8 ferramentas super simples de lista de tarefas para mantê-lo concentrado

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Freqüentemente, nos deixamos levar pelos sistemas de produtividade e pelos recursos promissores dos aplicativos de lista de tarefas. Quando isso acontece, o gerenciamento de tarefas se torna uma atividade excessiva e uma desculpa para procrastinar um pouco mais 15 sites divertidamente aleatórios para ajudá-lo a procrastinarA Internet está cheia de coisas estranhas. Passe algum tempo com esses sites que vão fazer você se perguntar por que eles foram criados. consulte Mais informação .

Para planejamento e programação de tarefas de longo prazo, você precisa de um sistema robusto de ferramentas para obter uma visão geral de todos os seus projetos. Mas, no dia-a-dia, um pedaço de papel funciona melhor como um pega-tudo para suas tarefas mais importantes. Ele traz de volta seu foco onde ele pertence: seu trabalho.

Aplicativos que insistem em uma abordagem básica semelhante também funcionam. Neste artigo, veremos oito dessas ferramentas minimalistas para rastrear suas tarefas diárias.

O minimalista vive na web. Você não precisa se inscrever para criar uma lista de tarefas, mas você

posso conecte o aplicativo à sua conta do Google.

Dirigir a getminimalist.com e comece a criar sua lista de tarefas principais. Você receberá um link dedicado para ele, que pode ser compartilhado com alguém, se desejar.

Embora o Minimalist não tenha um aplicativo móvel dedicado, ele suporta gestos como deslizar e arrastar em dispositivos móveis.

2. Google Tasks (Web, Desktop, Mobile)

Com tantos aplicativos de lista de tarefas inundando o mercado, você pode ter esquecido o recurso de gerenciamento de tarefas que fica em sua caixa de entrada do Gmail ao longo do dia. Em caso afirmativo, é hora de reconsiderá-lo como um candidato digno para lidar com suas tarefas diárias. Até permite que você transformar e-mails em tarefas 9 maneiras instantâneas de transformar seus e-mails em tarefasVocê não pode impedir que e-mails de tarefas pendentes acabem na sua caixa de entrada, mas pode transformá-los em tarefas para gerenciá-los melhor. Aqui estão algumas dicas para transformar e-mails em tarefas. consulte Mais informação .

Para abrir o Google Tasks, clique em Gmail acima da barra lateral na caixa de entrada do Gmail e selecione Tarefas no menu suspenso. Você verá um pequeno painel aparecer no canto inferior direito. É aqui que você pode listar suas tarefas do dia e marcá-las uma por uma. Minimize o painel Tarefas para mantê-lo fora de vista e ainda assim fácil de acessar.

O Google Tarefas é especialmente útil se o seu trabalho envolve muitos e-mails de um lado para o outro e você fica grudado na caixa de entrada do Gmail. Você também pode exibir tarefas do seu Google Agenda clicando em Tarefas debaixo Meus calendários.

Se desejar exibir Tarefas em uma guia própria, siga este URL. Usuários do Chrome, que tal manter as Tarefas fixadas na barra de ferramentas do Chrome com a extensão oficial do Google Tasks para o Chrome? Usuários do Android, você pode carregar o Google Tasks no bolso com o Google Tasks [não mais disponível].

Em vez de usar o Google Tasks, você pode listar suas tarefas em um rascunho de e-mail e marcar com estrela o rascunho para acesso rápido. (Fixe o rascunho na caixa de entrada se estiver usando Inbox by Gmail.) Se você ativou o recurso Links rápidos em Configurações> Labs no Gmail, você pode adicionar um link rápido para o rascunho da tarefa na barra lateral.

MinimaList passa a ser meu favorito nesta lista. É baseado em gestos, o que significa que você pode deslizar, arrastar e tocar para passar por ele.

Criar, editar e reorganizar tarefas é simples e intuitivo. A lista padrão que aparece quando você instala o aplicativo alinha as instruções sobre como usar o MinimaList.

O que adorei no MinimaList é a integração de um temporizador Pomodoro, para usuários que juram por a eficácia da técnica Pomodoro Como um temporizador Pomodoro simples tornou minha vida melhorA Técnica Pomodoro é um dos hacks de gerenciamento de tempo mais simples. Rompa as distrações com a ajuda de blocos de 25 minutos e um cronômetro. Pode ser uma mudança de rotina que mudará sua vida, se for conveniente para você. consulte Mais informação . A configuração do cronômetro em si não é intrusiva, o que significa que não vai incomodá-lo se você não usar a técnica Pomodoro para gerenciar seu tempo.

O MinimaList está disponível na App Store gratuitamente. Usuários de iOS, tenham em mente que seu dispositivo já tem um aplicativo de estoque (Lembretes) que é ótimo para manter listas de tarefas pendentes. Ele funciona offline, assim como o MinimaList.

