As 12 melhores maneiras de aumentar a eficiência do gerenciamento de projetos

Se você faz parte de uma equipe de gerenciamento de projetos, não há limite máximo para a produtividade. Sempre há espaço para melhorar sua eficiência.

Embora várias ferramentas possam ajudá-lo, todos os envolvidos em um projeto devem seguir alguns métodos para concluir a tarefa com proficiência. Use as seguintes práticas hoje para aumentar sua eficiência ao trabalhar em um projeto.

1. O estágio de planejamento é crucial

O planejamento é a chave para o gerenciamento de projetos. Um projeto cuidadosamente planejado não garantirá apenas o seu sucesso. Ele também confirmará se cada membro da equipe está fazendo a tarefa certa no momento certo.

Durante esta fase, considere todos os requisitos do lado do cliente para criar metas específicas.

Em seguida, prossiga para delinear suas tarefas e distribuí-las entre seus colegas de equipe. Antes de atribuir as tarefas aos membros da equipe, verifique se eles se sentem confortáveis ​​com suas funções.

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2. Comunicação efetiva

Somente quando a comunicação entre as partes interessadas for clara, você poderá trabalhar com total eficiência. Certifique-se de que os membros do projeto estejam em sintonia com os clientes e seus colegas de equipe.

Dependendo dos requisitos do projeto, você pode contar com comunicação sincronizada ou em tempo real. Quer você se comunique verbalmente ou não, a correspondência deve ser clara.

Qualquer falha de comunicação pode prejudicar sua produtividade e atrasar o projeto. Você pode usar Folga para uma comunicação transparente e documentada.

3. Criar Base de Conhecimento

Mesmo que você tenha uma comunicação tranquila entre colegas, vários colegas de equipe pedir as mesmas informações a alguém pode ser contraproducente. Para facilitar o processo de compartilhamento de dados, você deve criar uma base de conhecimento ou hub de dados em aplicativos como Bitrix24.

Reúna todos os dados e instruções necessários em uma base de conhecimento e ofereça acesso a todos os membros do projeto. Você também pode criar vídeos de treinamento explicativos para ajudar os novos membros do projeto sem perder tempo.

4. Gerenciando e orçando o tempo do projeto

O tempo é a essência crucial de um projeto. Atrasos em projetos podem fazer você perder clientes valiosos e antigos. Portanto, deve-se orçar adequadamente o tempo no início do projeto para garantir a total eficiência da equipe.

Use o Oportuno aplicativo para registrar o tempo que você leva para concluir cada etapa e tarefa. Além de acompanhar a eficiência e a produtividade, o aplicativo também pode auxiliar no envio de notas fiscais aos clientes.

5. Tornar os arquivos do projeto acessíveis

Cada projeto envolve a criação e o compartilhamento de centenas de documentos e papelada. Alguns documentos também precisam de trabalho colaborativo em tempo real. Um membro da equipe aguardando permissão para acessar um arquivo só contribuirá para atrasos e ineficiência.

Você pode usar qualquer sistema de gerenciamento de conteúdo como Microsoft SharePoint que permite armazenar em um repositório central. Certifique-se de que o sistema tenha recursos como diferentes níveis de permissão, controle de versão e facilidade de auditoria.

6. Prepare-se para gerenciar riscos

Nenhum projeto está livre de riscos potenciais. Problemas injustificados durante o meio de um projeto podem prejudicar a eficiência. Portanto, é obrigatório passar pelo processo de avaliação de risco antes de trabalhar no projeto.

Com o Aplicativo SWOT, você pode identificar os riscos e compreender os danos que eles podem causar. Discuta com os responsáveis ​​para encontrar uma solução para gerenciar o risco, caso ele ocorra.

7. Documentar todos os dados

A documentação ajuda a aumentar a responsabilidade e a eficiência de uma equipe. Participou de uma reunião do Zoom? Divulgue o memorando da reunião em formato escrito. Chegou a uma decisão verbalmente? Documente isso em um e-mail e envie a todos os envolvidos.

A documentação ajuda a descobrir os desafios que uma equipe enfrenta durante um projeto. Eles também servirão como um guia para seus projetos futuros. Você pode usar o Asana sistema de comentários de tarefas para armazenar sistematicamente todas as informações relacionadas a uma tarefa específica.

8. Escolha a equipe do projeto com sabedoria

Muitas pessoas podem fazer parte de sua organização, mas você precisa aceitar que nem todas são adequadas para cada projeto. Projetos diferentes exigem habilidades e experiências diferentes. É por isso que escolher as pessoas certas para um projeto os ajudará a se esforçar ao máximo.

Se você contratar um redator criativo para um projeto de redação de conteúdo técnico, ele não conseguirá trabalhar com eficiência, mesmo que queira. Escolher a pessoa certa garantirá que ela possa utilizar seu talento.

9. Recompense o Membro da Equipe de Desempenho

Alcançar pequenos marcos no tempo abre o caminho para a conclusão oportuna de todo o projeto. Somente uma equipe motivada e produtiva pode ajudá-lo a atingir os marcos e os objetivos do projeto.

Embora todos sejam pagos por seu trabalho, as recompensas e a apreciação podem certamente inspirar uma pessoa a trabalhar melhor. Ao recompensar os membros da equipe ao atingir um marco, não apenas o destinatário ficará motivado, mas os outros membros da equipe também trabalharão arduamente para receber a recompensa na próxima vez.

10. Esteja aberto a comentários e sugestões

O feedback construtivo de seus colegas de equipe pode ajudá-lo a localizar os pontos fracos que você não conhece. Se você pretende melhorar sua produtividade com seriedade, precisa ser positivo em relação às críticas e sugestões. O feedback de diferentes pessoas o ajudará a melhorar a si mesmo.

Para coletar feedback discretamente, criar um formulário de pesquisa anônimo é uma boa ideia. Você pode fazer um formulário de pesquisa gratuitamente usando Formulários Google e distribuir seu link entre os colegas. Eles podem compartilhar seus comentários e sugestões sem revelar suas identidades.

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A automatização das tarefas de gerenciamento de projetos pode melhorar a eficiência. Você pode usar qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos disponível no mercado. Antes de optar por ele, certifique-se de que o aplicativo atenda às demandas de seu projeto.

Por exemplo, se sua equipe trabalha no desenvolvimento de software, você pode querer ir para ferramentas que suportam gerenciamento ágil de projetos. Atualmente, a maioria dos projetos exige que você esteja disponível em qualquer lugar. Portanto, as ferramentas que você escolher para o projeto devem ter uma versão móvel.

12. Conheça sua produtividade e improvise

Por último, você deve monitorar constantemente sua produtividade para aprender suas desvantagens e melhorá-las. Usando uma ferramenta robusta de gerenciamento de tarefas como Trello permitirá que você saiba o progresso de tarefas individuais e do projeto geral.

Ao mesmo tempo, os aplicativos podem mostrar a eficiência de membros individuais, comparando as horas que gastam para atingir uma meta. Também é possível realizar uma autoavaliação para descobrir áreas que precisam de melhorias.

Conclua seus projetos com eficiência

Agora que você conhece alguns dos melhores métodos para aumentar a eficiência, implementá-los deve mostrar um aumento na produtividade. Os projetos modernos exigem o máximo de eficiência dos membros da equipe.

É benéfico construir uma cultura de aprendizado contínuo para preparar sua equipe para enfrentar os desafios de projetos futuros. Exponha os membros da sua equipe a uma base de conhecimento interna ou aprendizado de gerenciamento de projeto online para benefícios mútuos.

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