Como integrar o To-Do da Microsoft ao OneNote

Se o seu trabalho está profundamente integrado ao ecossistema da Microsoft, o To Do e o OneNote são provavelmente as ferramentas mais populares para o seu fluxo de trabalho diário. Ao usar o OneNote para planejar um projeto, você acabará com itens acionáveis ​​que colocarão em prática o que você está trabalhando.

Usar o OneNote e o Microsoft To Do juntos significa que você gastará tempo trocando, copiando ou revisando dados de um aplicativo para outro. Como resultado, você pode perder o foco, cometer erros ou, pior, reduzir a qualidade do seu trabalho. Mostraremos métodos para integrar o OneNote e o To Do perfeitamente, para que você passe mais tempo priorizando o trabalho que importa.

Adicionando uma tarefa do OneNote ao Microsoft To Do

De todos os aplicativos do Office, o OneNote 2019 tem a integração mais estreita com o Outlook. Isso ocorre porque os dois aplicativos compartilham objetivos e operações semelhantes. Você pode transformar qualquer texto de nota no OneNote em uma tarefa automática de lista de tarefas no Outlook. Mas espere, onde o Microsoft To Do se encaixa nesse sistema?

Voltaremos a essa discussão mais tarde, mas primeiro, certifique-se de que o OneNote 2019 e o Outlook estejam instalados em seu computador. Além disso, você deve ter criado um bloco de notas e uma seção onde residem seus itens acionáveis. Se você estiver começando, siga nosso guia sobre como organizar blocos de anotações no OneNote.

Selecione o texto que deseja transformar em uma tarefa do Outlook. Clique no Casa guia e então Tarefas do Outlook. No menu suspenso, escolha um período de tempo para a tarefa. Um sinalizador marca o texto e o OneNote adiciona o texto da nota como uma tarefa no Outlook. Você pode continuar adicionando mais notas como tarefas, se necessário.

Mude para o Outlook para ver a tarefa em Minhas tarefas.

Agora, ao mudar para o aplicativo “Microsoft To Do”, você verá a mesma tarefa em Tarefas com datas de vencimento pré-preenchidas e link para a página do OneNote para saber onde suas tarefas estão localizadas.

Da mesma forma, você pode selecionar Personalizado e na nova janela que aparece, insira o Data de Vencimento, a Data de início, e a importância da tarefa usando o Prioridade campo. Você também pode verificar o Lembrar para que o Outlook o lembre da tarefa e adicione uma breve nota.

Agora mude para o aplicativo “Microsoft To Do”, mas você não verá a data em que a tarefa foi iniciada ou o campo de prioridade aqui.

Mecanismo de fundo de sincronização de tarefas

O aplicativo “To Do” depende do Exchange Online para armazenar e sincronizar tarefas, quer você use uma conta pessoal ou o Microsoft 365. Ambas as contas seguem os mesmos protocolos, incluindo criptografia de dados, conformidade e residência de dados. Se você concluir uma tarefa no aplicativo “To Do”, ela será atualizada em Tarefas do Outlook e no OneNote.

Observação: O aplicativo “To Do” não tem nada a ver com a tag “To Do” do OneNote, apesar de usar a mesma capitalização. Isso é importante porque as pessoas podem ficar confusas com a terminologia e declarar que esse recurso parece não funcionar corretamente.

Um ponto a ser observado é que você só pode ter uma data de vencimento, em vez de datas de início e de término separadas. Ele não suporta status de tarefa como em andamento ou porcentagem concluída, nem a importância da tarefa em diferentes níveis de prioridade. Você não pode recuperar uma tarefa excluída em "Tarefas", mas pode visualizá-la no OneNote e no Outlook.

Se você sabe como funciona o aplicativo Microsoft To Do, é possível criar várias listas de tarefas. Portanto, faz sentido mover uma tarefa do Tarefas a uma lista de sua escolha. Mas quando você move uma tarefa para outra lista, a mudança é refletida na coluna da pasta de Tarefas do Outlook, mas quando você passar o mouse sobre a bandeira, verá uma mensagem de que “a tarefa não existe”.

