Cutting Edge yaM define o padrão para ferramentas de gerenciamento de reuniões online

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Se você está realizando reuniões sem pautas ou registrando atas em documentos do Word, suas reuniões e relatórios de atas provavelmente não são tão úteis quanto poderiam ser. Embora a maioria de nós não anseie por assistir às reuniões, existem ferramentas online Mais de 10 ótimas ferramentas online para coordenação de grupos e reuniõesComo você gerencia uma equipe de pessoas espalhadas geograficamente? Como você coordena os fusos horários internacionais? O conceito de trabalho via Internet começou a se infiltrar no ambiente de trabalho cotidiano, ... consulte Mais informação que pode ajudar a tornar as reuniões mais produtivas e menos demoradas para quem as planeja e facilita.

Recentemente, encontrei um aplicativo da web de gerenciamento de reuniões on-line de ponta chamado inhame (que significa Mais uma Reunião). yaM é como um assistente virtual para a produção de agendas e relatórios minuciosos com aparência profissional, ao mesmo tempo que fornece ferramentas que ajudam nas reuniões participantes debatem ideias, fazem análises de produtos e custos e integram-se a contas de nuvem online, incluindo Dropbox, Google Calendar e Evernote.

yaM pode ser usado com ambos espaços de reunião online Guia de reunião online: software e estratégiaOs serviços de videoconferência modernos são fáceis de usar e estão disponíveis para quase qualquer pessoa com um computador ou smartphone. A capacidade de se conectar e se encontrar com pessoas online significa que não estamos mais limitados pela localização geográfica. consulte Mais informação gostar Hangouts do Google Dicas sobre como planejar e realizar reuniões eficazes com o Google HangoutsCom a tecnologia da Internet atual, realizar reuniões online pode ser eficiente e econômico, especialmente se você planejá-las previamente e usar ferramentas que economizam tempo. Nos últimos meses, participei de reuniões online ... consulte Mais informação ou em configurações tradicionais off-line. Como um aplicativo da web, é semelhante a Agreedo Agreedo: Escreva e gerencie suas atas de reuniões de negócios gratuitamente onlineHá várias semanas, procuro um site ou aplicativo fácil de usar que me permita manter e armazenar as atas das reuniões. A abordagem tradicional de documento de texto não é mais produtiva ... consulte Mais informação , mas é muito mais avançado sem ser complicado.

Criando Agendas

Depois de registrar uma conta no yaM, você pode começar imediatamente a desenvolver uma agenda para sua próxima reunião. Você simplesmente adiciona itens da agenda no lado esquerdo da área de trabalho, junto com o tempo de duração e o nome da pessoa responsável por aquele item.

Você pode facilmente atribuir nomes aos itens da agenda, mas os participantes devem registrar uma conta no yaM, que você pode enviar um convite para fazê-lo de dentro da área de trabalho. Ter participantes registrados torna o yaM uma ferramenta de gerenciamento de reuniões muito mais colaborativa, porque cada participante pode adicionar notas simultaneamente na área de trabalho durante a reunião. Embora seja mais eficiente ter uma pessoa designada como tomadora de minutos, existem outras ferramentas úteis no yaM que o tornam excelente para colaboração.

Quando sua agenda é criada, você pode imprimi-la ou distribuí-la para os participantes da reunião. Cada participante registrado receberá um relatório da reunião por e-mail, que obviamente inclui a logística da mídia, a lista de itens da agenda e um link para o espaço de trabalho do yaM online. O melhor de tudo é que sua agenda distribuída é formatada profissionalmente e fácil de ler. Os itens da agenda também podem ser copiados e adicionados a uma nova reunião. Seria ainda melhor, no entanto, se os desenvolvedores pudessem criar uma maneira de criar itens padrão da agenda que fazem parte automaticamente de cada nova reunião.

Tomada de minutos

Adicionar notas e itens de ação no yaM é tão fácil quanto criar agendas. Os minutos consistem em quatro tipos de conteúdo: notas, itens de ação, arquivos anexados e ferramentas de colaboração em tempo real.

A forma como o yaM está configurado pode realmente ajudar os participantes da reunião a manter o foco, especialmente se todos tiverem o espaço de trabalho aberto em seus computadores durante a reunião. O tomador de minutos pode facilmente adicionar um item de ação, com uma data de vencimento e o nome da pessoa responsável. Estranhamente, no entanto, apenas uma pessoa pode ser listada como responsável por cada item de ação.

Onde o yaM também brilha é sua coleção de ferramentas de colaboração integradas que permitem aos membros fazer análises pró / contra, análises de produtos, debater ideias ou votar em decisões importantes. Há também uma ferramenta para o que é chamado de análise SWAT, que envolve discutir e registrar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças de um determinado projeto, ideia ou decisão.

Você verá que essas ferramentas de gerenciamento de colaboração e reunião podem ser muito úteis para manter os participantes engajados e, possivelmente, ajudá-los a fazer melhores análises e tomar decisões. Você também pode imprimir ou enviar por e-mail o conteúdo das ferramentas de colaboração individuais para os participantes durante a reunião. (Observação: ideias para outras ferramentas de colaboração online são revisado aqui As 6 melhores ferramentas de reunião online grátis para colaborar com sua equipeEquipes pequenas não precisam de aplicativos corporativos caros para colaboração. Aqui estão seis ferramentas fantásticas que você pode usar para gerenciar os dados, a comunicação de sua equipe e muito mais. De graça. consulte Mais informação ).

Tal como acontece com as agendas, os relatórios de minutos do yaM também podem ser impressos ou distribuídos por e-mail. As atas são tão bem formatadas que os participantes da reunião não terão desculpa para não revisá-las. As agendas e as atas também são arquivadas no yaM, para que os participantes possam fazer login em suas contas e revisá-las a qualquer momento.

Outras Ferramentas

yaM inclui ferramentas adicionais para controlar o tempo durante as reuniões, definindo as datas das reuniões no calendário embutido (que se integra com feeds do Google Agenda, Exchange e Outlook / iCal) e um livro de endereços.

Os desenvolvedores do yaM incluíram vários recursos úteis em seu aplicativo da web, mas forneceram atenção para garantir que a interface do usuário seja acessível e fácil de aprender dentro de alguns minutos após registrar um conta.

yaM tem uma conta básica gratuita que inclui todos os recursos básicos e a capacidade de realizar até 10 reuniões por mês, com até cinco participantes por reunião. Uma conta premium permite reuniões e participantes ilimitados, interface personalizável e criptografia SSL.

yaM, em minha opinião, define o padrão para ferramentas de gerenciamento de reuniões online. Mas diga-nos o que você acha deste aplicativo online. Existem recursos adicionais que você gostaria de ver adicionados?