Como criar formulários do Excel para planilhas de entrada de dados

Inserir dados no Excel é uma tarefa difícil, especialmente se você tiver muitas colunas e toneladas de entradas. Também pode ser confuso para outros usuários, especialmente se eles não estiverem familiarizados com sua planilha.

Mas você sabia que pode criar formulários para facilitar essa tarefa? A Microsoft permite que você ou qualquer outra pessoa adicione dados à sua planilha por meio de um formulário em uma nova janela. Dessa forma, há menos confusão sobre quais informações devem ser colocadas no arquivo do Excel.

Continue lendo e aprenda como criar um formulário para sua própria planilha do Excel.

Preparando Seus Dados

Antes de começar a construir seu formulário, você deve primeiro preparar os dados de que precisará. Por exemplo, se você estiver criando uma lista de presença dos alunos, deverá primeiro anotar as informações que exigirá deles nas colunas.

Por exemplo, você precisa ter o nome, o sobrenome, o número do aluno, o endereço de e-mail e o curso; então, você deve listá-los na linha superior. Esses itens significariam as colunas em que os dados inseridos por seus alunos seriam compilados.

Se você for pedir aos alunos que insiram seus detalhes manualmente, eles terão que rolar para baixo até o final do arquivo Excel para encontrar uma linha vazia. E se você estiver pedindo muitas informações, por exemplo, um anuário, seria fácil para qualquer um dos alunos pular uma célula, levando a dados incompletos.

Inserindo um Formulário Simples

Depois de preparar todos os títulos das colunas, você pode começar a criar um formulário. Para fazer isso, selecione um dos cabeçalhos da coluna. Vou ao Barra de pesquisa na seção superior da janela do Excel e digite Forma. Nos resultados da pesquisa, em Ações, Clique em Forma.

UMA Microsoft Excel uma janela de aviso aparecerá, confirmando se você deseja usar a linha selecionada como os rótulos do formulário. Se você já fez isso, clique em OK. Caso contrário, clique Cancelar, selecione os cabeçalhos de coluna que deseja usar como rótulos de formulário e repita as etapas descritas no parágrafo anterior.

Depois de pressionar OK, aparecerá uma janela de formulário e pronto! Agora você está livre para começar a inserir dados.

Se você vai usar essa ferramenta com frequência, pode adicionar um atalho para esse recurso na sua Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Retorne para Barra de pesquisa e digite Forma novamente. Mas em vez de clicar com o botão esquerdo no Forma resultado, clique com o botão direito em vez disso, para abrir o menu de contexto.

Selecione Adicionar à barra de ferramentas de acesso rápido, e você verá o Ícone do formulário aparecer nele. Então, da próxima vez que você precisar abrir a ferramenta de formulário, tudo que você precisa é clicar no botão de atalho.

Adicionando Novos Dados

Com a janela do formulário aberto, você verá as informações de que precisa para inserir em seu banco de dados. Preencha todos os campos vazios e, ao terminar, clique em Novo. Os dados digitados preencherão automaticamente a parte inferior da tabela, e você obterá um novo formulário em branco pronto para usar.

No caso de você acidentalmente salvar os dados errados, você pode voltar e alterá-los. Navegue até a entrada que deseja alterar pressionando o Encontre o anterior ou Encontre o próximo botões. Quando você chegar ao item que deseja editar, basta alterar as informações no campo relevante.

Depois de terminar suas correções, clique em Novo ou pressione Digitar no seu teclado para confirmar as alterações. Mas se você cometeu um erro tipográfico e deseja restaurar a entrada anterior, clique em Restaurar em vez de. No entanto, observe que você não pode desfazer as alterações com Restaurar depois de confirmá-las.

Navegar nas entradas com a janela do formulário

Agora que você tem várias entradas em sua planilha, pode usar a própria janela do formulário para navegar pelos seus dados. Perto do canto superior direito da janela, você verá o número de série dos dados atuais.

Se você quiser ver as entradas antes ou depois da seleção atual, você pode usar o anteriormente mencionado Encontre o anterior e Encontre o próximo botões. Como alternativa, você pode usar a barra de rolagem para pular por várias entradas rapidamente.

Para encontrar resultados específicos, você pode usar a função de pesquisa da janela do formulário. Para acessá-lo, clique no Critério botão logo abaixo, Encontre o próximo. Digite as informações que deseja pesquisar no campo relevante e pressione Digitar no seu teclado.

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A janela mostrará a próxima linha com as informações pertinentes. Para navegar por outros resultados, clique em Encontre o anterior ou Encontre o próximo.

Você também pode usar fórmulas e modificadores para uma pesquisa mais avançada. Você pode usar o curinga asterisco para pesquisar uma parte do registro. Da mesma forma, você também pode usar Maior que ou Menor que sinais para pesquisar valores numéricos ou de data.

Por exemplo, se você deseja procurar alunos fazendo um curso de BA, você pode inserir BA * no campo apropriado. A janela do formulário mostrará apenas os alunos de sua planilha que estão cursando um bacharelado.

Evitando entradas em branco

Você também pode evitar entradas em branco acidentalmente adicionando usando a função de validação de dados. Para fazer isso, primeiro você precisa selecionar a tabela onde irá inserir os dados. Você deve então ir para Dados> Validação de dados.

o Data de validade a janela será aberta. No Definições guia, sob o Permitir menu suspenso, selecione Comprimento do texto. Então sob o Dados menu suspenso, escolha Maior que. Finalmente, sob o Mínimo campo, entrada 1. pressione OK.

Esta função evita que os usuários insiram apenas um caractere em qualquer campo, garantindo que seus dados sejam totalmente preenchidos.

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Uma maneira rápida e fácil de preencher grandes bancos de dados

Se você costuma perder informações em sua planilha ou colocar os dados errados nas colunas, é hora de criar um formulário para si mesmo. Esta solução rápida e fácil garantirá que você obtenha um banco de dados preciso.

Embora o exemplo acima mostre apenas cinco entradas, se estiver trabalhando em muitas entradas, como um banco de dados de funcionários de uma empresa, você apreciará esse recurso no Excel. Ao fornecer a você uma janela independente para inserir informações, você pode evitar ficar estrábico com centenas, senão milhares, de entradas, ao mesmo tempo em que garante entradas de dados precisas e precisas.

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