Faça a sincronização cruzada de suas tarefas entre o que fazer e o OneNote

É possível sincronizar suas tarefas entre o OneNote e o To Do com um aplicativo simples chamado Pleexia. Ele traz suas tarefas de e-mails, notas, gerenciamento de projetos e ferramentas de colaboração para o seu gerenciador de tarefas.

Você pode até configurar uma sincronização bidirecional entre as ferramentas que usa para que as alterações feitas em um lado sejam copiadas instantaneamente no outro. Se sua equipe usa Jira e OneNote para gerenciar os projetos, então Pleexy pode canalizar todas as tarefas relevantes de esses aplicativos em “Tarefas”. E, quando você completa uma tarefa em “To Do”, ela é verificada no aplicativo de origem também.

Introdução ao Pleexy

Inscreva-se no site da Pleexy usando “Microsoft To Do” como seu gerenciador de tarefas. Depois de autenticá-lo com sua conta da Microsoft, você será solicitado a escolher um aplicativo que deseja conectar com “Tarefas”. Selecione OneNote e autorize o Pleexy a acessar sua conta do OneNote.

Dê um nome à sua conexão. Por exemplo, digamos “ToDo with OneNote.”

O primeiro passo é dizer ao Pleexy em quais cadernos e seções ele pesquisará as notas. Você pode filtrar suas notas por tipo, como Tarefas, Discussão com a pessoa, Tarefas com prioridade 1 e 2, Solicitação do cliente e Agendar reunião. E ignore as notas mais antigas no intervalo de 1 a 180 dias. O Pleexy irá procurar notas que atendam a todos os critérios específicos e criá-las no “Microsoft To Do”.

Na próxima etapa, definiremos o modelo de título para suas tarefas em “Microsoft To Do”. Você pode seguir um padrão como “{seção}: {página} - {todo}” em que “{página}” é sua página do OneNote e “{todo}” é o OneNote tag TODO.

Agora você precisa especificar a lista em que Pleexy criará tarefas. Neste exemplo, vamos escolher Uma lista, e o destino é Trabalhar.

Por fim, escolha o que acontecerá quando você fizer alterações nas tarefas Microsoft To Do ou OneNote. Para OneNote para Microsoft To Do, você pode controlar o que fazer com uma tarefa quando ela for concluída ou excluída do OneNote. E para Microsoft To Do to OneNote, escolha o que deseja fazer ao concluir uma tarefa no aplicativo “Tarefas”.

Salve suas alterações e ative sua conexão. Na captura de tela abaixo, você verifica a integração, edita ou pausa a conexão e as apaga.

Mude para o aplicativo “Microsoft To Do” para ver as alterações. Quando você conclui uma tarefa aqui, ela também é verificada no OneNote.

Crie várias conexões OneNote com tarefas

No Pleexy, você pode criar várias conexões entre esses dois aplicativos. Aqui estão as razões:

1. Se você usar uma conta separada do OneNote para fins pessoais e de trabalho.
2. Configure diferentes regras de sincronização para projetos específicos no OneNote.

Por exemplo, você pode querer sincronizar as tarefas para postagens de blog em ambos os aplicativos, mas pode deixar a tarefa desmarcada no OneNote, mesmo se você as tiver marcado em “Tarefas” para outro projeto. Criaremos duas conexões diferentes no Pleexy seguindo o procedimento descrito acima.

Traga todas as suas tarefas para a Microsoft

Tanto o OneNote quanto o To Do são aplicativos complicados, mas, juntos, funcionam em diferentes condições de fluxo de trabalho e de acordo com suas necessidades. Em casos simples, você pode adicionar uma tarefa do OneNote ao To Do, mas eles não são perfeitos e quebram se você mover a tarefa para outra lista.

O Pleexy permite sincronizar tarefas de ambas as maneiras, não importa qual seja sua lista de tarefas, e é intuitivo para configurar. Confira o página de integrações para obter uma lista de aplicativos que ele suporta. Depois de começar a usá-los, siga nossas dicas e truques para usar o Microsoft To Do com eficácia.

10 dicas de tarefas da Microsoft para um melhor gerenciamento de tarefas

Dê uma olhada mais de perto no Microsoft To Do e veja algumas dicas sobre como você pode transformá-lo em um poderoso gerenciador de tarefas.

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