5 maneiras como o Xero pode ajudar nas suas finanças

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A contabilidade pode ser confusa Os 12 principais cursos on-line de contabilidade para eliminar a lacuna de habilidadesGraças aos cursos on-line baratos e gratuitos de alta qualidade, é mais fácil do que nunca ser seu próprio CFO para sua empresa nova ou existente. consulte Mais informação , demorado e (se você tiver que pagar um contador profissional) caro.

Não é nenhuma surpresa, portanto, que software de contabilidade começou a crescer em popularidade entre freelancers e proprietários de pequenas empresas.

Esse software é normalmente feito sob medida para o país em que você o está usando, pode gerenciar todos os aspectos do processo de contabilidade e é muito mais econômico do que pagar um profissional.

Uma das soluções mais populares disponíveis é Xero. Vamos dar uma olhada no que é e o que você pode fazer com ele.

O que é o Xero?

Xero foi fundada na Nova Zelândia em 2006 e desde então cresceu para ter mais de 600.000 usuários. Eles oferecem seus produtos com base no modelo comumente usado de "software como serviço" (SaaS), então você não precisa baixar nada para usá-lo.

Eles receberam muitos reconhecimentos da indústria, incluindo dois Webby Awards em 2009 e um em 2010, um Fast Company Innovation by Prêmio de Design em 2012 e, mais impressionante, o primeiro lugar na lista das “100 empresas em crescimento mais inovadoras” da Forbes Magazine em 2014.

O produto em si é uma das peças de software de contabilidade com mais recursos no mercado hoje, oferecendo quase tudo que uma pequena empresa ou um freelancer precisa para ter sucesso.

Seus principais recursos incluem:

• • Gerenciamento de fluxo de caixa (contabilidade online, reconciliação bancária, relatórios de orçamento e gerenciamento de estoque)

Faturamento (envio, pagamento e emissão de cotações)

• Gestão de pagamentos (reclamações de despesas, contas e ordens de compra)
• Gerenciamento de folha de pagamento (incluindo planilhas de horas e execuções de pagamento padrão)
• Assistência fiscal (W-2s, 1099s, cálculos de impostos sobre vendas e declarações de arquivamento)

Mas quais são seus cinco recursos mais úteis? Vamos investigar.

Imposto

Ah, impostos... Federal 940s, W-2s, 1099s, impostos sobre o emprego, impostos sobre o desemprego - o que tudo isso significa ?!

Enquanto Xero não posso lhe ensinar sobre todos os códigos e formulários de impostos federais e estaduais (embora eles tem um ótimo guia de ajuda básico), pode fazer cálculos e enviá-los muito mais fácil.

Por exemplo, ele permitirá que você calcule instantaneamente quanto deve ser arquivado no W-2s e no 1099s. Ele até mesmo removerá a confusão sem fim sobre a classificação de 1099 fornecedores, permitindo que você execute um relatório e, em seguida, faça os ajustes necessários.

Aqui está uma olhada no processo:

Para registrar um W-2 (sem dúvida o formulário fiscal mais comum nos Estados Unidos), primeiro você precisa criar um funcionário. Faça isso clicando em Folha de pagamento> Adicionar funcionário e preenchendo os dados pessoais necessários.

Em seguida, você precisará preencher os detalhes do emprego - incluindo dados de salário e seu número de seguro social. Obviamente, você já deve ter todas as informações de seus funcionários, mas deixar de adicioná-las aqui resultará na impossibilidade de adicionar o indivíduo à sua folha de pagamento.

Por fim, você pode adicionar seus detalhes individuais de impostos federais e estaduais. Deve-se notar que este ainda pode ser um campo minado potencial para não profissionais. Pode ser sábio pagar um contador para se certificar de que tudo está configurado corretamente - é autogerenciado depois disso, então você ainda economizará muito em taxas a longo prazo.

Depois de ter um funcionário totalmente configurado, você também precisará configurar os impostos de sua própria empresa. Você não poderá criar uma folha de pagamento (e, assim, gerar dados de declaração de imposto) até que tenha feito isso.

