Como colocar um projeto atrasado de volta aos trilhos rapidamente

Todo projeto começa com boas intenções e melhores esforços, mas muitos deles saem do caminho com baixo envolvimento e falham marcos. Mas não há necessidade de ficar desapontado, pois algumas ações corretivas podem colocar seu projeto atrasado de volta aos trilhos em nenhum momento.

Aqui estão algumas técnicas eficazes de recuperação de projeto que você deve tentar fazer as coisas se moverem na direção certa.

1. Chamada para uma reunião de equipe

Sua equipe pode ter se encontrado em várias reuniões de equipe virtuais para este projeto. No entanto, quando você sabe que está prestes a perder um prazo, é obrigatório fazer com que todos se sentem juntos mais uma vez. Essa reunião de equipe deve desenvolver uma nova estratégia sobre o que fazer a seguir.

Considere as entregas do projeto, o orçamento e o tempo (restante ou adicional) de que você precisa para concluí-lo. Verifique o impacto do seu atraso em cada um desses aspectos. Descubra o que a equipe pode entregar, mantendo o mesmo orçamento e prazo originais.

Além disso, veja quanto tempo vai demorar para terminar o projeto. Em seguida, converse com seu cliente sobre a escolha de qualquer uma das opções acima.

2. Descubra o motivo do atraso

Além de escolher opções viáveis ​​para seus clientes, aproveite a reunião para determinar o problema do projeto. Somente sabendo o motivo do atraso do projeto, você pode tomar medidas para corrigir o problema.

Pode haver várias razões para o atraso de um projeto, incluindo escassez de orçamento, falta de recursos, mudança nas prioridades organizacionais, aumento do escopo, ineficiência da equipe, etc. Descubra quem é o responsável pelo atraso e como isso afetou o projeto. Além disso, deduza como você pode corrigir o problema o mais rápido possível.

3. Defina um prazo novo, mas realista

Se você perdeu o prazo original, é hora de seguir em frente e definir um novo. Percorra o cronograma original para identificar quantas tarefas do projeto ainda estão pendentes. Defina marcos desafiadores, mas viáveis ​​para cada uma das tarefas restantes e encontre uma nova data de vencimento para o projeto.

Seu objetivo é entregar o projeto dentro do novo prazo. Portanto, considere a capacidade, os recursos e a disponibilidade de sua equipe antes de definir a nova data de vencimento.

4. Reconsiderar o escopo do projeto

Se um escopo de projeto irrealista fez com que seu projeto atrasasse, considere revisar o esboço para que seja alcançável em um curto espaço de tempo. Discuta o escopo com o cliente ou as partes interessadas e verifique quais áreas dos projetos você pode remover.

Nunca deixe o aumento do escopo acontecer quando você está realmente pedindo uma redução de escopo. Uma mudança no escopo tornará o projeto difícil de terminar. Também pode ser necessário mover o foco de sua equipe para uma nova direção.

5. Divida em pequenas tarefas e priorize

Depois de obter a aprovação do cliente sobre o escopo revisado do projeto, comece a trabalhar nele. Em primeiro lugar, divida o trabalho restante em pequenos grupos de tarefas. Em seguida, localize se há alguma dependência entre as tarefas. Se sim, considere-os antes de priorizar as tarefas.

Peça à equipe para trabalhar primeiro nas tarefas priorizadas. Às vezes, um cliente pode pedir que você entregue uma seção ou parte de um projeto primeiro durante o atraso do projeto. Nesses casos, coloque esse segmento em prioridade.

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6. Reafirmar ou reatribuir responsabilidades

Você tem que trabalhar com toda a equipe para determinar suas funções para o escopo ou tarefas restantes do projeto. Revise as tarefas concluídas para identificar quaisquer conflitos ou ineficiências no trabalho executado até agora neste projeto. Pode ser necessário reafirmar ou realocar tarefas com base no desempenho anterior.

Durante a reatribuição de tarefas, tire todas as dúvidas sobre o plano original. Certifique-se de que a pessoa recém-designada tenha as habilidades necessárias para concluir esta tarefa e não tenha outras prioridades.

7. Foco na comunicação em tempo real

Não há espaço para mais atrasos em um projeto que já saiu do caminho. Às vezes, decisões cruciais permanecem pendentes devido ao atraso na resposta. Portanto, sua equipe não deve perder tempo com comunicação assíncrona, onde não sabe quando receberá uma resposta.

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Em projetos atrasados, dê ênfase à comunicação sincronizada, como o bate-papo instantâneo. Os colegas também podem participar de chamadas de áudio ou vídeo para esclarecer dúvidas ou fazer perguntas importantes. Faça o que fizer, nunca dependa de modos de comunicação atrasados ​​como e-mail em tais situações.

8. Acompanhe e gerencie tarefas de perto

Você não gostaria de se atrasar duas vezes em um único projeto. Para evitar isso, é essencial gerenciar as tarefas e acompanhar seu progresso diariamente. Faça do monitoramento de desempenho uma parte de sua rotina diária com recursos dinâmicos aplicativos de gerenciamento de projetos onde os membros podem verificar o andamento da tarefa e do projeto.

Acompanhar as realizações não é suficiente, pois você precisa compará-las com as realizações projetadas. Quando você notar que alguém está ficando para trás, entre em contato com ele imediatamente para descobrir o problema e corrigi-lo o mais rápido possível.

9. Tenha um Plano de Gerenciamento de Risco em vigor

Um esboço revisado para um projeto atrasado geralmente inclui carga de trabalho adicional, novos recursos e um cronograma rígido. Embora haja uma grande chance de você concluir o projeto com sucesso, também envolve alguns riscos. Portanto, você deve preparar um plano de gerenciamento de riscos.

Para isso, identifique os fatores de risco. Você também deve analisá-los para desenvolver um plano para mitigar seus efeitos negativos. Faça esforços para diminuir a chance de ocorrência desses fatores de risco. Conscientize toda a equipe sobre o plano de gerenciamento de riscos e atualize-o constantemente à medida que o projeto avança.

10. Coloque esforço adicional

Não é preciso dizer que você precisa fazer um esforço extra para entregar rapidamente um projeto atrasado. Também pode significar trabalhar horas extras para muitos membros da equipe. Dependendo do escopo do projeto, o tempo pode variar. No entanto, isso pode desmotivar a equipe se a prorrogação se tornar extensa.

Por esse motivo, os gerentes devem dar uma ideia clara aos seus colegas de equipe sobre por quanto tempo a prorrogação vai durar. Se alguém não pode dedicar mais tempo a um projeto atrasado, você tem que terceirizar a tarefa.

Dicas eficazes para projetos atrasados

Não é incomum que um projeto perca o foco. Uma vez que isso aconteça, é necessário identificar e reconhecer os pontos fracos do projeto.

Para ter o projeto de volta aos trilhos, siga as dicas citadas acima. Você também pode usar aplicativos de gerenciamento de projeto para conclusão bem-sucedida e oportuna do projeto.

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