8 Hacks do Gmail que o ajudarão a fazer mais

O Gmail é o serviço de e-mail preferido de milhões - e por um bom motivo. É seguro, fácil de usar e oferece muitas ferramentas integradas para gerenciar sua caixa de entrada. Infelizmente, sua caixa de entrada ainda pode ser uma fonte de pavor, especialmente quando está desorganizada e cheia até a borda.

Você está gastando muito tempo tentando controlar sua caixa de entrada? Nesse caso, é hora de fazer algo a respeito. Esses 8 hacks do Gmail que aumentam a produtividade podem ajudar.

1. Use atalhos de teclado

Os atalhos de teclado são os melhores amigos do usuário do computador, especialmente quando se trata de esvaziar sua caixa de entrada. O Gmail oferece uma ampla variedade de atalhos de teclado para tudo, desde navegação rápida até formatação de e-mail. Aqui estão alguns dos nossos atalhos favoritos que você pode usar agora:

• Shift + I marcar como lido
• ⌘ ou Ctrl + Enter Enviar um email
• ⌘ ou Ctrl + K inserir um link
• C compor
• / para pesquisar seus e-mails
• D para escrever em uma nova guia
• Shift + Ctrl + B para adicionar destinatários BCC

2. Criar modelos

Você está enviando o mesmo e-mail repetidamente todos os dias? Você pode acelerar esse processo criando modelos de e-mail personalizados. Para que isso aconteça, siga estas etapas:

1. Selecione Compor.
2. Digite o texto que deseja usar para o seu modelo no campo de e-mail.
3. Selecione o menu de três pontos e depois Modelos.
4. Selecione Salvar rascunho como modelo e então Salvar como novo modelo.

Quando estiver pronto para usar seu modelo, basta selecionar Modelos e então Inserir modelo.

3. Silenciar conversas

Se você faz parte de uma longa sequência de e-mail que não pertence mais a você, pode simplesmente ignorá-la. O silenciamento mantém as respostas futuras ao tópico fora da sua caixa de entrada. E você ainda pode encontrar seu e-mail silenciado em Todos os e-mails.

Para silenciar uma conversa, dentro do e-mail que você deseja silenciar, selecione o menu de três pontos e selecione Mudo. É isso.

4. Use sua resposta automática de férias

Se você estiver indo para fora da cidade ou simplesmente precisar de algum tempo longe de sua mesa, use sua resposta automática de férias. Quando a resposta automática de férias estiver ativada, qualquer pessoa que enviar um e-mail receberá uma resposta automática definida por você sobre o seu status de ausência do escritório. Isso pode ajudar a impedir que os remetentes enviem e-mails adicionais que obstruem sua caixa de entrada.

Para usar sua resposta automática de férias:

1. Abra o Gmail e selecione Definições > Vertodas as configurações.
2. Role até ver o Resposta automática de férias.
3. Selecione o botão de opção próximo a Resposta automática de férias ativada.
4. Insira suas datas, uma linha de assunto e, em seguida, sua mensagem. Finalmente, selecione Salvar alterações.

5. Personalize o layout da sua caixa de entrada

A melhor maneira de controlar sua caixa de entrada é personalizando seu layout. Por exemplo, você pode escolher ter seus e-mails importantes listados primeiro ou até mesmo os e-mails não lidos primeiro. Isso lhe dá flexibilidade em como deseja que seus e-mails apareçam. Para alterar seu layout:

1. Vamos para Definições.
2. Role até ver Tipo de caixa de entrada.
3. Selecione o tipo que deseja usar.

o tipos de layouts de caixa de entrada são como segue:

• Importante primeiro: Separa sua caixa de entrada em duas partes: importante e tudo mais.
• Não lidas primeiro: Mostra suas mensagens não lidas na parte superior da sua caixa de entrada.
• Com estrela primeiro: As mensagens com estrela aparecem primeiro na sua caixa de entrada.
• Várias caixas de entrada: Seções adicionais estarão disponíveis em sua caixa de entrada, para que você possa usar operadores de pesquisa ou criar rótulos personalizados.
• Caixa prioritária: Divide sua caixa de entrada em várias seções, para que você possa escolher quais seções mostrar, incluindo Com estrela, Importante ou Não lida.

6. Criar Filtros de Email

Quer enviar automaticamente determinados e-mails para a lixeira? Quer salvar e-mails importantes marcando-os com uma estrela? Você pode fazer tudo isso e muito mais criando filtros de e-mail. Para fazer isso, siga estas etapas:

1. Selecione os Definições ícone dentro da barra de pesquisa do Gmail.
2. Preencha as informações listadas na janela. O Gmail oferece a opção de ser muito específico em seus e-mails aqui ou no básico. Por exemplo, você pode simplesmente marcar mensagens com uma estrela que contenham certas palavras.
3. Quando estiver feliz, selecione Criar filtro.
4. Em seguida, selecione os comportamentos que deseja que o filtro siga. Então, selecione Criar filtro.

7. Use integrações

Provavelmente, existem vários outros aplicativos que você usa diariamente para se comunicar com sua equipe, gerenciar seus projetos e muito mais. Alguns desses aplicativos provavelmente se integram com Gmail de algum modo. As integrações podem aumentar sua produtividade, eliminando etapas extras.

Algumas integrações disponíveis para o Gmail incluem:

• Slack: Você usa Folga para comunicação da equipe? Nesse caso, você também pode usar o Gmail dentro do Slack. Por exemplo, você pode enviar emails diretamente para o Slack para discussão.
• Ampliação: Você também pode integrar Gmail com Zoom para agendar reuniões rapidamente a partir de e-mails ou inicie uma reunião imediatamente. Não há necessidade de abrir uma nova janela.
• Trello: Com o Integração Trello, você pode criar novos cartões Trello sem sair da caixa de entrada. Isso garante que você não perca uma tarefa crítica ao folhear seus e-mails.

Essas são apenas algumas das centenas de integrações disponíveis. Se você deseja automatizar uma tarefa, o Gmail provavelmente pode ajudar. Verificação de saída Google Workspace Marketplace para ainda mais aplicativos.

Se a barra lateral da caixa de entrada do Gmail estiver completamente inundada com pastas novas e antigas, você pode controlá-las ocultando as que não usa mais. Ao ocultar pastas ou rótulos, isso não exclui o conteúdo dentro deles. Em vez disso, ele simplesmente oculta a visualização das pastas.

Esta é uma ótima maneira de “se livrar” do conteúdo que você não usa mais com frequência, sem removê-lo para sempre. Para ocultar pastas não utilizadas:

1. Selecione Definições e então Ver todas as configurações.
2. Selecione Etiquetas no menu superior.
3. Vá até e selecione Esconder para todas as pastas que você deseja ocultar.

Este é apenas um resumo do que o Gmail pode fazer

Essas oito dicas são apenas uma introdução sobre o que você pode fazer para aumentar sua produtividade enquanto gerencia a caixa de entrada do Gmail.

Seja personalizando sua caixa de entrada para atender às suas necessidades ou usando extensões do Chrome, existem muitas dicas e truques por aí.

6 extensões obrigatórias do Chrome para Gmail

Para qualquer pessoa que verifica regularmente o Gmail no Chrome, aqui estão seis extensões de navegador obrigatórias para tornar sua vida mais fácil.

Leia a seguir

Sobre o autor