4. Um arquivo de texto (desktop, web, celular)

Um arquivo de texto é provavelmente a unidade mais simples e básica para registrar informações em seu computador e é ideal se você deseja simplicidade em seu fluxo de trabalho. Você pode rastreie tudo, desde ideias a contas em arquivos de texto 8 coisas do dia a dia que você pode acompanhar com arquivos de textoArmazenar dados em arquivos de texto é um atalho para um fluxo de trabalho mais simples. Vamos usar o humilde arquivo de texto para rastrear dados do dia a dia com essas dicas e melhorar nossa produtividade. consulte Mais informação , então por que não sua lista de tarefas?

Se você já tem um arquivo “todo.txt” na sua área de trabalho, vai adorar o Todo.txt, que traz a simplicidade das listas de tarefas em texto simples para o seu dispositivo móvel. Ele está disponível no Android e também no iOS.

5. Slack (desktop, web, celular)

Se você passa uma grande parte do seu dia de trabalho no Slack, é aí que sua lista de tarefas também pode ir. Traga um bot automatizado 14 melhores robôs automatizados de que você precisa para o canal do SlackSe você está administrando uma empresa, pode configurar o Slack e ter bots realizando as tarefas servis 24 horas por dia, 7 dias por semana, enquanto você faz coisas mais importantes, como conquistar o mundo. consulte Mais informação para rastrear sua lista de tarefas para você.

No MakeUseOf no Slack, temos um bot de lista de tarefas chamado, uh, Bot de tarefas. Posso comandá-lo para adicionar tarefas à minha lista pessoal de tarefas, entre outras coisas. Aqui está um instantâneo de alguns dos comandos que posso usar nele.

A integração do aplicativo de bot de tarefas requer privilégios de administrador. Após a instalação do aplicativo, todos na equipe do Slack podem usar o /todo comando.

Se sua equipe já usa um aplicativo de gerenciamento de projeto completo, como Kyber.me, você pode recorrer ao recurso de lista de tarefas que o acompanha.

6. Uma planilha (desktop, web, celular)

Uma planilha é uma maneira prática de rastrear qualquer tipo de dado 10 modelos de planilha incrivelmente úteis para organizar sua vidaA sua vida é uma confusão de prazos perdidos, compras esquecidas e compromissos quebrados? Parece que você precisa se organizar. consulte Mais informação incluindo suas tarefas diárias. Pode parecer complexo à primeira vista, mas pode ser tão simples quanto você deseja. Apenas duas colunas servirão: uma para o nome da tarefa e outra para seu status.

Mesmo se você adicionar colunas para nomes de projetos, prioridades, prazos e assim por diante, uma planilha não parece tão complicado quanto um aplicativo dedicado. Isso pode ser porque você pode ver todos os seus dados de relance, sem ter que pular de uma tela para outra.

7. Papel e caneta

É mais satisfatório marcar as coisas como "concluídas" no papel do que na tela, não é? É por isso que eu ainda manter uma lista de papel 6 razões simples pelas quais o papel ainda pode ser seu aplicativo de produtividade assassinoO papel pode ser uma ferramenta mais potente para a produtividade do que um computador ou dispositivo de toque e não deve ser descartado imediatamente. Não convencido? Aqui estão seis razões pelas quais o papel ainda é relevante. consulte Mais informação para minhas tarefas diárias. Eu não marquei as coisas desta lista, porque isso não me diz muito sobre meu progresso na tarefa. Em vez disso, eu uso o Círculo sistema, que irei delinear abaixo.

Você começa com um círculo vazio ao lado de cada tarefa em sua lista. No final do dia, você preenche o círculo com base no progresso feito na tarefa. Por exemplo, se você concluiu uma tarefa, escureça o círculo ao lado dela. Se uma tarefa for cancelada, coloque uma marca “X” no círculo ao lado da tarefa. Para uma tarefa que você delegou, escureça o círculo correspondente e adicione uma seta para a direita ao lado dele.

Você está interessado em aprender mais sobre o sistema Circle? Leia esta postagem do blog pela pessoa que criou o sistema (Sigurdur Armannsson) para uma explicação detalhada sobre ele. Sinta-se à vontade para ajustar o sistema e adicionar suas próprias ações / ênfases para sua conveniência.

Para mim, o sistema do Círculo parece fácil, ao contrário do Bullet Journal (BuJo) método. Este último é eficaz, mas também dá muito trabalho. Lembre-se de que estamos nos concentrando em listas de tarefas diárias aqui. Para fazer anotações e monitorar regularmente seu trabalho e sua vida, mantendo um Bullet Journal vale bem o esforço que envolve Como usar um diário com marcadores no Trello para planejar o seu diaÉ hora de mostrar a você como transformar o Trello - se esse é seu principal aplicativo de anotações - em um Bullet Journal. consulte Mais informação .

