3 dicas de redação acessíveis para o escritório

No escritório, as pessoas precisam ser capazes de entender o que está sendo comunicado a elas, para que o trabalho seja realizado de maneira adequada. Na maioria das vezes, isso é bem feito, no entanto, com o aumento da diversidade nos locais de trabalho, não há tempo como o presente para subir de nível.

Se você deseja saber como melhorar a acessibilidade de seus e-mails, documentação e outros meios de comunicação escritos, aqui vamos dar uma olhada em algumas dicas de como fazer isso.

Razões para ter materiais acessíveis

Se você está lendo isto, seu motivo para melhorar a acessibilidade no material escrito pode ser para se tornar mais inclusivo e é um dos principais motivos pelos quais a maioria das empresas o adota. Um espaço de trabalho inclusivo atrai recrutamento diversificado e oferece suporte à equipe que precisa dele.

É bem sabido que, quando o ambiente é adequado, as pessoas com necessidades específicas de aprendizagem são capazes de pensar de forma criativa e muitas vezes se destacam. Começar com a forma como você se comunica é a base para isso.

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No entanto, a acessibilidade também é um movimento de negócios incrivelmente inteligente. Só porque você sabe o que quer dizer, não significa que seja traduzido dessa forma. Se todos entenderem o que precisam fazer e as coisas fizerem sentido, isso significa:

• Menos erros
• Maior confiança da equipe
• Você alcança um público mais amplo
• Um local de trabalho mais envolvente
• Você economiza tempo ao explicar as coisas

Mais importante ainda, é incrivelmente fácil de fazer e pode realmente melhorar a produção de seu trabalho ao longo do caminho.

1. Usando linguagem simples

Esteja você enviando um e-mail para um grande público, escrevendo um boletim informativo ou criando uma nova documentação para um novo procedimento no trabalho, a intenção é que outras pessoas o adotem. Nestes casos, é necessário usar uma linguagem simples.

Em primeiro lugar, você deve evitar o uso de siglas e jargões em seu texto. Algumas pessoas podem não saber o que significam e podem ser uma barreira para novos iniciantes. Eles também podem fazer os funcionários se sentirem excluídos e diminuir o impacto geral do seu trabalho. Em vez disso, escreva as siglas por extenso e opte por palavras que todos possam entender.

Ao escrever para um público, uma boa dica é escrever para alguém que não tem ideia de qual é o seu trabalho. Muitas comunicações escritas contornam detalhes importantes e perdem as etapas necessárias. Isso acontece quando o autor está escrevendo a partir de um local de conhecimento e ele preenche mentalmente as lacunas, ao invés de escrevê-las.

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Ao ser minucioso e considerar cada etapa com atenção, você pode escrever uma explicação mais aprofundada e é menos provável que os funcionários peçam esclarecimentos. Por exemplo, dizer a alguém o que fazer pode ser bastante incerto, ao passo que dizer a alguém o que não fazer mantém a instrução específica.

Você pode usar exemplos se estiver lutando para simplificar algo, para dar ao seu trabalho alguma aplicação do mundo real também.

2. Usando fonte acessível

Há uma razão pela qual a maioria dos sites, aplicativos e sites de mídia social usam o mesmo tipo de fonte, é porque eles sabem que ela atinge um público mais amplo. Seus aplicativos de e-mail e mensagens digitais já possuem uma fonte padrão fácil de ler, que geralmente é Arial ou Calibri, e são fontes acessíveis ideais para uso em toda a documentação escrita.

Textos em minúsculas também são mais agradáveis ​​à vista, portanto, evite usar letras maiúsculas, como ao escrever títulos ou tentar enfatizar algo. Em vez disso, você pode negrito as palavras para chamar a atenção da pessoa ou quebrar o texto.

Além disso, o tamanho da fonte pode ser importante para funcionários que têm dificuldade em ver textos menores. O texto com 12 px ou mais é ideal e costuma ser o padrão para materiais públicos. Se for menor do que isso, você corre o risco de as pessoas não conseguirem lê-lo corretamente. Claro, eles podem usar o Ampliação funcionar em seus computadores se for um arquivo digital, mas se tiver sido impresso, isso pode apresentar problemas.

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Por último, a fonte e os fundos devem ser preto e branco e, se você deve usar cores, o azul é o melhor, porque é o que a maioria das pessoas com daltonismo consegue distinguir. Além disso, é uma cor simples que não é contrastante.

3. Quebrando blocos de texto

Você já recebeu um e-mail ou documento que contém blocos contínuos de texto? Se o fez, saberá que pode ser desanimador e também pode ser difícil para muitas pessoas lerem. Felizmente, existem algumas maneiras rápidas e fáceis de tornar mais acessíveis pedaços de texto detalhados.

Os marcadores e as listas numeradas são ótimas ferramentas para listar ideias, benefícios, etapas e outras informações. Certifique-se de que os marcadores sejam concisos e específicos e você poderá condensar vários parágrafos em uma seção fácil de ler. Mantém a atenção do leitor e economiza seu tempo.

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Outra maneira de quebrar o texto é usar imagens. No entanto, você precisa ter cuidado com as imagens que usa. Qualquer imagem que você usar deve complementar o texto; se sua imagem contém informações importantes que não estão incluídas em sua redação, você pode excluir ou confundir as pessoas. As imagens também devem usar cores simples e evitar cores contrastantes que possam ser difíceis de serem vistas por outras pessoas.

Talvez você não precise fazer isso se for apenas um e-mail que está enviando, mas, nesse caso, pode valer a pena considerar se aquele e-mail pode ser dividido em e-mails separados se contiver muitas ideias diferentes e tópicos. Manter um tópico por e-mail é ideal se houver muito o que resolver.

Ser acessível ajuda a todos

Todo mundo tem maneiras diferentes de trabalhar, e algumas pessoas podem precisar de coisas adicionais que não foram consideradas aqui. O importante é obter feedback e descobrir o que funciona para as pessoas; quanto mais você puder melhorar a acessibilidade de sua comunicação escrita, mais benefícios você verá.

Não pense demais; basta começar e experimentar. Com essas dicas, você estará no caminho certo para um local de trabalho acessível e outras pessoas apreciarão sua abordagem de atenção plena.

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