Como categorizar o seu calendário do Outlook por cores

É bem sabido que o uso de cores para rotular diferentes informações melhora a retenção da memória e, por sua vez, a produtividade. Você pode ter usado cores para destacar notas na escola ou em reuniões, ou usado cores para traçar gráficos. De qualquer forma, há uma razão pela qual as pessoas o utilizam.

Quando você está planejando sua agenda ou agendando reuniões, o calendário do Outlook vem equipado com muitas ferramentas para mantê-lo organizado. Uma dessas ferramentas é o recurso Categorias, que permite categorizar os compromissos por cor. Aqui, examinamos como usar as categorias no Outlook de maneira eficaz.

Como configurar categorias no calendário do Outlook

Existem duas maneiras distintas de configurar categorias no calendário do Outlook. Isso depende se você está usando a versão da web ou o aplicativo, mas ambos criam o mesmo resultado.

Para a versão do aplicativo, a maneira mais fácil é a seguinte:

1. Clique uma vez em um compromisso no calendário do Outlook.
2. Na faixa de opções, o Compromisso a guia deve abrir.
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3. Clique Categorizar.
4. No menu suspenso, selecione todas as categorias para abrir o Categorias de cores janela.
5. Selecione Novo para criar uma nova categoria.
6. Nomeie sua categoria e selecione uma cor de sua escolha.
7. Repita para quantas categorias quiser e clique em OK em ambas as janelas para aplicá-lo.

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Então, você pode categorizar todos os seus compromissos clicando em eventos de calendário já existentes e selecionando a categoria do mesmo Categorizar suspenso. Quando você cria um novo compromisso, o Categorizar opção aparecerá no Novo compromisso painel.

Para a versão web do Calendário do Outlook:

1. Na barra de ferramentas azul na parte superior da tela, clique no botão Cog ícone para Definições.
2. Na barra de pesquisa, digite “Categorias”E selecione Categorias a partir dos resultados.
3. No Categorias janela de configurações, clique Criar categoria.
4. Nomeie sua categoria e selecione uma cor entre as opções na tela.
5. Repita conforme necessário e clique em Salve .
6. Clique X para sair das configurações.

Você pode então clicar e Editar quaisquer compromissos existentes ou novos, e onde diz Calendário com um círculo colorido próximo a ele, você pode escolher a categoria no menu suspenso. Você pode excluir ou editar suas categorias seguindo as mesmas etapas para cada versão e simplesmente clicando no Editar ou Excluir opções conforme necessário.

Escolhendo as cores certas

Como mencionado anteriormente, categorizar seu calendário usando cores tem seus benefícios. Tudo o que você precisa fazer é olhar sua agenda para a semana seguinte e você terá uma visão geral rápida do que esperar. Você saberá automaticamente o que está acontecendo, sem ter que ler todo o texto e distinguir você mesmo.

A pesquisa mostrou que a cor afeta nosso comportamento, emoções e aprendizado, e algumas cores são melhores do que outras no que diz respeito à produtividade. Estes são:

• Vermelhos, laranjas e amarelos para detalhes e recuperação de memória.
• Verdes para concentração e foco.
• Roxo para criatividade.
• Blues para efeitos calmantes.

No entanto, você deve evitar usar cores com as quais tenha associações negativas.

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Como categorizar seu calendário do Outlook de maneira eficaz

Ao preencher o calendário do Outlook, as categorias devem agregar valor, e não apenas um exercício de seleção. Ser inteligente sobre como categorizar seus compromissos terá efeitos ótimos em sua produtividade.

Em primeiro lugar, para mantê-lo simples e eficaz, planeje cerca de seis categorias distintas para evitar ter muitas. Você pode precisar de mais, mas não exagere.

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Em segundo lugar, eles devem ser tipos de trabalho distintamente diferentes. Isso vai variar dependendo de suas responsabilidades de trabalho, mas pode ser parecido com isto:

• Encontros
• Colaboração ou trabalho de projeto
• Trabalho do cliente
• Administração
• Treinamento e habilidades

É claro que haverá eventos que nem sempre se encaixam perfeitamente em cada rótulo, mas selecione aquele que estiver mais alinhado. Faça o que fizer sentido para você e, se descobrir que não está usando um, exclua-o.

Obras de categorização de calendário

O calendário do Outlook é uma das ferramentas mais importantes que você usará durante uma semana de trabalho típica. Ele armazena todas as suas reuniões e tarefas que você precisa acessar, portanto, faz sentido usá-lo em todo o seu potencial.

Divirta-se com as diferentes cores e tipos de categorias e atenha-se a elas. Você se sentirá mais organizado e capaz de ler sua programação, o que pode economizar muito tempo durante os períodos de maior movimento.

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