Os 6 melhores modelos de priorização gratuitos para seus projetos

Você às vezes sente que está nadando em um mar de projetos e não sabe como priorizar seu trabalho? Você pode tornar todos os seus projetos visíveis e seus objetivos de longo prazo claros com a priorização de projetos modelos, enquanto obtém acesso rápido às descrições de atribuições, marcos do projeto e sucesso crítico fatores.

Comece cada projeto com o pé direito usando esses modelos exclusivos para reuniões de lançamento de projeto, bem como atribuindo prioridades às metas em ordem de importância e muito mais.

1. Priorização de ideias: Matriz de prioridade de ação de Someka

A matriz Ação-Prioridade, também conhecida como Matriz Impacto-Esforço, é uma ferramenta simples que ajuda a alinhar as equipes em torno das ideias mais importantes. Excelente para start-ups, pequenas empresas e organizações sem fins lucrativos, o modelo classifica facilmente as ideias com base em considerações importantes, como equipe, recursos, dinâmica, custo e esforço geral e impacto.

O modelo é organizado em uma matriz de esforço e impacto / importância, que classifica cada ideia com base em seu sucesso em um dos quatro cenários (alto esforço-alto impacto, baixo esforço-alto impacto, alto esforço-baixo impacto ou baixo esforço-baixo Impacto). Esta estrutura o ajudará a tomar decisões mais informadas sobre onde investir seu tempo e recursos.

Download:Someka (Gratuito, disponível como arquivo Excel)

2. Priorização de metas: planilha de metas SMART da Vertex42

Configuração INTELIGENTE As metas não apenas ajudam a moldar seus planos de longo prazo, mas permitem que você coloque o seu melhor trabalho em seus projetos mais ambiciosos. Ele oferece uma maneira econômica de ajudá-lo a cumprir os objetivos e metas de sua organização.

UMA INTELIGENTE objetivo deve abranger todos os seguintes:

Específico: Os objetivos devem ser bem definidos e declarados com clareza.

Mensurável: Deve haver uma maneira definitiva de medir se você atingiu os objetivos, em termos de métricas de sucesso quantificáveis.

Alcançável: Você precisa garantir que a meta não seja impossível de ser concluída.

Relevante: As metas devem ser realistas e relevantes para os objetivos do projeto.

Tempo limite: As metas devem ter um limite de tempo e incluir datas-alvo para configuração e conclusão.

Use este modelo para criar um plano para atingir os objetivos do projeto. Esta é uma ótima maneira de registrar metas de curto e longo prazo, prazos, medidas de sucesso, referências ou recursos usados ​​e pontos fortes e habilidades usados ​​para cumprir os objetivos do projeto.

Download: Vertex42 (Gratuito, disponível como arquivo Excel)

3. Priorização de fluxo de trabalho: modelo de matriz de Eisenhower por Someka

Conceitualizado pelo ex-presidente dos EUA Dwight D. Eisenhower, a Matriz Eisenhower é uma ótima maneira de organizar e priorizar seus projetos. A Matriz de Eisenhower, também conhecida como Matriz Urgente / Importante, é uma ferramenta que organiza as tarefas em quatro categorias com base na urgência e na importância. As quatro categorias de tarefas são:

• Tarefas urgentes e importantes são os itens urgentes e importantes e devem ser tratados imediatamente, como prioridades, emergências e prazos.
• Tarefas não urgentes, mas importantes são itens importantes, mas não prioritários, como escrever um diário, fazer compras, etc.
• Tarefas urgentes, mas não importantes são atividades que não são necessariamente importantes, mas são urgentes, como telefonemas, mensagens de texto, e-mails, etc., às quais você responderá quando tiver oportunidade.
• Não é urgente, não é tarefas importantes inclua tarefas que não sejam urgentes ou importantes, pois não o ajudarão a atingir seus objetivos.

Ele fornece a estrutura para o planejamento da sequência de atividades, garantindo assim que você esteja trabalhando nas coisas certas no momento certo. Você pode analisar tarefas prioritárias, evitar tarefas desnecessárias, reduzir distrações e também se preparar para contingências.

