Como criar uma fatura profissional do zero: 5 etapas fáceis

O faturamento é uma parte essencial do freelancer. É uma prova de seu trabalho árduo e do tempo que você investiu em ajudar seus clientes com seus serviços incríveis. Embora o faturamento possa ser automatizado, você pode não ter orçamento suficiente para gastar em um software de contabilidade caro.

Além disso, usar os mesmos modelos de fatura antigos que todo mundo usa não vai ajudar sua marca a se destacar. Neste artigo, você aprenderá como criar uma fatura do zero para cobrar de seus clientes - uma que seja exclusiva para você e represente sua marca.

Etapa 1: crie uma lista dos itens essenciais

Uma fatura contém os seguintes detalhes essenciais:

1. Informações comerciais de ambas as partes: Emails, números de telefone, endereços, etc.
2. Número da fatura: Um número único para identificar a fatura (exemplo: # 1001).
3. Data de emissão: A data em que você emitiu a fatura.
4. Data de Vencimento: A data em que o cliente deve pagar a você.
5. Descrição: Uma coluna contendo todos os serviços que você prestou ao cliente.
instagram viewer
6. Preço: Seus encargos por unidade de cada serviço prestado.
7. Quantidade: O número de unidades do seu serviço que o cliente comprou (exemplo: 10 artigos).
8. Total: Custo total de cada item de serviço entregue, ou seja, preço multiplicado pela quantidade.
9. Subtotal: Custo total de todos os itens de serviço combinados antes dos ajustes.
10. Imposto: Imposto a pagar (se houver) pelo cliente na compra de seus serviços. Consulte seu contador para orientá-lo neste processo.
11. Valor devido: A despesa final que o cliente arcará em troca de seus serviços após todos os ajustes.
12. Detalhes do pagamento: Todas as formas de pagamento que você aceita, incluindo os detalhes da sua conta.
13. Termos e Condições: Os termos e condições que você e seu cliente concordaram antes de fechar o negócio.

Aqui vai uma dica: é uma boa ideia incluir um pequeno gesto de gratidão em sua fatura. Algo tão pequeno como "Obrigado pela sua empresa" adiciona muita personalidade à sua fatura. Ele permite que seu cliente saiba que você está ansioso para fazer negócios com ele novamente.

Além disso, tenha cuidado ao dar descontos. Os freelancers novatos costumam ser tentados a dar grandes descontos a seus clientes na esperança de que eles continuem por aqui. Mas isso pode resultar no efeito oposto, porque os clientes podem perceber seu preço original como uma representação incorreta do valor que você entrega.

Relacionado: Coisas que os clientes procuram ao contratar freelancers

Etapa 2: adicione seus identificadores de marca

O que separa uma grande fatura de uma medíocre é o quão bem ela é projetada. Este último pode conter todas as partes essenciais, mas parece incrivelmente enfadonho e pouco inspirador. Se bem feita, sua fatura pode funcionar como uma ferramenta de marketing sutil, além de ser um documento legal.

Você pode fazer isso usando os identificadores da marca, como logotipo, tipografia e cores da marca. Por meio de uma combinação inteligente de cor, fonte e sintaxe, você pode influenciar o humor de seu cliente quando ele olhar sua fatura e direcionar sua atenção para as partes mais importantes.

Relacionado: Como criar uma paleta de cores personalizada no Adobe Photoshop

Etapa 3: finalizar o layout do seu modelo

Depois de adicionar seus identificadores de marca, a próxima etapa é finalizar o layout de sua fatura. Isso significa organizar tudo de forma que todos os elementos da fatura se complementem. O objetivo aqui é criar um modelo personalizado que pode ser usado indefinidamente.

Um bom modelo é aquele que é organizado, bonito, preciso e infinitamente reutilizável. Não se preocupe, você não precisa ser designer gráfico para isso. Apenas uma compreensão básica de design e curiosidade para experimentar é o suficiente. Você também pode consultar os modelos online para se inspirar.

Relacionado: Elementos básicos de design e como usá-los

Por falar em designers, pode ser uma boa ideia contratar um para esse processo. Eles podem ajudá-lo a usar seus identificadores de marca de uma forma que você talvez não tenha imaginado e organizar melhor sua fatura. Afinal, contratar alguém uma vez é muito mais barato do que pagar uma taxa de assinatura regular por um software de contabilidade.

Lembre-se de que seu modelo deve ser uma mistura de design e dados. Isso significa que deve retratar com precisão todos os detalhes necessários de sua fatura e ainda parecer apresentável. Isso geralmente é difícil de acertar na primeira tentativa, então não tenha medo de bagunçar as coisas; aprenda por tentativa e erro.

Etapa 4: preencher os detalhes e verificar se há erros

A informação contida na fatura é muito importante, tanto do ponto de vista jurídico como profissional. Uma fatura com informações erradas é um alerta instantâneo para os clientes e pode prejudicar ou até mesmo encerrar seu relacionamento com eles.

Três coisas a que devemos prestar atenção especial são o valor final devido, seus métodos de pagamento e os termos e condições acordados. Lembre-se de que ninguém gosta de surpresas em uma fatura. Quanto mais fácil for para o seu cliente pagar, maior será a probabilidade de você receber o pagamento dentro do prazo.

Etapa 5: Envie a fatura para o seu cliente

Assim que tudo estiver configurado (supostamente após várias revisões), envie a fatura para o seu cliente. Certifique-se de não ter usado formatos de documento editáveis ​​como .docx e optado por .png ou .pdf. O primeiro acrescenta confusão e desconfiança ao comércio se alguma das partes modificar o documento posteriormente.

Relacionado: Sinalizadores de vermelho do cliente que todo freelancer deve estar ciente

Se você estiver enviando uma fatura para um novo cliente e não souber o que escrever no e-mail, use este modelo:

Olá [cliente],

Obrigado por escolher [nome da sua empresa] para seus requisitos. Em anexo a este e-mail, a fatura dos itens de trabalho entregues em / durante [horário de entrega do trabalho].

Não hesite em nos contactar caso tenha alguma dúvida ou necessite de algum esclarecimento, teremos todo o gosto em ajudar. Ansioso por colaborações futuras.

Crie uma fatura memorável

Você pode pensar que não vale a pena perder tempo elaborando uma fatura porque, afinal, você não está sendo pago por ela. Então, por que se preocupar em criar um modelo personalizado quando você pode apenas usar um já pronto?

Embora isso seja verdade, observe que uma fatura personalizada é uma ferramenta de marketing sutil, mas poderosa. Isso não apenas sinaliza competência e profissionalismo, mas também deixa a marca de sua marca em cada novo cliente - tornando você memorável.

Como ser um Freelancer de Sucesso: 8 Habilidades Essenciais

Quer saber como se tornar um freelancer de sucesso? Aqui estão algumas habilidades-chave de que você precisa!

Leia a seguir

Sobre o autor