Navegar para Configurações> Impostos e preencha suas informações federais e estaduais:

É isso. Basta executar sua folha de pagamento a cada mês e o software reterá automaticamente os impostos quando apropriado e registrará tudo no sistema. No final de cada ano fiscal, você poderá emitir os W-2s necessários e quaisquer outros formulários estaduais que possam ser exigidos.

Você pode seguir exatamente a mesma metodologia para contratantes independentes, só que desta vez você precisará emitir um formulário 1099 em vez disso.

O melhor de tudo, você nem precisa se preocupar com enviar os formulários fiscais 1099 Os 6 melhores softwares de impostos gratuitos para arquivar sua declaração de impostos este anoSe você está cansado de pagar para declarar seus impostos, aqui está o melhor software de impostos grátis para preencher suas declarações de impostos estaduais e federais. consulte Mais informação , depois de preenchê-los, você pode arquivá-los no software usando o Track1099.

Na verdade, existem muito mais questões fiscais que Xero pode ajudá-lo, além dos formulários do IRS.

Por exemplo, ele irá calcular automaticamente o imposto sobre vendas dependendo da sua localidade e da integração do Xero com Avalara TrustFile significa que você pode preparar e enviar declarações de impostos sobre vendas quase que instantaneamente (vá para Configurações> Configurações gerais> Configurações financeiras para inserir suas informações).

Você pode até exportar os arquivos do Xero para cópias impressas, se preferir mais Abordagem "faça você mesmo" para declarações fiscais Fazendo seus impostos? 5 fórmulas do Microsoft Excel que você deve conhecerSeus impostos vencem em breve e você não quer pagar uma taxa de arquivamento por atraso? Aproveite o poder do Microsoft Excel para colocar seus impostos em ordem. consulte Mais informação .

Folha de pagamento

Executar a folha de pagamento semanal, quinzenal ou mensal pode ser quase tão confuso e demorado quanto calcular seus impostos!

Existem vários aspectos para Xero isso ajudará a tornar sua folha de pagamento menos dolorosa.

Em primeiro lugar, inclui software de quadro de horários de funcionários. Os funcionários podem inserir seus próprios dados, ou você (ou outro funcionário) pode fazer isso em seu nome, e isso vem com uma extensa ferramentas de relatórios que permitirão que você veja dados baseados em ganhos por hora, tipo de renda e dinheiro gasto por funcionário ou por tempo período.

Em segundo lugar, ele vem com software de pagamento. Na prática, isso significa que você pode executar e aprovar a folha de pagamento do funcionário em uma data fixa, folhas de pagamento únicas no meio do ciclo e iniciar depósitos diretos nas contas bancárias do funcionário. Você pode até imprimir cheques e holerites, os quais podem ser personalizados com a marca de sua própria empresa.

Esteja ciente de que você precisará configurar funcionários, informações fiscais, locais de trabalho, cronogramas de pagamento e informações de conta bancária antes de executar as folhas de pagamento completas.

Por fim, há uma série de aplicativos de terceiros que podem fornecer funcionalidade adicional. Por exemplo, se você tem funcionários que trabalham em países que não são nativamente cobertos pelo Xero, você pode usar plug-ins para que ainda possa pagá-los.

Despesas

Ok, então o apogeu do uso de contas de despesas da empresa para pagar tudo, desde jantares a férias exóticas, pode ter acabado há muito tempo, mas eles ainda são uma parte vital da configuração de uma empresa moderna.

o Gerenciamento de despesas 10 usos exclusivos do Trello além do gerenciamento de projetosTrello é o deleite dos amantes de listas. Sua abordagem no estilo Kanban não se destinava apenas ao gerenciamento de projetos. Não acredita em nós? Veja esses dez usos exclusivos do Trello. consulte Mais informação A função do Xero é altamente impressionante, permitindo que você gerencie suas próprias despesas pessoais e também reembolse seus funcionários por seus custos.

