Desfaça-se de sua lista de tarefas: Como viver em sua agenda para gerenciamento de tarefas

Todo mundo já ouviu falar de uma lista de tarefas pendentes e a maioria das pessoas a usa para controlar os trabalhos pendentes que precisam ser concluídos. No entanto, como com qualquer coisa, as listas de tarefas podem ficar fora de controle rapidamente e podem acabar prejudicando sua produtividade.

Viver em seu calendário significa descartar sua lista e programar suas tarefas pendentes em seu calendário, em vez disso. Se suas tarefas causarem mais problemas do que você gostaria, esta pode ser a solução.

Lista de tarefas vs. Viver na sua agenda

Não há nada de errado com as listas de tarefas em si, mas elas exigem muita disciplina para serem eficazes. As tarefas são incrivelmente abertas e a responsabilidade recai sobre você para que funcionem corretamente. Estas são apenas algumas das coisas que podem prejudicar sua utilidade:

• Se forem muito longos, podem se tornar opressores.
• Eles não fornecem contexto para priorização.
• Eles podem consistir em muitas tarefas desnecessárias.
• É mais provável que você faça tarefas menores e mais agradáveis ​​e negligencie as outras.
instagram viewer
• Você precisa de aplicativos extras para tornar móvel sua lista de tarefas.

Por outro lado, viver em sua agenda resolve a maioria desses problemas por causa de como funciona. Quando você tem um trabalho que precisa ser concluído, olha para o seu calendário e agenda esse trabalho como um compromisso entre suas outras responsabilidades. Isso automaticamente faz com que você priorize a tarefa dentro do contexto de seus outros trabalhos.

Relacionado: Maneiras de tornar o Google Agenda sua agenda do Windows Desktop

Além disso, é mais provável que você execute as tarefas mais difíceis e complexas porque já estão programadas, o que evita a procrastinação. Tudo isso é possível sem listas longas e desanimadoras porque seu calendário é um centro de trabalho de informações que reúne tudo.

A maioria dos locais de trabalho já usa um aplicativo de calendário digital, como Outlook ou Google Calendar. Isso significa que você pode levá-lo em qualquer lugar usando o link da web ou o aplicativo em qualquer dispositivo digital de que precisar.

Existem apenas algumas regras simples para viver em seu calendário que irão otimizar seu gerenciamento e são muito menos complicadas do que as regras da lista de tarefas.

O bloqueio do tempo é seu amigo

Isso é algo do qual você simplesmente não pode fugir, independentemente do meio que você usa para o rastreamento de tarefas. O bloqueio de tempo significa reservar algum tempo no início da semana ou do dia para escrever as tarefas que você precisa fazer.

É uma iniciativa que economiza tempo e aumenta significativamente a produção de seu trabalho. Ao fazer isso, você já sabe o que precisa resolver com antecedência e pode passar o resto da semana de trabalho cuidando de suas responsabilidades.

Relacionado: Dicas de bloqueio de tempo para melhorar seu foco

Antes de começar o trabalho, reserve de 15 a 20 minutos para preencher o calendário. Com prazos em mente, encontre o tempo entre as reuniões, projetos e o trabalho do cliente para marcar um encontro para sua missão.

Se uma de suas tarefas envolver marcar uma reunião com um colega, crie a reunião em seu calendário e convide-o. Certifique-se de incluir um link de reunião do aplicativo de conferência digital que você usa, se quiser se encontrar virtualmente.

Use temas para gerenciar suas tarefas

A codificação por cores dos compromissos do calendário em categorias ajuda muito na diferenciação entre tarefas, reuniões, trabalho de projeto e outras funções. Com uma rápida olhada, você saberá o que compõe sua semana e se planejará de acordo.

Para fazer isso no Outlook, clique em qualquer compromisso e, na faixa de opções, clique em Categorizar> Todas as categorias. Selecione Novo, digite o nome do seu tema, escolha uma cor e clique em OK.

Repita para quantos temas desejar. Você pode então atribuir uma categoria a cada compromisso que criar. No Google Agenda, clique com o botão direito em qualquer compromisso e selecione uma das cores que aparecem.

Relacionado: Ferramentas para sincronizar o Microsoft Outlook com o Google Agenda

Certifique-se de nomear as categorias de acordo com o tipo de trabalho e escolha as cores às quais você responde bem. Alguns exemplos de categorias podem ser:

• Projeto de trabalho
• Admin e Tarefas
• Clientes
• Encontros
• Treinamento

Compartilhe seu calendário com colegas

Embora você possa usar um aplicativo de lista de tarefas como o Todolist para compartilhar seu progresso com outros funcionários, se eles não usarem o mesmo software, não serão capazes de ver isso facilmente. É aqui que morar no calendário padrão do escritório tem uma vantagem adicional.

Ao compartilhar sua agenda, seus colegas poderão ver seu progresso apenas visualizando-a. Isso evita que sua caixa de entrada fique entupida com e-mails perguntando sobre seu progresso, e você nem precisa marcá-los nela. No entanto, certifique-se de informá-los de que é assim que você trabalha.

Relacionado: Outlook vs. Gmail: qual serviço de e-mail é melhor?

Para compartilhar sua agenda do Outlook:

1. Na faixa de opções, clique em Compartilhar calendário e selecione o que deseja divulgar.
2. Clique Adicionar para inserir os endereços de e-mail de sua equipe e, em seguida, OK.
3. Debaixo Permissões, selecione qualquer um Pode ver títulos e locais ou Pode ver todos os detalhes.
4. Clique Aplicar e OK.

Para saber como fazer uma agenda compartilhada no Google, você pode assistir a este vídeo oficial no Google Workspace:

Seja realista sobre sua programação

Embora viver em seu calendário contorne muitos dos problemas de priorização de lista de tarefas e gerenciamento de tempo, você ainda precisa ser realista e inteligente sobre como programar suas atribuições. Felizmente, existem algumas dicas testadas e comprovadas para gerenciar isso de forma eficaz:

• Se você não tem tempo para concluir uma tarefa grande, programe-a como várias tarefas menores.
• Dê a si mesmo mais tempo do que você acha que precisa.
• Evite fazer tarefas logo antes de uma reunião; dê a si mesmo um intervalo de 30 minutos entre eles.
• Se uma tarefa for urgente, decida se deseja reorganizar outras coisas em seu calendário.

A probabilidade é que você termine suas tarefas e tenha tempo livre, o que significa que você fica em dia com os e-mails e outras pequenas coisas que surgem ao longo do dia.

Relacionado: Melhore o gerenciamento de tempo com o recurso de atraso na entrega do Outlook

Viva na sua agenda para melhorar a produtividade

Seu calendário é uma ferramenta conveniente que já possui todos os recursos de que você precisa para controlar seu trabalho. Viver em sua agenda fornece uma abordagem integrada para gerenciar sua carga de trabalho e mantém tudo em um só lugar.

Usando as regras mencionadas acima, você estará no caminho certo para economizar tempo, melhorar sua produtividade e será mais eficaz enquanto faz isso. Experimente e você pode se perguntar por que usou uma lista de tarefas em primeiro lugar.

Como tornar o Outlook menos perturbador com essas dicas rápidas

Se você já pensou que o Outlook estava distraindo, aqui estão alguns ajustes simples que podem ser úteis.

Leia a seguir

Sobre o autor