5 maneiras de superar os desafios mais comuns de gerenciamento de tarefas

Cada projeto consiste em uma série de tarefas que você precisa terminar a tempo. O gerenciamento adequado de tarefas significa gerenciar projetos desde a concepção até a conclusão. Quer você faça parte de uma equipe que trabalha no escritório ou em casa, o processo de gerenciamento de tarefas pode fazer você enfrentar alguns desafios comuns.

Descubra os cinco desafios comuns de gerenciamento de tarefas que você e sua equipe podem enfrentar e como você pode superá-los com ferramentas.

1. Sem Visibilidade no Progresso da Tarefa

Uma das pré-condições para a conclusão oportuna da tarefa e colaboração bem-sucedida é a visibilidade do andamento da tarefa. Sem ele, administrar as tarefas torna-se um desafio para qualquer equipe. Você pode esperar para resolver rapidamente qualquer problema apenas garantindo a transparência no andamento da tarefa.

Com quadros Kanban, você pode estabelecer uma visão geral visual do fluxo de trabalho do projeto. Trello é um aplicativo de quadro Kanban que permite agilizar todas as tarefas, identificando gargalos no processo. Este aplicativo não apenas torna o progresso da tarefa acessível, mas também permite que você tome ações decisivas para manter as tarefas pendentes há muito tempo em movimento.

Usar a ferramenta de gráfico de Gantt é outra maneira útil de monitorar o progresso da tarefa. Com o Agantty aplicativo, os membros da equipe podem sincronizar suas tarefas em conformidade. Também permite atribuir e delegar tarefas aos recursos disponíveis.

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2. Trabalho que dificulta a dependência de e-mail

Uma comunicação clara é essencial para que qualquer equipe conclua as tarefas no prazo estipulado e com total eficiência. Embora o e-mail seja um modo popular de comunicação entre os membros da equipe, a dependência total do e-mail pode ser contraproducente e prejudicar a produtividade.

Quanto a uma equipe, um dos maiores desafios do gerenciamento de tarefas é manter todos na mesma página, comunicando as mensagens necessárias. Aqui, comunicar o quê e como - ambos se tornam cruciais. Se alguém gasta mais tempo verificando, escrevendo e respondendo a e-mails do que tarefas produtivas, o objetivo da comunicação por e-mail falhará.

Com MeisterTask, você pode centralizar o processo de compartilhamento de informações pelos membros da equipe. Você pode facilitar uma melhor comunicação da equipe adicionando a descrição da tarefa, anexos, log de alteração da tarefa e comentários na própria tarefa. Esses recursos tornam uma tarefa interativa e rastreável.

Ao rastrear um projeto, você pode ficar por dentro e obter todas as informações necessárias. Você pode responder rapidamente a qualquer mudança de tarefa com emojis e receber notificações por e-mail para tais mudanças.

3. Falta de relatórios de desempenho estruturados

Para saber da eficiência e produtividade de sua equipe, é necessário ter uma visão completa do desempenho de cada um de seus integrantes. Sem o conhecimento adequado, ninguém pode saber sobre o andamento da tarefa. Somente um relatório estruturado pode gerar insights sobre todo o processo pelo qual a equipe está passando.

Esses relatórios não oferecem apenas percepções valiosas sobre tarefas e projetos. Eles também apresentam a coleta de informações de uma forma facilmente compreensível. Quando você tem a imagem completa em um só lugar, tomar medidas para melhorar a eficiência das tarefas torna-se ininterrupto.

Os relatórios estruturados também permitem gerar estatísticas diferentes usando as métricas cruciais e personalizar como você deseja ver os detalhes. Você pode usar o recurso de relatórios universais do Asana para obter tabelas e gráficos sobre o desempenho de sua equipe. Com alguns cliques, você pode obter o status de produtividade em tempo real de sua equipe.

Cada membro da equipe pode criar seu painel de produtividade com esta ferramenta que representará visualmente as métricas de desempenho. Os indivíduos podem compartilhar os relatórios somente leitura com colaboradores internos e externos. Personalizar os relatórios também é fácil, pois você pode adicionar vários filtros, escolher os tipos de gráfico e atribuir uma cor separada para cada projeto.

4. Ausência de automação sem esforço

No mundo empresarial moderno, a importância da automação de tarefas é fundamental. Sem ele, gerenciar suas tarefas e concluir o projeto a tempo será difícil. A ausência de automação também pode levar a problemas de produtividade em sua equipe e execução lenta das tarefas.

Portanto, você deve usar ferramentas diferentes para automatizar tarefas e evitar que sua equipe perca tempo executando essas tarefas manualmente. Ao escolher as ferramentas de automação, certifique-se de que elas tenham mais benefícios do que desvantagens, como curva de aprendizado acentuada, desaceleração do sistema e consumo excessivo de tempo.

Quando se trata de automação, você pode usar qualquer número de ferramentas, dependendo do seu escopo de trabalho. Além de diminuir a carga de trabalho da equipe, a automação inteligente permite que você se concentre nas tarefas que importam. Ao usar várias ferramentas de automação, você pode obter a ajuda de Zapier para uma integração fácil entre os aplicativos.

Algumas das integrações populares que o Zapier suporta são:

• Planilhas Google e Toggl: Use para gerenciar projetos para equipes remotas e híbridas.
• ClickUp e TimeDoctor: Use para controlar as horas produtivas e gerenciar tarefas.
• Trello e Jira: Use para rastrear problemas enquanto gerencia tarefas por meio da ferramenta estilo Kanban.
• Asana e HubSpot: Usado para sincronizar o software CRM com uma ferramenta de gerenciamento de projetos.
• ClickUp e Jira: Use para rastrear e resolver problemas enquanto monitora tarefas.

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5. Lidando com Scope Creep

O aumento do escopo é um desafio comum de gerenciamento de tarefas que as equipes enfrentam. Refere-se às mudanças nos requisitos do projeto do que você decidiu no início do projeto. Essas mudanças têm um impacto no propósito e nas entregas do projeto.

Você precisa estar ciente do aumento de escopo ao planejar um projeto e atribuir tarefas aos membros. Independentemente do setor, você pode evitá-lo avaliando os riscos e estando consciente durante o mapeamento do projeto.

Todo projeto vem com alguma extensão de risco, e ter um plano de contingência em vigor desde o início pode salvá-lo de qualquer situação inesperada. Além disso, a avaliação constante dos riscos durante o ciclo de vida do projeto também o ajudará a gerenciar os riscos. Usando monday.com, você pode manipular com tato o aumento de escopo em seus projetos.

O registro de risco do projeto deste aplicativo permite localizar, avaliar e planejar um possível incidente para que você possa mitigar os riscos. Usando seu Modelo de planejamento do Scrum Sprint, você pode fazer com que sua equipe se concentre em tarefas e metas específicas. o Controlador de gerenciamento de mudanças desta ferramenta permite delinear e rastrear planos de gerenciamento de mudanças.

Problemas de gerenciamento de tarefas resolvidos

Problemas de gerenciamento de tarefas podem resultar em projetos atrasados ​​e clientes insatisfeitos. Esteja ciente dos problemas potenciais que você pode enfrentar em relação ao gerenciamento de tarefas.

Como este artigo discutiu os desafios e suas soluções viáveis, agora você pode tomar as ações necessárias para evitar esses problemas e garantir um gerenciamento de projeto perfeito.

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