O que é um Wiki interno e como você pode configurá-lo?

É difícil manter o conhecimento da sua empresa sincronizado entre todos os funcionários quando você não tem uma boa maneira de armazenar e compartilhar informações. Isso leva a um declínio na produtividade, pois os funcionários passam mais tempo procurando respostas em vez de trabalhar.

Um wiki interno pode ajudá-lo a resolver este problema. Neste artigo, iremos guiá-lo através do processo de configuração do seu wiki, mas primeiro:

O que é um Wiki interno e quais são seus benefícios?

Um wiki interno é um repositório de conhecimento que capacita os funcionários a criar, editar e compartilhar o conteúdo relevante da empresa e as melhores práticas. É como um banco de dados centralizado que permite a cada funcionário comunicar informações para melhorar o conhecimento coletivo de sua equipe e eliminar questões redundantes.

É um ativo valioso que pode atuar como a enciclopédia de sua empresa para preservar o conhecimento institucional à medida que sua equipe cresce.

Embora um wiki interno seja semelhante a uma base de conhecimento na medida em que promove o compartilhamento de informações, a principal disparidade é que é uma ferramenta mais colaborativa que permite que todos

compartilhe sua experiência (principalmente para uso interno). Por outro lado, uma equipe dedicada geralmente gerencia uma base de conhecimento e inclui informações para uso interno e externo (produtos e serviços).

Aqui estão alguns motivos pelos quais você deve criar um wiki interno:

• Fornecer acesso rápido às informações em sua organização melhorará a colaboração entre diferentes departamentos ou em um local de trabalho remoto / híbrido.
• Ter um local que contenha todas as informações relevantes aumentará a velocidade de aprendizado e a produtividade dos funcionários.
• Um wiki interno pode melhorar seu processo de integração. Ele contém todas as informações relevantes de que os novos funcionários precisam para se adaptar ao novo ambiente e fazer a bola rolar.
• Os wikis internos também fornecem um nível adicional de segurança e confiabilidade. Você pode configurá-los para serem acessíveis apenas aos membros da sua organização e isso elimina o risco de perda de dados em discos rígidos locais.
• As ferramentas wiki internas são fáceis de usar e permitem que qualquer pessoa crie e edite conteúdo de forma clara e organizada usando marcadores, hiperlinks, cores diferentes e outros recursos valiosos.
• Ter um wiki interno pode ajudá-lo a construir um ambiente de trabalho mais inclusivo, pois incentiva todos a criar o sistema nervoso central de sua empresa.
• Um wiki interno permite que suas equipes comunicar de forma assíncrona, reduzindo o estresse de encontrar horas sobrepostas e os riscos de mudança de contexto.
• Ele permite que você evite a perda de conhecimento quando os funcionários saem.

Que tipo de conteúdo você pode armazenar em seu Wiki interno?

Embora um wiki interno possa acomodar todas as informações sobre sua organização, é melhor se concentrar no conteúdo mais relevante que suas equipes precisam em suas operações diárias, incluindo:

• Notícias e atualizações da empresa
• Tutoriais de instruções para software interno
• Documentos de treinamento e integração
• Notas técnicas
• Fluxos de trabalho comuns
• Notas da reunião
• Políticas da empresa, etc.

Escolhendo Seu Software Wiki Interno

Embora cada empresa tenha necessidades e requisitos distintos, existem alguns recursos principais a serem observados ao escolher uma ferramenta wiki interna. Aqui estão alguns recursos vitais a serem considerados:

