As 10 melhores dicas para destacar seus relatórios de projeto

Hoje em dia, é impossível pensar em um projeto sem um relatório. Na verdade, alguns projetos precisam que você produza vários relatórios durante seu ciclo de vida. Seus projetos e clientes podem precisar que você gere vários tipos de relatórios, mas todos os relatórios devem ser concisos e de fácil compreensão.

Neste artigo, você aprenderá como fazer um relatório eficaz para um projeto concluído ou em andamento.

1. Planilhas de horas claras e concisas

Seus relatórios de projeto devem ter planilhas de horas. Deve ser conciso, mas também deve conter todas as informações necessárias para que os destinatários possam compreendê-lo facilmente à primeira vista.

É melhor criar uma planilha de horas semanal e, se necessário, você pode torná-la quinzenal ou mensal. As planilhas de horas devem incluir o nome do recurso, o nome da tarefa, a data, o dia da semana, o horário de login, o horário de logout e o total de horas de trabalho.

Em vez de inserir manualmente cada dado em uma planilha, você pode use qualquer aplicativo de quadro de horários como o Timely

. Aqui, você pode definir seu horário de trabalho, nomes de tarefas, etc. Em seguida, a ferramenta irá gerar relatórios de planilha de horas automaticamente.

2. Relatório detalhado de despesas

Um relatório de despesas completo não é apenas essencial para o cliente. Também é benéfico para sua equipe acompanhar o orçamento e o custo real durante o ciclo de vida do projeto.

Um relatório de despesas deve incluir o item ou serviço, sua quantidade, valor do item, orçamento estimado, custo e saldo. Se algum membro da equipe quiser adquirir algum serviço ou produto para um projeto, peça que ele envie um relatório de despesas semelhante.

Certifique-se de que eles compram esse item somente após sua aprovação e enviam a conta para você. Assim, você pode adicionar os dados ao seu relatório de despesas final e evitar que o custo exceda o orçamento.

3. Status de projeto abrangente

Ao fazer um relatório sobre um projeto, ele deve transmitir explicitamente o status do projeto. O status do projeto não significa o status atual do andamento do trabalho. Deve também incluir outros dados, como a diferença entre o cronograma planejado e real, variação entre o custo estimado e real, tarefas restantes, prazo atrasado (se houver), possíveis riscos e problemas, e em breve.

Você deve criar um relatório abrangente contendo o status de todos os ângulos possíveis. Relatórios universais da Asana recurso pode ajudar a criar relatórios de status do projeto em diferentes escopos e ângulos.

4. Distribuição de Recursos

Ao preparar um relatório sobre a alocação de tarefas, certifique-se de que ele ajude outras pessoas a verificar a disponibilidade de recursos e delegar tarefas quando necessário. Forneça um detalhamento de quantas horas cada recurso gastará em cada tarefa em tais relatórios.

Isso ajudará os gerentes e colegas a saber qual membro da equipe está ocupado e quem tem tempo livre. Você pode facilmente compilar dados e usá-los no relatório para planejamento futuro com ferramentas de planejamento de recursos como Silverbucket.

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5. Visualize a utilização da capacidade

É provável que você inclua um relatório de utilização de recursos do projeto. Você deve separar a utilização faturável da utilização total de recursos. Portanto, é vital que você crie colunas separadas para cada dado.

Você também pode incluir o nome dos recursos e a utilização individual, junto com uma utilização da equipe. Da mesma forma, você pode dedicar algum tempo para recompensar e reconhecer o sucesso dos melhores desempenhos em termos de utilização de recursos.

6. Riscos esperados e reais

A avaliação de riscos é uma parte inseparável do gerenciamento de projetos. Portanto, você deve visualizar com precisão os dados de avaliação de risco. Você deve ter pensado em alguns riscos ao planejar o projeto. No entanto, conforme o projeto avança, a avaliação de risco muda. Mencione todos os riscos percebidos e reais ao criar o relatório do projeto.

Seu relatório de risco deve consistir em uma visão geral dos riscos esperados, seguido por quaisquer riscos que o projeto tenha experimentado até a data do relatório. Também é imperativo que você mencione quaisquer mudanças no perfil de risco que você ou sua equipe tenham identificado durante o andamento do projeto.

7. Análise de Portfólio de Projeto

Se você está gerenciando mais de um projeto a qualquer momento e precisa elaborar um relatório para analisar seu portfólio, deve ser cauteloso. Primeiro de tudo, vá para um painel onde você listará todos os nomes de projetos em negrito para facilitar a visualização.

O painel também deve incluir um resumo dos projetos, como marcos, prazo, progresso atual, orçamento vs. custo e alocação de recursos. Você também pode usar diferentes gráficos para visualizar os dados em um só lugar. Posteriormente, você pode criar seções separadas para cada projeto e analisá-las individualmente.

Há alguns ferramentas robustas de gerenciamento de portfólio de projetos disponíveis no mercado. Você pode escolher qualquer uma dessas melhores ferramentas para criar relatórios profissionais e abrangentes.

8. Convenção de Dados e Rotulagem

Seus relatórios de projeto devem conter uma convenção padrão para dados e rótulos. Se você deseja criar um relatório para sua organização, siga a convenção organizacional. Se estiver criando um para um cliente, convém discutir com eles como gostariam que as informações fossem apresentadas no relatório.

Além disso, use rótulos curtos e precisos em seu relatório para que qualquer pessoa possa entender sem qualquer dificuldade. Além disso, tente seguir os padrões locais de hora e data. Se você estiver trabalhando para uma organização do Reino Unido com sede nos EUA, usar as convenções de data dos EUA seria o ideal.

9. Gráficos e gráficos interativos

Não importa o tipo de relatório que você está prestes a fazer, o público achará os gráficos interativos mais úteis. Linhas e colunas cheias de dados numéricos podem tornar as pessoas desinteressadas. Em vez disso, crie tabelas e gráficos que mostram dados adicionais quando alguém passa o cursor do mouse sobre o gráfico.

Existem vários gráficos e tabelas que você pode usar em seus relatórios. Entre eles, gráficos de pizza, gráficos de linha e gráficos de barra são os mais comuns. Dependendo do tipo de dados, você precisa escolher um gráfico ou diagrama para facilitar a visualização.

10. Seção de Feedback

Cada relatório de projeto geraria feedback positivo ou negativo. Todos os relatórios do projeto devem incluir uma seção onde os clientes ou gerentes podem oferecer seus comentários. Depois de passar pelos relatórios, o público pode dar seus comentários e sugestões nessa seção.

Portanto, você não precisa pedir feedback separadamente. Também mostrará que você está disposto a conhecer suas limitações e fazer melhorias. Posteriormente, você pode implementar as sugestões no fluxo de trabalho do projeto.

Comece a criar um relatório de projeto

Uma apresentação bem-sucedida depende de como você cria o relatório para o público. Durante a preparação do relatório, mantenha os pontos mencionados acima em mente para fazer relatórios de projeto eficientes.

Você também pode usar uma ferramenta de visualização de dados robusta para apresentar os relatórios profissionalmente, juntamente com um toque de criatividade.

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