Como criar um prazo que realmente funcione para você

Os prazos devem ser mais motivacionais e menos estressantes, e não o contrário. A menos que um prazo possa trazer o melhor de você dentro do tempo estipulado, não adianta. Portanto, você precisa ter cuidado ao definir um prazo para um projeto em primeiro lugar.

Continue lendo este artigo para saber como você pode criar um prazo ao qual possa cumprir.

1. Considere os objetivos e diretrizes do projeto

Se você pretende criar um prazo para um projeto no qual você ou sua equipe está trabalhando, precisa estar claro quanto aos objetivos do projeto. Além dos objetivos gerais, deve haver também algumas diretrizes específicas.

Considere tudo isso para entender o tempo estimado de conclusão enquanto segue as regras e regulamentos. Além disso, certifique-se de que todos estejam cientes das diretrizes e objetivos de um objeto colaborativo antes de iniciar um projeto.

2. Divida a tarefa em unidades ou subtarefas menores

Para criar um prazo para um projeto, você precisa dividi-lo em vários pedaços menores. Essas porções menores também são conhecidas como

tarefas e subtarefas. Posteriormente, crie prazos separados para cada unidade de tarefa menor.

Além disso, considere as dependências das tarefas antes de definir o prazo final para todo o projeto. Defina o prazo para as tarefas independentes mais cedo e as tarefas dependentes mais tarde.

Explique as dependências aos companheiros de equipe. Assim, eles entenderão a razão por trás dos prazos diferentes para tarefas individuais.

3. Reserve tempo suficiente para criar um prazo

Definir o prazo de um projeto não é menos importante do que as outras tarefas nele envolvidas. Portanto, nunca se apresse em cumprir um prazo. Isso pode forçá-lo, sem saber, a criar um jogo irreal que você certamente perderá.

Sempre reserve um tempo suficiente para finalizar uma data de vencimento. Certifique-se de não perder nenhum ponto crucial de consideração enquanto estiver com pressa.

4. Considere as possíveis razões para o atraso do projeto

Atrasos em projetos se tornaram bastante comuns atualmente. Quase todas as equipes têm um registro de envio de projetos após a data de vencimento. Se o mesmo aconteceu com sua equipe, descubra o razão por trás do atraso do projeto.

Se um prazo irrealista causou o atraso do projeto da última vez, defina um prazo mais liberal para o seu próximo projeto. Por qualquer outro motivo, estabeleça um prazo para quando você tiver tempo suficiente para corrigir o problema, caso volte a acontecer.

Se você não tem experiência direta de atrasos em projetos, considere as causas comuns possíveis e defina um prazo para evitá-las todas.

5. Cuidado com as prioridades conflitantes

Neste mundo competitivo, a maioria das pessoas trabalha em vários projetos ao mesmo tempo. Essas prioridades conflitantes podem tornar seus prazos inatingíveis. Para evitar isso, verifique a largura de banda de trabalho de cada membro da equipe até o prazo final de seu projeto.

Depois de levar em conta as prioridades de cada membro do projeto, você pode chegar a um prazo viável. Pode ser necessário remover alguns membros de um projeto e recrutar novas pessoas para terminar o projeto dentro do tempo estimado fornecido pelo cliente.

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6. Obtenha a opinião das partes interessadas

Um projeto bem-sucedido requer um esforço colaborativo de todos os envolvidos, incluindo os fornecedores terceirizados. Não é agradável descobrir no meio do projeto que um de seus recursos vitais está indisponível devido às férias.

É por isso que você deve obter a opinião de todas as partes interessadas do projeto sobre o prazo. Defina uma data de vencimento provisória e pergunte se eles consideram o prazo razoável em comparação com sua carga de trabalho e prioridades. Você também pode ter várias reuniões com seu cliente antes de finalizar um prazo.

7. Conheça o seu nível de estresse ideal

Você tem que concordar que uma quantidade ideal de estresse sempre funciona como motivação. Portanto, quando dizemos que os prazos não devem ser estressantes, isso não significa remover a urgência por completo. Cada prazo que você cria deve incluir um nível moderado de estresse. Isso o despertará mentalmente ou o inspirará a concluir o trabalho.

O nível de estresse ideal varia dependendo da pessoa e da dificuldade da tarefa. Portanto, defina um prazo, considerando o nível de estresse correto, que não apenas permita que você conclua a tarefa em tempo hábil, mas também tire o melhor de você.

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8. Alocar tempo extra para mudança de escopo

Esteja você trabalhando para um cliente ou em um projeto interno para sua organização, mudanças de escopo podem acontecer. Uma vez que não é possível prever um aumento de escopo, é melhor ter algum tempo disponível para isso ao programar um prazo.

Uma equipe pode enfrentar a mudança de escopo do projeto em qualquer ponto do progresso. Portanto, reserve um tempo para o ajuste do escopo ao criar uma data de vencimento. Você também pode explicar ao seu cliente que ajustou algum tempo extra para esse propósito específico.

9. Esteja preparado para problemas de última hora

Ninguém quer perder um prazo. Portanto, considere todas as possibilidades que podem causar um atraso em seu projeto, incluindo problemas de última hora. Às vezes, os companheiros podem esperar até o último dia para terminar a tarefa atribuída.

No último dia, pode haver uma emergência - alguém pode ficar doente ou ter problemas com o computador ou a conexão com a Internet. Para evitar esses problemas evitáveis, crie um prazo flexível um ou dois dias antes do prazo original.

Quando todos enviam seus trabalhos antes do prazo, a inscrição do projeto pode ocorrer a tempo. Se alguém perder o prazo flexível, você pode delegar a tarefa para concluí-lo dentro da data de vencimento. Isso o salvará de atrasos inesperados no projeto.

10. Mantenha o prazo alcançável

Depois de considerar todos os fatores acima, você deve definir um prazo final alcançável. Depois de finalizar os companheiros de equipe e ter uma ideia completa sobre sua disponibilidade e prioridades, você deve fixar uma data de vencimento com a qual todos se sintam confortáveis.

Em caso de dúvida, peça diretamente aos seus colegas para esclarecerem. As ferramentas de gerenciamento de projetos podem ajudá-lo a acompanhar o andamento do projeto e as disponibilidades de recursos, caso seja necessário reprogramar.

Concluir tarefas antes do prazo

Apenas um prazo alcançável pode garantir que você possa concluir a tarefa dentro da data de vencimento.

Lembre-se de seguir as dicas descritas neste artigo ao criar um prazo para torná-lo realista. Você também pode colocar seu projeto de volta nos trilhos em caso de quaisquer circunstâncias inesperadas.

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