Os 12 melhores recursos do Microsoft Access para gerenciamento de banco de dados

O gerenciamento de banco de dados pode ser repetitivo e agitado se você não estiver usando a ferramenta certa. Com o Microsoft Access, torna-se fácil manter um banco de dados de relacionamento.

Continue lendo para saber mais sobre o Microsoft Access e seus principais elementos e recursos.

O que é o Microsoft Access?

Microsoft Access é uma ferramenta de produtividade robusta que vem com o pacote Microsoft 365. Neste banco de dados, você pode registrar, visualizar, editar e rastrear dados. Você pode até estabelecer uma relação entre os dados.

Além de armazenar uma grande quantidade de informações, facilita a recuperação e o uso de dados em diferentes plataformas. O Microsoft Access também oferece suporte à integração com outras ferramentas para sincronização de dados sem esforço. Alguns de seus principais componentes são tabelas, formulários, relatórios e consultas.

1. Visualização dos bastidores

O modo de exibição Backstage do Microsoft Access é o que você vê quando inicia o software Access, mas não abre um banco de dados. Com o modo de exibição Backstage do Microsoft Access, os usuários podem executar várias tarefas de gerenciamento de banco de dados, incluindo a abertura de um banco de dados existente e a criação de um novo.

Seu painel de menu contém comandos que você pode aplicar a um arquivo de banco de dados. Na faixa de opções Arquivo, você pode escolher um dos modelos para criar um novo arquivo.

2. Base de dados

O Microsoft Access é um sistema de gerenciamento de banco de dados (DBMS) que permite criar e gerenciar grandes bancos de dados. Um banco de dados ajuda a manter as informações de maneira organizada.

Um arquivo de banco de dados criado no Microsoft Access 2007 ou versões posteriores vem com a extensão de arquivo chamada ACCDB, enquanto os bancos de dados criados em versões anteriores do Access são conhecidos como MDB.

Normalmente, todas as tabelas de um banco de dados Access, junto com outros objetos, como formulários, relatórios, macros e módulos, são armazenados em um único arquivo.

3. Relacionamentos

Ao estabelecer relacionamentos, você pode criar uma conexão entre duas tabelas diferentes. Um relacionamento envolve campos de duas tabelas contendo dados correspondentes.

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Por exemplo, o campo ID do aluno da tabela Dados do aluno pode ser conectado a um campo de mesmo nome na tabela Resultados do aluno. Os relacionamentos ajudam a evitar a perda de dados e a determinar rapidamente os resultados de uma consulta.

4. Chaves Primárias

Quando se trata de associar e combinar dados de forma significativa de várias tabelas no Microsoft Access, você precisa usar o campo de chave primária. A chave primária de uma tabela é a chave estrangeira em outra tabela. Pode-se adicionar o campo da chave primária em outras tabelas para se referir à tabela de origem da chave primária.

5. Mesas

As tabelas do Access são semelhantes a uma planilha do Excel contendo linhas e colunas. Mas no Microsoft Access, as linhas e colunas são chamadas de registros e campos.

Além disso, ele armazena os dados de forma diferente de uma planilha. Você deve criar uma tabela para rastrear cada tipo de informação. Este processo é denominado normalização. Ajuda a evitar redundâncias e torna um banco de dados flexível.

6. Formulários

Os formulários do Microsoft Access permitem exibir, inserir e editar dados de uma linha por vez. Um formulário geralmente contém botões de comando e controles para realizar outras tarefas, como enviar dados para outra ferramenta.

Usando formulários, você pode controlar como alguém interage com as informações do banco de dados. Você pode encontrar ferramentas de criação de formulários no Crio guia do menu Access Ribbon. Aqui, você pode criar seu próprio formulário criando um formulário em branco. Mas a melhor opção é usar o Assistente de Formulários.

7. Relatórios

Você pode usar relatórios do Access para formatar, compilar e apresentar dados. Geralmente, ele contém respostas para uma pergunta específica. Execute um relatório a qualquer momento para obter as informações atualizadas do banco de dados.

Também é possível formatar um relatório para apresentar os dados da maneira mais eficiente. Você pode formatá-lo para visualização, impressão, exportação ou envio como um anexo de e-mail.

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8. Consultas

A função de uma consulta é recuperar dados que atendam a condições específicas das tabelas. Você também pode usá-lo para realizar alguns cálculos predefinidos. No aplicativo de desktop Access, você pode usar consultas para atualizar ou excluir vários registros simultaneamente.

As consultas podem ser de dois tipos: consultas selecionadas e consultas de ação. Enquanto uma consulta selecionada permite aos usuários visualizar, copiar e imprimir os dados recuperados, uma consulta de ação pode executar uma tarefa com os dados.

9. Macros

Uma macro é uma ferramenta que automatiza tarefas e adiciona funcionalidade a várias partes do banco de dados, incluindo formulários, relatórios e controles. É um programa para automatizar tarefas manuais, como abrir um relatório, executar uma consulta, copiar e colar e formatar tabelas no Access que você faz regularmente.

Por exemplo, ao anexar uma macro a um botão de comando, você pode garantir que a macro seja executada ao clicar nesse botão.

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10. Módulos

Um módulo é um conjunto de declarações e procedimentos que adiciona funcionalidade ao seu banco de dados. Essas declarações são reunidas como uma unidade. Você deve usar a linguagem VBA para escrever módulos.

Pode haver módulos de classe ou módulos padrão. Os módulos de aula estão associados a formulários e relatórios, enquanto os módulos padrão não estão vinculados a nenhum objeto.

11. Máscaras de entrada

As máscaras de entrada indicam o formato válido de seu valor de entrada em um campo. No entanto, esse recurso está disponível apenas para bancos de dados de desktop do Access.

As máscaras de entrada podem garantir a consistência do valor inserido, especialmente em campos sensíveis a valores, como números de telefone e códigos postais. Ele contém uma parte obrigatória e duas opcionais, cada uma separada por ponto-e-vírgula.

12. Regras de Validação

Você pode usar essas regras para validar os dados inseridos em um banco de dados. O construtor de expressão pode ajudá-lo a formatar a regra com precisão. O Microsoft Access tem dois tipos de regras de validação:

Regra de validação de campo

Se você definir uma regra de validação para um campo, o Access impede que você saia desse campo, a menos que você insira um valor válido. Suponha que você adicione >=#12/01/2021# na propriedade de Regra de validação do campo de data. Nesse caso, você só precisa inserir as datas a partir de 1º de dezembro de 2021.

Regra de validação de registro

Você pode usá-lo para controlar quando você pode salvar um registro. Esta regra considera outros campos na mesma tabela e compara seus valores.

Microsoft Access para gerenciamento de banco de dados relacional

Quando se trata de gerenciar um banco de dados relacional, o Microsoft Access oferece uma solução perfeita para usuários corporativos. Este artigo discutiu os recursos básicos do Microsoft Access, onde você terá uma ideia fundamental sobre a ferramenta.

Se você estiver interessado em aprender como criar um banco de dados simples usando o Microsoft Access, consulte o artigo a seguir.

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