• Escolha um software wiki que integre populares ferramentas de comunicação interna como Slack, Microsoft Teams, Asana, e-mails, etc., para evitar alternar continuamente entre eles para acessar informações vitais.
• Um dos principais objetivos do wiki interno de sua empresa é reduzir o tempo que suas equipes gastam procurando informações. Considerando que o wiki de sua empresa pode conter muitas informações, é vital que você escolha uma ferramenta com funções de pesquisa eficazes para navegar pelos arquivos rapidamente.
• O software wiki interno deve fornecer acesso e gerenciamento de direitos para proteger o conteúdo de estranhos.
• Sua ferramenta wiki deve permitir que vários usuários acessem e contribuam em tempo real.
• Escolha uma ferramenta que permite criar áreas de trabalho separadas para departamentos diferentes. Isso ocorre porque suas equipes serão mais produtivas quando puderem acessar diretamente o conteúdo relevante para suas funções.
• O software wiki que você escolher deve permitir que você rastreie alterações e atualizações. Você, ou a equipe responsável pela manutenção do wiki, deve saber quem faz as alterações e quando as alterações são feitas.

Portanto, algumas ferramentas fornecem os recursos acima e são fáceis de usar, uma das quais é Tettra.

Melhores práticas para construir seu wiki interno usando Tettra

É essencial que você tenha um plano passo a passo para construir seu wiki interno antes de integrar equipes. Aqui estão algumas etapas que você pode seguir:

1. Estruture suas informações

Depois de escolher seu software wiki, você pode dividir seu conteúdo em categorias principais para uma melhor organização. Por exemplo:

• UMA Empresa seção onde você adicionará informações de toda a empresa, como atualizações e notícias da empresa.
• Criar um RH seção para políticas da empresa, recompensas e benefícios de funcionários, políticas de férias.
• Você também pode configurar um Departamentos categoria onde departamentos distintos em sua organização podem acessar rapidamente informações relevantes.
• Outra categoria útil pode ser Treinamento, para seus tutoriais de instruções e outros materiais de treinamento.

Você pode criar mais categorias dependendo das necessidades de sua empresa. O objetivo aqui é organizar melhor o seu conteúdo para que todos saibam onde podem encontrar informações específicas.

2. Importar ou criar conteúdo

Depois de criar uma estrutura clara e organizada para o wiki de sua empresa, agora você pode importar o conteúdo existente, se tiver, ou criar um novo conteúdo em suas categorias de wiki.

Um ótimo lugar para começar seria a criação de um Começando categoria para incluir o seu Guia Wiki Interno. Você pode usar este guia para explicar como este projeto será útil em sua organização e as melhores práticas sobre como aproveitá-lo.

3. Configurar Integrações

Configure integrações para garantir que você possa usar suas ferramentas internas existentes para adicionar / atualizar conteúdo em seu wiki interno. Dessa forma, você contribuirá facilmente com conteúdo que, de outra forma, levaria muito tempo ou apenas criará uma experiência geral melhor para os usuários.

Isso inclui ter seu aplicativo de bate-papo conectado, para que os usuários possam ter ideias, postá-las no Tettra para que outros vejam e até mesmo abrir um item de tarefa ali mesmo, se necessário. Isso ajudará a aumentar a adoção do wiki interno, tornando-o parte integrante dos fluxos de trabalho diários de todos.

4. Configurar direitos e permissões de acesso

A configuração de direitos e permissões de acesso permite que você determine quem tem acesso a qual conteúdo. Isso é importante porque você pode adicionar conteúdo que seja relevante apenas para uma equipe específica em sua organização. Ou você pode querer restringir o acesso a documentos específicos. Você pode fazer isso no Tettra sob o Configurações da equipe.

5. Lance seu Wiki

Agora é hora de acender as luzes e fazer com que todos usem seu wiki interno. Para fazer isso, você pode enviar e-mails aos membros da equipe diretamente por meio das configurações do Tettra. Depois de fazer isso, certifique-se de incentivá-los a ler o guia wiki que você adicionou na categoria Primeiros passos.

Aumente a colaboração da sua equipe configurando o Wiki da sua empresa

Configurar um wiki interno é uma ótima maneira de armazenar e compartilhar informações. Muitas empresas não têm isso, mas pode ser útil de várias maneiras.

Ele permite uma melhor colaboração entre equipes e departamentos e mais oportunidades para os funcionários aprenderem uns com os outros. Use essas dicas como base para criar o wiki de sua empresa.

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