4 dicas para concluir uma transferência de trabalho profissional

Então, você recebeu uma oferta de um novo emprego e está animado para começar. No entanto, antes de fazer isso, você precisa terminar seu trabalho atual, e depois de entregar seu carta de demissão, que inclui a conclusão de uma transferência para a pessoa que acabará substituindo tu.

Fazer uma transferência eficaz requer muita organização e compreensão do que seus colegas precisam saber. Vejamos como você pode tornar esse processo mais fácil para todos os envolvidos, para que possa se concentrar em iniciar seu novo empreendimento.

Crie uma lista de verificação de transferência

Entre as entrevistas de saída e a despedida, é fácil perder o controle de tudo o que você precisa fazer antes de deixar o emprego. Por esse motivo, ter uma lista de verificação de transferência sólida é uma boa prática e mantém você responsável.

A lista de verificação deve incluir tudo o que uma nova pessoa em sua função e seu gerente precisam saber, portanto, você deve começar a reunir essas informações o mais rápido possível:

• Suas responsabilidades do dia a dia
• Informações sobre software e processos específicos
• Documentos importantes
• Quaisquer listas de clientes que precisam ser entregues
• Contatos-chave dentro e fora da empresa
• Informações importantes sobre a equipe (se você for um gerente)
• Quaisquer projetos que precisem ser finalizados ou delegados
• Quem precisa receber a transferência e todas as informações de que você precisa

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Você pode criar uma lista de verificação usando modelos no Word ou Excel, ou pode optar por aplicativos como Todoist e Padlet para criar uma lista de tarefas separada. O importante é que você tenha todas as informações anotadas em algum lugar que possa consultar com segurança quando necessário.

Ter um cronograma claro

O período normal de notificação de demissão é de cerca de 4 semanas, e você deve ter isso em mente ao planejar sua transferência. Dependendo da natureza do seu trabalho atual, você deve esperar uma redução gradual da carga de trabalho à medida que se aproxima do último dia.

Padlet tem um excelente modelo de linha do tempo que você pode usar, se precisar de algo visual, e permite traçar o período de notificação. As prioridades iniciais devem ser notificar as pessoas relevantes sobre a sua partida (como clientes, colegas e externos contatos), identificando projetos que você pode delegar e comunicando-se com seu gerente sobre quaisquer procedimentos que precisem ser seguido.

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O objetivo é abordar as tarefas mais urgentes e mais demoradas primeiro, para que você não apresse as coisas na última semana. Em contraste, o final de sua linha do tempo deve comprometer principalmente as tarefas administrativas e algumas pequenas pontas soltas que precisam ser amarradas.

Escreva um Relatório de Transferência Profissional

Embora provavelmente você tenha uma reunião de transferência com seu gerente, é uma boa prática escrever um relatório de transferência para garantir uma transição tranquila. O documento deve ser compreensível, específico, conciso e lido como um manual de instruções que flui.

O Microsoft Word é um ótimo lugar para começar, porque pode ser acessado em todas as plataformas e se integra perfeitamente a outros aplicativos. O Word oferece uma infinidade de modelos que você pode acessar a partir do Casa página, clicando em Mais modelos acima da barra de pesquisa, ou você pode começar de um Documento em branco. Alternativamente, você pode ir para Exibir> Esboço para organizar seu relatório em seções.

Qualquer que seja a abordagem usada, ela deve ser dividida em diferentes seções com títulos claros, cuja estrutura pode ser parecida com esta:

1. Qual é a sua função e a quem você deve prestar contas.
2. Metas da empresa, expectativas da função e procedimentos associados a elas.
3. Lista de contatos úteis.
4. Como usar o software relevante e os detalhes de login.
5. Uma análise de suas responsabilidades semanais, mensais e trimestrais.
6. Uma análise de seus projetos em andamento ou trabalho do cliente, incluindo prazos.

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Se você for um gerente, também precisará ter uma seção dedicada ao desenvolvimento contínuo de sua equipe e ao trabalho no qual ela está envolvida. Você também pode indicar ao leitor onde guarda os registros de sua equipe.

Você também pode inserir hiperlinks dentro do corpo do seu texto para vincular a documentos importantes e relevantes como uma cópia da descrição do seu trabalho, planilhas detalhando projetos em andamento e uma empresa útil processos. Isso economiza tempo ao escrever sua transferência e garante que o leitor saiba onde encontrar as coisas. Para fazer isso:

1. Vou ao Inserir aba.
2. Clique Links.
3. Selecione Links na lista suspensa.
4. Escolha o arquivo que você deseja vincular.

Ou você pode segurar Ctrl + K para adicionar hiperlinks, e isso abrirá suas pastas.

Amarrando pontas soltas

Não importa o quanto você planeje, sempre haverá algumas pontas soltas que precisam ser concluídas antes de você seguir em frente. Algumas dessas coisas podem precisar de delegação, portanto, você deve estar preparado para comunicá-las ao seu gerente e colegas.

Software de gerenciamento de projetos como Asana pode tornar esta parte rápida e fácil, mas pode ser tão eficaz com o uso de e-mail ou ferramentas de comunicação como Folga e Microsoft Teams. Assim como o documento de transferência, repassar peças de trabalho deve ser fácil de entender para o receptor.

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Certifique-se de enviar uma comunicação às partes relevantes sobre quem contatar na sua ausência, e no caso de haver qualquer atraso com o encerramento de suas contas, habilite respostas automáticas em seu e-mail comercial com esta informação incluído.

Todas as suas bases cobertas

Agora que você tem seu documento de transferência e uma visão geral clara de como será o período de notificação, você está pronto para começar a desacelerar em preparação para o seu último dia. Ter um processo de transferência organizado e eficiente lhe proporcionará tranquilidade ao entrar em seu novo trabalho, e seus colegas irão agradecer.

É perfeitamente normal sentir-se oprimido por toda a operação, portanto, leve o seu tempo com isso. A transferência é sua responsabilidade, assim como é responsabilidade da empresa coletar as informações de que precisam. Portanto, se você acha que esqueceu algo, peça ajuda a outras pessoas.

Com todas as suas bases cobertas, você pode olhar para o próximo capítulo de sua carreira e se sentir bem com o que deixou para trás.

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