Como melhorar o gerenciamento do tempo com o recurso Outlook Delay Delivery

Às vezes, você precisará enviar informações ou atualizações de tarefas por e-mail, mas não é o momento certo. Em vez de bagunçar seu fluxo de trabalho e adiá-lo, você pode utilizar o recurso Delay Delivery do Outlook e ser esperto quanto ao resultado.

O que é o atraso na entrega do Outlook?

A função Atrasar Entrega do Outlook permite que você decida quando deseja que um determinado e-mail seja enviado aos destinatários, em vez de enviá-lo instantaneamente. É uma ferramenta útil que pode lhe dar tranquilidade sem comprometer sua programação.

Para usar Delay Deliver, basta seguir estas etapas:

1. Clique Novo Email.
2. Depois de escrever seu e-mail e inserir os destinatários, vá para o Opções aba.
3. Clique Atraso na entrega.
4. Debaixo Opções de entrega, clique na caixa de seleção ao lado de Não entregue antes.
5. Selecione uma Tempo e Encontro que você gostaria que seu e-mail fosse enviado.
6. Clique Fechar.
7. No email, clique em Mandar.

Apesar de clicar Mandar, seu e-mail não será enviado até a hora e data que você especificou. Agora vamos ver por que você pode querer usá-lo.

Regra de tarefa de dois minutos

A regra da tarefa de dois minutos afirma que, se você tiver uma tarefa em sua agenda que levará apenas dois minutos para ser concluída, você deve fazê-la agora, em vez de colocá-la em sua lista de tarefas pendentes. É uma ferramenta de priorização rápida e fácil, mas não leva em conta o que acontece a seguir.

Se a tarefa de dois minutos for um e-mail que você precisa enviar, você pode receber respostas desse e-mail que não tem tempo para acompanhar, e isso acaba na sua lista de tarefas de qualquer maneira. Para evitar isso, você pode usar Atraso na entrega para concluir a tarefa e enviá-la quando souber que tem espaço em seu dia de trabalho para atender a quaisquer respostas.

Relacionado:Como otimizar sua lista de tarefas para ser mais eficiente

Você pode até marcar a caixa de seleção ao lado de Use os botões de votação no Atraso na entregapropriedades janela se você quiser respostas simples de seus colegas, como UMAgree, discordo, talvez.

Envio de anúncios

Pode ser necessário fazer um anúncio por e-mail que deve ser enviado em um horário específico. Talvez você esteja esperando uma data ou prazo específico e, durante esse tempo, estará fora do escritório ou de licença.

Em vez de perder tempo pedindo a um colega para enviá-lo para você ou enviá-lo prematuramente, o Delay Delivery pode fazer isso por você sem ter que estar logado. Então, quando você retornar ao escritório, todos já estarão atualizados. Sobre Atrasar propriedades de entrega, você também terá a opção de selecionar o Importância lista suspensa, com uma escolha de Alto, baixo, e Normal.

Relacionado: Extraia e baixe vários anexos de e-mail em massa

Gerenciando Seu Tempo de Resposta

Fazer as coisas com rapidez e eficácia é uma prova de suas habilidades; infelizmente, gerentes e colegas geralmente tiram vantagem disso enviando mais trabalhos para você. Se não quiser mudar a forma como trabalha, você pode atrasar seus e-mails para gerenciar as expectativas de outras pessoas sobre sua disponibilidade.

Como alternativa, se você precisar enviar várias atualizações sobre um projeto, pode clicar no caixa de seleção ao lado de Expira depois de, que irá colocar um tachado no título da mensagem assim que a data de expiração tiver passado. Isso dirá a você e a seus colegas de trabalho que este e-mail não é mais relevante e você pode excluí-lo conforme necessário.

Relacionado: Habilidades de autogestão a serem adquiridas para produtividade pessoal e profissional

Atrase para gerenciar melhor o seu tempo

Praticar um bom gerenciamento de tempo às vezes significa atrasar atualizações e respostas para ficar à frente da pressa e pode empurrá-lo do trabalho reativo para a proatividade.

Basicamente, usar Delay Delivery no Outlook lhe dá controle sobre sua capacidade de resposta, enquanto o mantém calmo, sabendo que a tarefa foi concluída.

Como recuperar um e-mail enviado no Outlook

Você já clicou em enviar e se arrependeu momentos depois? Todos nós já estivemos lá, desejando poder desfazer o envio. Mostramos como recuperar um e-mail no Outlook ou atrasar o envio no Gmail.

Leia a seguir

Sobre o autor