6 Recursos avançados do Microsoft Excel que você deve conhecer

Embora o Microsoft Excel já exista há mais tempo, ele possui muitos recursos sobre os quais você provavelmente não conhece. Até mesmo os especialistas da Microsoft podem dizer que todo dia é um dia de aprendizado com o Excel.

Então, quais são alguns desses recursos avançados maravilhosos que você tem perdido? Neste artigo, exploraremos seis recursos avançados do Excel que você deve conhecer e como eles podem ajudar a aumentar sua produtividade.

1. Fuzzy Matching

A correspondência difusa é um Recurso de produtividade do Microsoft Excel que permite verificar itens relacionados em listas diferentes e mesclá-los se forem aproximadamente semelhantes.

Por exemplo, se você estiver realizando uma pesquisa e algumas entradas contiverem erros de digitação, uma correspondência difusa irá contá-los junto com as entradas escritas corretamente, desde que a grafia permaneça o mais próximo possível do correto 1.

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Para tornar suas entradas ainda mais precisas, você pode definir seu nível preferido de Limiar de similaridade para sua correspondência difusa. No entanto, você deve saber que o recurso de correspondência difusa só funcionará em colunas de texto. Veja como obter sua correspondência difusa:

1. Primeiro, certifique-se de ter Fuzzy Lookup instalado e habilitado no Excel.
2. O próximo passo é transformar sua lista em uma mesa. Você conseguirá isso destacando sua lista e pressionando Ctrl + T.
3. Depois de fazer isso, você verá o Ferramenta Fuzzy Lookup aparecem na barra de tarefas.
4. Agora, selecione qual das tabelas convertidas você deseja comparar.
5. Você verá um pop-up pedindo que selecione o Limiar de similaridade você deseja para a comparação - um limite de 0,85 não é tão ruim.
6. Por último, escolha uma célula onde o Tabela Fuzzy Lookup será inserido e clique em Ir no Ferramenta de pesquisa para completar sua comparação.

2. Nova janela e organizar

Se o seu trabalho exige que você lide com várias planilhas, então este é um recurso que você achará útil. O Microsoft Excel permite abrir várias janelas e organizá-las como desejar para facilitar o acesso.

Com todas as guias que você precisa abertas e em sua visualização, você pode economizar o tempo e o trabalho de alternar entre várias janelas. Também ajudará muito na minimização de erros e confusão.

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Para usar o recurso organizar, aqui estão as etapas que você precisa seguir:

1. Abra as pastas de trabalho desejadas e clique nas planilhas que deseja abrir.
2. Clique no Visualizar guia, então Organizar todos.
3. Selecione a opção que melhor se adapta a você na caixa de diálogo que aparece.
4. Clique OK.

3. Texto para colunas

Portanto, você está fazendo alterações em sua planilha quando, de repente, precisa dividir os dados de uma coluna em outras. Digamos que você queira ter o primeiro e o segundo nomes em duas colunas separadas. Parece agitado, certo? Felizmente, você não precisa copiar e colar seus dados célula por célula com o recurso de texto para coluna.

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Ele permite que você separe os textos em suas colunas usando uma largura delimitada ou um delimitador como uma vírgula, hífen ou espaço. Portanto, se as entradas em sua coluna tiverem qualquer um desses, o recurso permitirá que você desloque parte de seus dados para uma nova coluna.

Aqui está como usar o recurso de texto para colunas:

1. Clique na coluna que contém o texto pretendido.
2. Clique em Dados, então selecione Texto para colunas.
3. Uma caixa de diálogo aparecerá mostrando o Assistente de conversão de texto em colunas. Clique em Delimitado > Próximo.
4. Escolha o Delimitadores que se aplicam aos seus dados. Isso pode ser Espaço ou Vírgula.
5. Uma vez feito isso, clique em Próximo e escolha os dados Destino em sua planilha.
6. Então clique em Terminar.

Você deve observar que esse recurso também é prático para outros dados, como datas ou números de série. A chave é garantir que seus delimitadores estejam todos no lugar correto antes de tentar dividir os dados.

4. Importar estatísticas de sites

Transferir dados de um site específico para sua planilha Excel também pode ser um ponto problemático, mas não é mais. Com o recurso Importar estatísticas, é tudo muito simples. Aqui está o que você precisa fazer para colocar esse recurso em funcionamento.

Primeiro, você precisa abrir a planilha do Excel para a qual deseja importar os dados.

1. Clique em Arquivo, e no menu suspenso, selecione Abrir. Então escolha Adicionar um lugar. Depois de fazer isso, uma caixa de diálogo aparece perguntando quais arquivos você deseja importar para o Excel.
2. Vá até a barra de perguntas, adicione o URL do site do qual deseja importar os dados e clique em Abrir. Isso levará um ou dois segundos e, em seguida, outra caixa de diálogo será aberta solicitando que você insira sua chave de segurança do Windows. Isso acontecerá se o PC que você está usando tiver uma senha de login ao iniciar o Windows.
3. Portanto, digite seu nome de usuário do Windows, a senha de login e clique em OK.

5. Recurso Remover Duplicatas

A última coisa que você deseja ao lidar com dados é redundância. Infelizmente, depois de transferir dados de uma coluna para outra ou de um site diferente, você pode correr o risco de ter coisas replicadas. Para evitar isso, você pode usar o recurso Remover Duplicatas no Excel.

1. Selecione a tabela e prossiga para o Guia de dados para fazer isso.
2. Aqui, clique em Remover duplicatas. Isso fará com que uma janela seja aberta. A janela pop-up perguntará em quais colunas e linhas você deseja verificar se há duplicatas. Insira as colunas e linhas necessárias e o Excel apagará suas cópias.

6. Listas Personalizadas

Listas personalizadas são uma forma eficiente de evitar a tediosa entrada de dados e o risco de erros. Criar uma lista personalizada com antecedência permite que você adicione uma seleção suspensa ou use o recurso de preenchimento automático do Excel, economizando assim seu tempo.

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Alguns exemplos incluem uma lista personalizada de produtos, funcionários ou locais. Você também pode usar as listas personalizadas do Excel, como os dias da semana ou meses do ano. Para usar o recurso de preenchimento automático do Excel, você pode simplesmente digitar uma palavra e arrastar a alça de preenchimento para completar o resto.

O Excel permite que você use o seu listas personalizadas em qualquer planilha ou pasta de trabalho do Excel clicando no Guia de arquivo > Opções > Avançado > Editar listas personalizadas no Windows, e Excel > Preferências > Listas Personalizadas no Mac.

Use estes novos truques para possuir o seu Microsoft Excel

Se você é um grande fã do Microsoft Excel, há boas notícias para você; você não pode exaurir seus maravilhosos recursos! Mesmo que isso possa parecer assustador, lembre-se de que todos eles existem para tornar seu trabalho mais fácil e produtivo. Além do mais, você não precisa aprender todos eles em um dia.

Lembre-se de praticar todos os dias e aproveitar ao máximo os recursos deste artigo. Se você os usa com frequência, você os terá ao seu alcance em pouco tempo!

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