9 razões pelas quais os projetos atrasam e como evitá-los

O atraso do projeto é uma realidade e, apesar dos melhores esforços, muitas equipes não conseguem concluir os projetos dentro do prazo. Se você não quer atrasos em seus projetos atuais e futuros, você precisa estar ciente dos fatores que desempenham um grande papel nos atrasos do projeto.

Saber os motivos de um projeto atrasado ajudará você a descobrir a melhor maneira de evitá-los. Aqui estão as razões e soluções para um dos maiores problemas de gerenciamento de projetos - atrasos no projeto.

1. Oportunista

O escopo do projeto se refere ao esboço completo do projeto, e aumento do escopo significa qualquer mudança repentina nesse escopo sem as solicitações de mudança adequadas. Imagine que sua equipe está no meio de um projeto e, de repente, ocorre um aumento de escopo. Todos os esforços que você fez até agora serão em vão, e um atraso na conclusão do projeto se tornará inevitável.

Para evitar esse problema, elabore um plano de projeto e faça com que os clientes assinem um acordo que diz que eles irão aderir ao esboço. Além disso, mantenha todos os

comunicações de acompanhamento em um lugar para evitar o acompanhamento de várias fontes de comunicação para referência.

2. A equipe não está ciente do objetivo do projeto

Fazer parte do agitado mundo corporativo significa que você pode não saber o motivo de cada tarefa que está realizando. No entanto, pode ser um motivo de desmotivação para os colegas de equipe, resultando em atrasos no projeto.

Conhecendo a conexão entre sua tarefa e os objetivos do projeto, a equipe pode obter inspiração. Portanto, é uma boa ideia envolver todos os membros da equipe desde a fase de planejamento de um projeto. Peça o feedback deles para que você possa planejar o projeto conforme sua conveniência.

Certifique-se de que eles vejam como suas contribuições impactam o projeto e a organização. Isso os motivará a terminar o projeto dentro do prazo com sucesso.

3. Entregáveis ​​e prazos irrealistas

Acredite ou não, ter prazos irreais é possivelmente a principal razão por trás do atraso de um projeto. Toda a equipe pode fazer um esforço adicional, mas é impossível concluir um projeto a tempo se o prazo não for viável.

Não importa o quão tentador seja definir resultados ambiciosos, prometer pouco e entregar em excesso é a melhor maneira de impressionar os clientes. Por esse motivo, estabeleça metas realistas, atingíveis e mensuráveis.

Muitos projetos incluem várias dependências de tarefas. Nesse caso, projete o cronograma do projeto considerando a disponibilidade de recursos, o tempo estimado e a sequência de tarefas.

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4. Indisponibilidade de Recursos

Se os recursos financeiros, humanos e materiais necessários não estiverem disponíveis, o projeto poderá ser atrasado. No caso de recursos financeiros, avalie se o orçamento inicial pode cobrir o custo do projeto. Caso contrário, obtenha financiamento adicional o mais rápido possível para evitar que o projeto seja atrasado por falta de fundos.

Para recursos humanos, veja se os membros da equipe têm a habilidade e experiência necessárias. Caso contrário, treine-os ou terceirize as tarefas. Tenha cuidado com os recursos materiais, como infraestrutura. A disponibilidade desses recursos não é garantida e é bom ter um backup para eles.

5. Acompanhamento e acompanhamento impróprio do progresso

A coleta constante de dados sobre o andamento da tarefa é vital para o sucesso do projeto. Não fazer isso pode resultar em atraso no projeto. Além de definir metas, você precisa acompanhar se há algum atraso em alguma tarefa. Assim, é possível verificar se a equipe está no caminho certo para atingir a meta.

Você pode usar ferramentas de gerenciamento de tarefas para medir o progresso de cada tarefa. Depois de perceber um atraso em qualquer tarefa, você também pode delegar a tarefa a outra pessoa. Se necessário, esses aplicativos também ajudam a reatribuir todas as tarefas de um projeto com facilidade.

6. Falta de comunicação entre as partes interessadas

Todas as partes envolvidas em um projeto devem estar na mesma página; caso contrário, eles não podem concluir um projeto dentro do prazo. A falta de comunicação leva a mal-entendidos, o que acaba prejudicando o andamento do projeto.

É por isso que cada membro da equipe deve saber imediatamente sobre a alteração do escopo, as expectativas do cliente e qualquer atraso de qualquer parte envolvida. Deve haver reuniões regulares da equipe para transmitir atualizações sobre o projeto.

As equipes também devem usar ferramentas de gerenciamento de projeto saber sobre as datas de vencimento e os principais prazos. Esses aplicativos também mantêm toda a comunicação da equipe em um só lugar para garantir a clareza.

7. Relutância para trabalhar em equipe

Um projeto de sucesso é um esforço de equipe. Cada membro, incluindo o gerente, precisa desempenhar seu papel de forma eficaz para atingir a meta. Às vezes, os membros da equipe não colaboram e isso resulta em atrasos no projeto. Mesmo os gerentes hoje em dia tendem a não microgerenciar.

Mas todos precisam se lembrar que o objetivo final é concluir o projeto no prazo. Você não deve colocar o projeto em risco apenas para evitar conflitos.

Embora os membros da equipe exijam seu próprio espaço e poder de decisão para ter o melhor desempenho, os gerentes devem intervir sempre que necessário para impedir que o projeto saia dos trilhos. Os gerentes também devem tomar medidas imediatas para resolver qualquer conflito de equipe.

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8. Fatores de terceiros

Freqüentemente, as organizações precisam do envolvimento de terceiros em determinados estágios do projeto. Fornecedores externos também podem ser responsáveis ​​por atrasos no projeto se não entregarem recursos ou tarefas no prazo. Geralmente acontece porque esses terceiros não sabem sobre os marcos ou metas de seu projeto.

Além disso, as equipes não acompanham os fornecedores sobre as tarefas atribuídas e têm problemas quando há um atraso do terceiro. Para evitar esses problemas, estabeleça um prazo estrito e mantenha contato com eles até a entrega. Você também pode incluir uma cláusula de penalidade no contrato pelo atraso. Assim, eles levarão a sério a entrega pontual.

9. Circunstâncias Inesperadas

Por último, mas não menos importante, você enfrenta algumas situações imprevistas que podem resultar em atrasos no projeto. Desastres naturais, interrupções climáticas, instabilidade política, recessão global, dificuldade para obter investimentos - tudo isso pode atrasar seu projeto.

Embora essas causas não sejam evitáveis, você certamente pode reduzir seu impacto por meio de um planejamento adequado. Cada membro da equipe deve estar sempre preparado para o pior. Não deixar as tarefas para o último momento é um passo importante para combater esse problema.

Os membros da equipe também devem cooperar quando houver carga de trabalho adicional após os desastres para concluir os projetos a tempo.

Evite que projetos sejam atrasados

Um projeto pode sair dos trilhos em qualquer fase. Conhecendo os motivos comuns responsáveis ​​por atrasos em projetos e as soluções para evitá-los, você pode cumprir a meta de entrega bem-sucedida do projeto dentro do prazo. Assim, atingir as metas de produtividade também se torna mais fácil do que nunca.

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