Eu também uso o sistema Circle para rastrear pagamentos de contas que não consigo automatizar. É fácil esquecer quais contas você pagou e quais não, quando elas aparecem aleatoriamente durante todo o mês. Com este sistema, não tenho mais esse problema.

8. Versões móveis de aplicativos de esboço e anotações

Claro que você pode criar sua lista de tarefas diárias em seu aplicativo de anotações ou aplicativo de contorno.

Se você estiver trabalhando em vários projetos diferentes, listar suas tarefas em uma única lista pode ser confuso. É aqui que ajuda se você usar um delineador ou aplicativo de anotações para escrever sua lista e organizar suas tarefas em seções lógicas.

O problema é que é fácil ser desviado por várias notas e recursos do aplicativo de anotações. Eles agem como lembretes visuais das mil e uma coisas das quais você ainda precisa cuidar. Uma maneira de superar esse “sequestro de atenção” é usar a versão móvel do aplicativo. Desde a aplicativos móveis são projetados para telas pequenas O que é Design Thinking e como isso o torna mais criativo?O design thinking não é novo no mundo dos negócios - Apple, Coca-Cola e Nike usam alguma versão dele para construir suas marcas. Infelizmente, muitas pessoas não aprendem o que é ou como ... consulte Mais informação , muitas vezes eles ocultam barras laterais e outros elementos de distração por padrão. Isso ajuda a manter sua lista de tarefas na linha de frente do seu dia.

Seu sistema de tarefas está configurado para falhar?

Se você sempre acha que sua lista de tarefas diárias é opressiva e incontrolável, considere que isso pode ser por duas razões principais a seguir.

1. Você tem expectativas irrealistas do que pode fazer em 24 horas.

É muito enganador. Vinte e quatro horas parece muito tempo e, portanto, parece que devemos ser capazes de encaixar no dia todas as coisas que achamos que temos que fazer, bem como todas as coisas que queremos fazer. Mas o fato é que, se você trabalha oito horas por dia e dorme oito horas por noite, sobra apenas oito horas para todo o resto.

- Elaine St. James, Vivendo a vida simples: um guia para reduzir a escala e aproveitar mais

2. Sua lista de tarefas também funciona como uma lista de coisas para fazer, lista de compras, bloco de notas, lista de ideias e assim por diante.

Se você tem tendência a cair em uma ou em ambas as armadilhas, ficar atento a isso pode ajudá-lo priorize o que vai na sua lista de tarefas O sistema 3-Strike: como priorizar sua lista de tarefas pendentesVocê não está conseguindo terminar sua lista de tarefas? O problema pode não ser sua produtividade, podem ser apenas suas prioridades. Vamos aprender como priorizar a lista de tarefas e fazer as coisas acontecerem. consulte Mais informação e mantê-lo realista e "finalizável".

Onde está o Workflowy?

Eu escolhi deixar de fora aplicativos como Workflowy, Todoist, Toodledo, e Lembre-se do Leite desta lista. Todos são aplicativos excelentes, mas para este artigo decidi focar nas ferramentas mais adequadas para a criação de um básico lista de afazeres. Você sabe, o tipo de lista que você provavelmente colocará na porta da sua geladeira ou na tampa do seu laptop.

É hora de focar!

Se você tiver a escolha entre se inscrever em um novo aplicativo e se contentar com um que você já usa muito, sugiro que escolha o último. Isso não apenas economizará seu tempo, mas também evitará um caso de foco fragmentado, que muitas vezes causa a troca frequente de aplicativos.

Sempre que estou prestes a sucumbir à "loucura de aplicativos de lista de tarefas chiques / brilhantes", uma rápida olhada em meu colega Fluxo de trabalho impressionante de Dave Parrack Quem somos: uma visão interna de nossos escritores e suas estações de trabalhoTodos nós temos uma grande variedade de configurações de computador e cada um de nós tem um fluxo de trabalho único que nos mantém produtivos. Junte-se a nós enquanto revelamos nossos espaços mais sagrados para você ver! consulte Mais informação me puxa de volta da beira. Isso me lembra que autodisciplina é o melhor auxiliar de produtividade que existe Por que a autodisciplina é o melhor hack de produtividade de que você precisaQual é o segredo para realizar um trabalho profundo? É motivação ou disciplina? Se você não consegue se concentrar e terminar seu trabalho, aqui estão algumas dicas de hábitos que o ajudarão a realizar mais. consulte Mais informação .

Como é sua lista de tarefas diárias? É uma besta complexa cheia de notas e subnotas ou uma lista básica de suas tarefas mais importantes para o dia? Onde você escreve isso?