Como usar o método de inventário de compromisso para otimizar o gerenciamento de tarefas

Você já se sentiu como se tivesse muito o que fazer, mas sem tempo suficiente para fazê-lo? Em caso afirmativo, você provavelmente está na maioria da população. Quer seja no trabalho ou nas responsabilidades de casa, sempre há algo que precisa ser feito.

Você pode ter tentado todos os tipos de técnicas de produtividade diferentes para obter o máximo de sua carga de trabalho, mas ainda assim ficou aquém. No entanto, se você deseja melhorar sua gestão de tempo e de tarefas, o Inventário de Compromisso pode ser a sua resposta.

Como funciona o estoque de compromisso?

O Inventário de Compromisso é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que permite gerenciar seu tempo de forma mais eficaz. É simples, embora exija um pouco de planejamento para que funcione. Essencialmente, você cria um inventário categorizado de todos os seus compromissos e decide quanto tempo alocar para cada parte.

O inventário que você faz pode ser específico para o trabalho; nesse caso, você anotaria todos os diferentes tipos de tarefas que realiza como parte de seu trabalho. Isso pode incluir administração, marketing, projeto A, projeto B e reuniões, por exemplo.

A ideia é calcular quanto tempo, em porcentagens, leva para fazer o trabalho em cada categoria com um bom padrão. Se você descobrir que sua porcentagem total excede 100%, você precisará decidir o que remover de seu inventário.

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O inventário de compromisso mostra exatamente para onde seu tempo precisa ir e por que você não consegue fazer tudo. Isso o ajuda a limpar suas responsabilidades e permite que você se concentre no que é possível e importante.

Crie uma lista de compromissos

Para começar, você precisará criar uma lista de compromissos, que devem ser categorias de tarefas que você realiza. Esta deve ser uma lista completa e incluir tudo o que você precisa fazer como parte do seu trabalho. Você pode criar um inventário separado para as responsabilidades da vida doméstica ou combiná-lo com o seu trabalho.

Trello é um excelente aplicativo para gerar sua lista, já que você pode produzir quadros com múltiplas listas e visualizá-los lado a lado. Para começar, siga estas etapas:

1. No Trello, na parte superior, clique em Criar> Criar Quadro.
2. Dê um nome ao seu tabuleiro e clique em Crio.
3. Clique no Título da sua primeira lista, digite “Compromissos” para renomeá-la e clique Entrar no seu teclado.
4. Clique Adicionar cartão para criar uma nova categoria, por exemplo, administração.
5. Para cada categoria, você pode escrever no Descrição do cartão quais tarefas estão incluídas nessa categoria.

Agora que você tem sua lista de compromissos, pode começar a calcular a porcentagem de tempo necessária para cada um. Não se preocupe com a porcentagem total neste ponto; apenas escreva ao lado de cada compromisso quanto tempo você razoavelmente precisaria para cumpri-lo bem.

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Depois de fazer isso, você pode somar as porcentagens e encontrar seu total. É aqui que a maioria das pessoas descobre que seu total ultrapassa 100%.

Ser realista sobre o seu tempo

A lei das porcentagens determina que 100% do seu tempo é o máximo que você pode dar. Se seus compromissos exigirem mais do que isso, é provável que você tenha um desempenho insatisfatório ou simplesmente não consiga realizar as coisas.

Como tal, você terá que decidir o que precisa ser removido de seu estoque, para que você tenha um bom desempenho e gerencie seu tempo adequadamente. Pode ser um desafio remover itens desta lista, especialmente se isso significar abandonar um projeto ou dizer não às pessoas. No entanto, é necessário ser realista sobre o que é possível em um determinado dia ou semana.

Você pode querer remover tarefas de trabalho que:

• Você pode delegar facilmente.
• São responsabilidades adicionais para as quais você não tem tempo, ou seja, projetos específicos.
• Não são necessários.

Para excluir cartões no Trello, passe o cursor sobre o cartão, clique no Editar ícone e selecione Arquivo. Continue fazendo isso até que seus compromissos ocupem 100% do seu tempo.

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Use Seu Inventário de Compromisso para Gerenciamento de Tarefas

Com seu inventário de compromisso concluído e pronto para ser executado, é importante respeitar os limites de tempo que você atribuiu a cada compromisso. Isso pode ser feito facilmente definindo tarefas com base em cada compromisso.

Por exemplo, digamos que você atribuiu 15% do seu tempo à administração, o que inclui verificar e-mails, escrever notas e redigir atas de reuniões. Portanto, o tempo de administração deve ocupar apenas 15% de suas horas de trabalho, sem incluir os intervalos.

Você pode gerenciar isso perfeitamente no Trello usando a placa que você já fez. Você pode criar uma lista de tarefas no quadro do Trello clicando em Adicionar outra lista. Para cada tarefa (cartão) que você adicionar, você pode selecionar Editar> Editar rótulos e escolha uma cor para representar cada um de seus compromissos. Dessa forma, você pode acompanhar quanto tempo está gastando em cada um.

Se vocês agende tarefas no seu calendário, você pode gerenciar isso facilmente configurando categorias em seu calendário digital. No Outlook, você pode fazer isso selecionando Categorias na faixa de opções e no Google Agenda, basta clicar com o botão direito do mouse no evento e selecionar uma cor para representar essa categoria. Isso lhe dará uma visão geral clara de sua semana e como ela se compara ao seu estoque de compromissos.

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Com o tempo, você pode perceber que precisa ajustar as porcentagens. Isso pode ser porque você foi muito generoso com seu tempo ou não o suficiente. Nesse caso, reavalie seu inventário e faça as alterações necessárias.

Tarefas sob controle

Com um inventário de compromisso, você terá uma visão muito melhor de como está gerenciando sua carga de trabalho. Isso o ajudará a priorizar suas responsabilidades de forma eficaz. É fácil se pressionar para fazer tudo, mas a realidade é que ninguém pode fazer isso. Em vez de tentar enfiar tudo, dê um passo para trás e olhe o que está à sua frente.

Estabeleça limites durante sua semana de trabalho e você terá um desempenho melhor nas responsabilidades mais importantes. Não apenas isso, mas você terá evidências de trabalho de onde seu tempo é gasto e poderá fazer as alterações necessárias.

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