Como cumprir prazos e terminar tarefas dentro do prazo: 8 dicas

Para muitos, os prazos são uma questão terrível. Você pode procrastinar até que o prazo se aproxime e não conseguir concluir a tarefa a tempo, apesar de seus esforços de último momento.

Prazos perdidos podem ter um impacto negativo em sua produtividade e impressão, tanto na vida pessoal quanto profissional. Confira os pontos explicados aqui para descobrir como você pode cumprir todos os prazos com facilidade.

1. Crie muitos marcos pequenos

Tarefas complexas e demoradas levam você a procrastinar? Se sim, então você não está sozinho. Às vezes, sua mente se sente oprimida e desmotiva você para trabalhar até o último momento.

É por isso que você deve dividir seus objetivos ambiciosos em marcos menores. Por exemplo, se sua meta é completar uma tarefa de 50 páginas, você pode dividi-la em pequenos capítulos e trabalhar em um capítulo cada.

Depois de fazer isso, seu subconsciente não se sentirá sobrecarregado. Em vez disso, os pequenos prazos parecerão gerenciáveis ​​e motivarão você a começar o trabalho. À medida que você continua a atingir todos os pequenos marcos um após o outro, não será difícil alcançar o grande objetivo.

2. Encontre um parceiro motivador

Trabalhar sozinho é difícil, especialmente quando envolve uma tarefa complexa. Embora trabalhar sozinho lhe dê liberdade, você também pode acabar sendo alguém sem motivação para concluir o trabalho. Como você não presta contas a ninguém sobre seus prazos pessoais, perder marcos pode se tornar comum.

Se você está tendo problemas para gerenciar seus prazos auto-impostos, você sempre pode envolver outra pessoa. Seria bom ter alguém que conhece seus prazos. Esse parceiro de responsabilidade pode ser alguém de sua família ou amigos.

Para terminar de ler um capítulo, você pode inserir um colega de classe e estudar juntos. Se você não consegue encontrar um parceiro, mesmo saber sobre alguém que alcançou o mesmo marco será inspirador.

3. Sempre mantenha o controle do progresso

Fazer o acompanhamento do progresso um hábito diário o ajudará a terminar uma tarefa a tempo. Mesmo se você definir um prazo, isso não significa que o terminará no último dia. Isso significa que você trabalhará no projeto por vários dias para concluí-lo antes do prazo.

Você pode não ser igualmente produtivo durante todos esses dias de trabalho. No entanto, acompanhar regularmente o progresso o ajudará a identificar as lacunas e a compensar seus pontos fracos.

Você pode usar MeisterTask para rastrear quanto progresso você fez em qualquer tarefa. Você pode adicionar qualquer número de tarefas a ele e monitorar seu progresso à medida que trabalha nelas a cada dia.

4. Evite deixar lacunas no planejamento

Antes de definir um prazo para tarefas pessoais, você deve ter passado por um processo de planejamento detalhado. Saber os objetivos, o processo de trabalho e o tempo disponível são algumas coisas que você deve considerar antes de fixar um prazo. Ter problemas com o seu planejamento pode custar-lhe o prazo.

Não faz sentido se culpar por perder um prazo se você teve falhas em seu processo de planejamento. Por exemplo, você precisa emprestar alguns livros de uma biblioteca para terminar um projeto na segunda-feira. Você fez o planejamento para sexta-feira, mas a biblioteca fica fechada no sábado e domingo.

Como você pode ver, há uma lacuna nesse esquema. Devido a isso, você está fadado a perder o prazo aqui. Para evitar tais circunstâncias, certifique-se de que seu plano de trabalho não tenha falhas.

5. Mantenha as distrações na baía

As distrações são um dos maiores motivos pelos quais você não consegue concluir as tarefas a tempo. E-mails longos, notificações de mídia social, tarefas urgentes, mas menos importantes, um membro da família parando para bater um papo - tudo isso o distrai de seus objetivos e atrapalha seu fluxo de trabalho.

Uma vez que sua mente é desviada para outra coisa, é difícil trazer de volta a mesma concentração e atenção ao seu trabalho original. Quando você estiver em uma tarefa, tente fazer o máximo de progresso possível de uma só vez.

Você pode silenciar as notificações do seu celular e do computador para evitar distração. Usar aplicativos anti-distração também é útil para mantê-lo concentrado durante o horário de trabalho.

Se você tem muitas coisas em seu prato, perder de vista os prazos e tarefas pendentes pode acontecer. A melhor maneira de ficar ciente de suas tarefas e prazos é usar uma ferramenta de calendário. Esses aplicativos irão ajudá-lo a agendar tarefas, eventos e reuniões.

Manter o controle de seus prazos e marcos passados ​​e futuros torna-se fácil com o software de calendário. Esses aplicativos permitem que você visualize os próximos prazos de forma ordenada. Verifique essas ferramentas diariamente para manter o controle de suas tarefas do dia.

O Google Agenda é um aplicativo de agendamento de calendário que você pode usar para agendar tarefas pessoais e profissionais. Ele também oferece suporte à integração com diferentes ferramentas de gerenciamento de projetos que facilitam a visualização de prazos.

7. Use um prazo flexível

Um prazo flexível é um prazo provisório que você coloca antes do original. Caso você esteja se perguntando se um prazo flexível pode ajudá-lo, a resposta é sim. Não é útil apenas para projetos profissionais. Prazos flexíveis são igualmente eficazes para marcos pessoais.

Mesmo os planos mais bem elaborados podem sofrer soluços. Você pode ficar doente ou ter algum problema técnico. Não deixe que isso o force a perder um prazo. Estabeleça um prazo flexível e tente terminar o trabalho antes disso.

Além de salvar suas costas durante qualquer evento inesperado, ele irá garantir a conclusão de uma tarefa em tempo hábil.

8. Evite a procrastinação a qualquer custo

A maioria de vocês concordaria que a procrastinação é a razão pela qual você continua perdendo prazos, mesmo aqueles que você mesmo impôs. Embora a complexidade da tarefa seja responsável por isso na maioria dos casos, às vezes as pessoas podem procrastinar, pois não há recompensa por terminar uma tarefa.

A procrastinação se torna mais comum em tarefas pessoais que não envolvem nenhum supervisor ou recompensa. Mas, você sempre pode cuidar de si mesmo depois de terminar o trabalho na hora certa. Isso vai inspirar você a evitar a procrastinação da próxima vez.

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A conclusão oportuna da tarefa aumenta a produtividade

Os prazos não devem ser estressantes e desmotivadores. Em vez disso, deve motivá-lo a concluir as tarefas a tempo. Você pode seguir as coisas mencionadas aqui para cumprir os prazos criados por você mesmo.

Você também deve evitar atrasos em sua vida profissional a qualquer custo, descobrindo os possíveis motivos e suas soluções.

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