste artigo, discutiremos seis maneiras menos conhecidas de usar o Asana, mas primeiro:

O que torna o Asana especial?

Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projeto bem conhecida que permite que as equipes trabalhem juntas como uma unidade coesa, ajudando-as a rastrear, coordenar e organizar o trabalho. É eficaz porque:

• É uma ferramenta poderosa cheia de recursos úteis que os usuários podem utilizar para uma ampla gama de tarefas.
• Embora sua gama de recursos possa ser intimidante no início, ainda é razoavelmente fácil de entender.
• O Asana tem uma caixa de entrada interna e outros recursos que permitem aos usuários comentar sobre as tarefas, tornando mais fácil para as equipes se comunicarem perfeitamente.
• Você pode usar o Asana para criar projetos enormes para ter uma visão geral. Você pode então dividir esses projetos em seções, tarefas e subtarefas para executar os detalhes e atribuí-los a outras pessoas.
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• O Asana permite que você sincronize e integre outras ferramentas para obter mais produtividade.

Então, quais são algumas maneiras diferentes de aproveitar esses recursos?

1. Substituir e-mails internos

Os emails desempenharam (e ainda desempenham) um papel central em muitas organizações para comunicação. Embora seja uma ferramenta fantástica que ainda pode atendê-lo em alguns casos, você pode repensar sua estratégia para garantir que não dependa demais de e-mails explorando outros e-mails mais eficazes alternativas de comunicação interna.

Por exemplo, pense em todas as vezes em que você se sentiu sobrecarregado com o número de e-mails em sua caixa de entrada. Além do mais, alguns desses e-mails continham tantas perguntas / tarefas individuais que o levaram a mude seu foco rapidamente para responder a cada um deles, drenando sua produtividade no processo. Asana pode ser uma alternativa melhor.

Você pode dividir esses e-mails de 2.000 palavras com vários pontos em tarefas Asana distintas. Dessa forma, você ou qualquer outra pessoa pode reivindicar a tarefa, trabalhar nela e marcá-la como concluída quando terminar, antes de passar para a próxima.

Para aumentar ainda mais sua produtividade e melhor organização, você pode convidar vários colegas para assumir as tarefas e atribuir prazos para definir prioridades.

2. Nova contratação onboarding

Leva tempo para um novo funcionário se estabelecer completamente em um novo ambiente de trabalho e atingir a produtividade máxima. Freqüentemente, eles precisam ler inúmeros e-mails para se familiarizar com o novo ambiente.

No entanto, você pode revisar seu processo de integração usando o Asana para garantir uma transição suave em menos tempo.

Crie um projeto e chame-o de “Modelo de integração de [nome do funcionário]“. Em seguida, crie seções como políticas da empresa, tutoriais de instruções, perguntas frequentes, etc. Agora, preencha cada seção com todas as informações relevantes e instruções claras de que o novo funcionário pode precisar.

Você também pode convidar outros colegas experientes em seu local de trabalho para fornecer feedback e atualizar seu projeto de acordo. Depois de cobrir tudo, salve o projeto como um modelo para uso futuro, sempre que houver uma nova contratação.

3. Compartilhamento de conhecimento

Uma das melhores maneiras de garantir o crescimento e o sucesso em sua organização é construir bases sólidas, como colaboração e compartilhamento de conhecimento para criar equipes coesas que visam atingir um objetivo comum.

Você pode criar um projeto no Asana para educação para promover a troca de ideias, habilidades e conhecimentos. Os membros da equipe podem usar este projeto para compartilhar artigos, podcasts, vídeos e outros materiais educacionais relevantes que podem ser úteis em sua organização.

Se o seu local de trabalho tiver muitos departamentos, você pode atribuí-los a uma seção específica para uma melhor organização.

Você também pode marcar pessoas específicas usando @[nome] sempre que você compartilha algo que só é valioso para eles ou para informações urgentes. Por último, incentive seus colegas a compartilhar e revisar os recursos neste projeto regularmente.

4. Planejamento de Eventos

Planejar qualquer evento é sempre uma atividade agitada. Existem muitas peças móveis que você precisa rastrear e completar. Felizmente, existem muitos software de planejamento de eventos você pode usar para aumentar sua produtividade.

Embora o Asana não seja um software de gerenciamento de eventos convencional, agora você deve ter notado que ele é muito versátil e pode ser usado para quase tudo.

Dito isso, você pode começar criando um projeto para o seu evento e nomeando-o. Se você planeja o evento com outras pessoas, pode convidá-los para acompanhar as atualizações e trabalhar em tarefas específicas. Assim como antes, você pode dividir seu projeto em seções, como orçamento, plano promocional e decoração, que usará para adicionar tarefas específicas e relacionadas.

Você pode atribuir cada tarefa a uma pessoa específica, anexar arquivos relevantes para informações adicionais e adicionar uma data de vencimento.

5. Calendário de Conteúdo

O Asana é uma excelente ferramenta para gerenciar a produção de conteúdo do seu blog e controlar as datas de vencimento.

Para começar, você pode usar o modelo de calendário editorial do Asana ou criar um novo projeto do zero e divida-o em seções sobre as quais você gostaria de escrever, como negócios, saúde, produtividade, tecnologia, etc. Agora, adicione títulos específicos em cada seção, atribua-os aos seus redatores de conteúdo e defina uma data de vencimento.

Como alternativa, você pode fazer com que seus redatores apresentem suas ideias e espere sua aprovação antes de começar a cobri-las. Você também pode usar Asana para indicar o estágio do conteúdo, por exemplo, não redigido, em revisão, publicado, etc., para obter mais clareza.

6. Brainstorming de ideias

Sessões de brainstorming em equipe são eficazes para promover o compartilhamento de conhecimento e o pensamento criativo. No entanto, você ainda precisa das ferramentas certas para capacitar suas equipes.

Você pode criar um projeto de brainstorm Asana e dar acesso a todos os participantes adicionando-os como gerentes de projeto. Se você planeja discutir diferentes tópicos durante a sessão de brainstorming, você pode dividir seu projeto em seções.

Agora, incentive todos a adicionar tantas ideias quanto possível como tarefas. Quando o tempo alocado para este exercício terminar, você pode escolher o melhor ou fazer com que todos participem clicando no polegar para cima na tarefa que tem a melhor ideia.

Asana é uma potência de produtividade

Estas são apenas algumas maneiras exclusivas de usar o Asana. Você pode incorporar essas idéias para aumentar sua produtividade ou usá-las como inspiração para criar seus projetos Asana.

Embora tenha muitos recursos projetados para equipes, você também pode usá-lo para seus objetivos pessoais.

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