Download: Someka (Gratuito, disponível como arquivo Excel)

4. Priorização de Incidentes: Matriz de Prioridades de Incidentes por Smartsheet

Um incidente é um evento perturbador que afeta adversamente a realização dos objetivos de um projeto. Os incidentes podem acontecer a qualquer momento, desde uma falha de energia prolongada causada por um desastre natural a um equipamento ou software com defeito.

Usar uma matriz de prioridade de incidente é uma abordagem estruturada para lidar com incidentes enquanto lida com os vários componentes do incidente. Normalmente, essa é uma ferramenta valiosa para gerenciar solicitações de serviço de TI.

Cada organização tem prioridades diferentes para recuperação de riscos e desastres. Use o modelo para atribuir cores de prioridade a cada solicitação de serviço, com base em se é um incidente essencial, crítico, moderado ou pequeno e, em seguida, rastreie o progresso através do fluxo de trabalho.

Com um sistema fácil de usar para marcar incidentes e campos estruturados para armazenar informações relevantes, você pode se concentrar em resoluções mais rápidas enquanto garante que seus clientes fiquem satisfeitos.

Download: Folha inteligente (Gratuito, disponível como um modelo Excel)

5. Priorização de produto: modelo de RICE (alcance, impacto, confiança, esforço) pela Intercom

o ARROZ O modelo ajuda você e sua equipe a avaliar a prioridade de uma iniciativa. Essa metodologia é excelente para fornecer clareza sobre a direção dos recursos do produto, permitindo que as equipes tomem melhores decisões no início do processo.

Sob a estrutura, Alcançar é definido pela porcentagem de clientes em potencial que poderiam usar seu produto, geralmente medida em termos de “transações por mês” ou outras métricas semelhantes. A próxima etapa seria avaliar o impacto de conjuntos de recursos acionados por seus usuários. Com base nos insights que você coletou, você poderá priorizar um em relação ao outro. Isso leva você a investir em recursos do produto que aumentam as taxas de conversão ou aprimoram as experiências do cliente.

o Confiança estimador permite definir um sistema de pontuação de confiança para avaliar as estimativas de sua equipe e determinar algum tipo de classificação de consenso. Essa ferramenta informa à equipe o que é provável e razoável, em vez de dar mais peso a opiniões ou ideias irrelevantes ou mal definidas.

Quando se trata de Esforço, seu projeto provavelmente levará meses para ser concluído, por isso é fundamental fazer estimativas de tempo e trabalho para cada fase do projeto, incluindo design, desenvolvimento e teste. Ajuda a concentrar sua energia para evitar perder tempo em atividades de baixo valor que levam a resultados que não são ideais ou simplesmente “bons o suficiente”.

Download:Interfone (Gratuito, disponível como arquivo Excel)

6. Priorização de tarefas diárias: modelo de lista de tarefas por Smartsheet

Quando você está trabalhando em vários projetos, pode ser difícil manter suas tarefas organizadas diariamente. Ao listar tarefas importantes que o mantêm no caminho certo, você pode concluir projetos com eficácia enquanto organiza todos os mandatos impostos a você por seus superiores, clientes, colegas e outras partes interessadas.

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Este modelo de lista de tarefas ajuda a criar uma lista de prioridades de tarefas envolvidas em seu projeto e a controlar as datas de vencimento, marcos e resultados à medida que você avança. Você sempre pode voltar e adicionar mais conforme o projeto se desenvolve - ou remover ou alterar as tarefas se elas precisarem ser modificadas. Você também pode criar subtarefas posteriormente, portanto, estará bem preparado se algumas de suas tarefas forem muito complexas.

Download:Folha inteligente (Gratuito, disponível como arquivo Excel)

Melhorar a priorização e o gerenciamento do projeto

Os modelos de priorização de projetos fornecem um meio claro e sistemático de identificar e selecionar projetos para maior eficiência e eficácia. Eles irão acelerar o processo de pesquisa e desenvolvimento de cada projeto, fornecendo uma estrutura de esqueleto para uso com efeito imediato.

Além disso, você também pode evitar o risco de parcialidade, incentivar a colaboração e garantir a seleção dos projetos de maior prioridade para recursos limitados. Manter esses modelos consistentes com todos os projetos melhora a produtividade, as taxas de sucesso do projeto e a qualidade geral do trabalho.

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