Do ponto de vista do usuário, ele permitirá que você (e seus funcionários) adicione despesas enquanto está fora de casa, apenas tomando um fotografia de um recibo e enviá-lo através do aplicativo móvel, o que torna menos provável que os custos sejam esquecidos.

De uma perspectiva de gerenciamento, os recibos de viagens são agrupados para que você possa ver facilmente o custo total e possa aprovar e rejeitar o pedido conforme achar adequado.

Todos esses dados podem ser exportados para o recurso de folha de pagamento para tornar o dia de pagamento ainda mais simples.

Freelancers também podem controlar suas despesas (e sua situação de fluxo de caixa mais ampla) usando o recurso de reconciliação bancária.

Em primeiro lugar, você precisará adicionar uma conta bancária. Para fazer isso, navegue até Contas> Contas bancárias> Adicionar conta bancária. Os bancos populares são listados automaticamente e você também pode adicionar serviços como PayPal e cartões de crédito.

Preencha o número da sua conta e dê um nome à conta, então você verá uma tela que permitirá que você importe todos os feeds do seu banco.

Uma vez feito isso, você pode importar todos os dados do seu banco e eles serão reconciliados automaticamente com os do Xero. Os dados podem ser acessados ​​por meio do aplicativo móvel para reconciliação em trânsito, você pode criar regras personalizadas para ajudar a combinar transações mais complexas e mais de 160 moedas são suportadas.

Relatórios financeiros

É muito difícil obter uma compreensão clara de quão saudável é seu negócio sem relatórios financeiros claros e eficazes.

Agradecidamente, Xero fornece mais de 40 relatórios financeiros básicos e avançados. Estes incluem todos os mais comuns, como lucros e perdas, declarações de impostos sobre vendas e balanços - mas também os mais incomuns (mas igualmente úteis) como ganhos e perdas de moeda estrangeira Evite ser roubado ao trocar moedas ou enviar dinheiro para o exteriorSe você enviou dinheiro para o exterior ou trocou moedas antes das férias, provavelmente não fez um bom negócio. Aqui estão algumas alternativas melhores para bancos e casas de câmbio. consulte Mais informação e cronogramas de depreciação.

Os relatórios também oferecem rastreadores de orçamento Os 4 melhores aplicativos de orçamento para colocar suas finanças em ordemProcurando o melhor aplicativo de orçamento para ter suas finanças sob controle? Aqui estão alguns aplicativos excelentes para ajudá-lo a gerenciar seu dinheiro. consulte Mais informação (para que você possa preparar contornos e comparar o desempenho real com o desempenho previsto) e a capacidade de adicionar categorias de rastreamento (proporcionando assim uma maneira fácil de comparar e contrastar seções individuais de seu o negócio).

Todos esses relatórios podem ser preparados e impressos em questão de cliques.

Faturamento

De que servem todos esses recursos sofisticados se você não consegue gerenciar facilmente as faturas? Eles são o pão com manteiga de administrar uma empresa, mas pode ficar complicado rapidamente Como usar a Internet para buscar faturas não pagasSe você trabalha por conta própria, existe a preocupação constante de que um de seus clientes não consiga pagar uma fatura. Aqui estão algumas dicas online para recuperar o dinheiro perdido. consulte Mais informação se você tiver muitos clientes.

A função de faturamento do Xero possui muitos recursos interessantes. Por exemplo, você pode adicionar notas de crédito e facilmente recarregar despesas de volta aos clientes usando uma etiqueta especial, e notas de crédito podem ser emitidas quando apropriado.

Seus clientes também poderão pagar suas faturas com apenas um clique por meio de cartão de crédito ou PayPal, e você será alertado quando os clientes abrirem suas faturas (para que você saiba se eles estão apenas ignorando tu!).

Finalmente, como o software de folha de pagamento, você poderá personalizar e customizar todas as suas faturas com seus próprios logotipos e marca.

Você já usou o Xero?

Você já usou Xero? Quais funções e recursos você gostou? Qual precisava de mais trabalho? Há algo faltando que você gostaria de ver os desenvolvedores apresentarem?

Você pode nos contar sua opinião e feedback na seção de comentários abaixo.