Os 8 melhores tipos de relatórios de gerenciamento de projetos que você deve saber

Os relatórios de gerenciamento de projeto referem-se à visão geral de alto nível que contém dados críticos relacionados ao projeto em um formato fácil de entender. Estes enfocam vários aspectos de um projeto e lançam luz sobre o status atual, problemas possíveis ou existentes e suas soluções.

Aprenda sobre os principais tipos de relatórios de projeto que podem fornecer informações em tempo real para suas equipes.

1. Painel / Saúde do Projeto

Um painel de projeto ou relatório de funcionamento permite que você saiba como o projeto está indo e o que a equipe pode fazer para melhorar o desempenho. Normalmente, você apresenta este relatório ao cliente ou outras partes interessadas. Assim, eles podem visualizar informações como evolução e lucratividade.

Também ajuda a identificar se o projeto está fora dos trilhos e o que você pode fazer para colocá-lo de volta nos trilhos.

Um relatório do painel do projeto deve conter o portfólio geral, incluindo a integridade do projeto (status do projeto em verde, amarelo ou vermelho), o progresso do marco de um determinado projeto, a lucratividade do projeto comparando o orçamento e custo, e

progresso do projeto de acordo com a programação.

2. Tarefas e Status do Projeto

Se você gosta de gerenciamento de projetos, é o tipo mais comum de relatório que você precisa preparar. Você pode ter que produzir este relatório em uma base semanal ou mensal. Tem como objetivo mostrar o quão longe a equipe foi para atingir os objetivos de um projeto.

Se você precisa preparar esses relatórios regularmente, é melhor automatizar o processo para economizar tempo e esforço. Você pode usar os dados da ferramenta de gerenciamento de tarefas para preencher o relatório.

Você também pode usar um modelo padrão para o relatório. Isso o ajudará a pular o trabalho de criar um relatório de status sempre do zero.

3. Disponibilidade de recursos e habilidades

Os relatórios de disponibilidade de recursos são essenciais para todo gerente de projeto. Usando este relatório, você pode atribuir e delegar tarefas ao membro certo da equipe. Mostra qual membro da equipe está ocupado e quando.

Se você está planejando fazer um cronograma para um novo projeto ou procurando alguém desocupado por delegação de tarefas, verifique a disponibilidade neste relatório. Você também pode localizar os membros que trabalham em plena capacidade e que podem precisar de ajuda.

Assim, você pode garantir uma distribuição uniforme de tarefas para maior eficiência e resultados mais rápidos.

4. Riscos do Projeto

Todo projeto vem com um certo número de riscos. Portanto, seu relatório de risco deve conter todos os riscos percebidos e reais relacionados a um projeto. Você pode precisar enviar este relatório uma vez por mês.

No entanto, incentive seus colegas de equipe a registrar todos os riscos em que possam pensar em tempo real. Isso o ajudará a reunir todos os dados em um só lugar quando precisar criar um relatório.

Além de listar todos os riscos, seu relatório pode incluir apenas os riscos de alto nível em detalhes e um resumo de como você planeja gerenciar os riscos de baixo nível. Você pode registrar os riscos em uma planilha, mas é melhor receber ajuda de uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

5. Orçamento e despesas

Você deve criar um relatório de orçamento para finalidades diferentes. O relatório de orçamento que você faz no final do projeto para o seu cliente é o mais comum. Além disso, você pode criar um relatório de despesas várias vezes quando o projeto está em andamento.

Isso ajudará a equipe a determinar se as despesas do projeto estão fora de controle. Nesses casos, você pode controlar o custo imediatamente e não precisa se surpreender se a despesa ultrapassar o limite do orçamento quando o projeto terminar.

Um relatório de orçamento e despesas deve incluir o orçamento estimado para cada tarefa ou segmento de um projeto e o custo real. Certifique-se de registrar todas as despesas em tempo real para evitar problemas ao juntar todas as despesas durante a criação do relatório.

6. Controle de Tempo

Muitos clientes fazem pagamentos de acordo com o tempo gasto em um projeto. Para eles, é obrigatório gerar relatórios de tempo após a conclusão do projeto. O relatório mostra quanto tempo os membros da equipe investiram em tarefas relacionadas a um projeto.

Este relatório também manifestará o tempo geral gasto em cada tarefa e a quantidade de tempo que cada membro da equipe investiu. Além disso, você pode usar o controle de tempo para melhorar o desempenho de sua equipe e a produtividade individual.

Depois de analisar o tempo gasto pelos colegas de equipe em várias tarefas, você pode descobrir facilmente quem pode fazer o trabalho com mais eficiência. Posteriormente, você pode atribuir tarefas às pessoas que elas podem realizar com rapidez e eficiência.

7. Bugs e problemas

Embora não seja possível ter um projeto sem qualquer problema ou bug, você pode definitivamente trabalhar para manter a contagem no mínimo.

Preparar um relatório detalhado sobre os bugs e problemas identificados garantirá que você possa encontrar soluções rápidas para esses problemas para entregar o projeto a tempo. Um bug de projeto ou relatório de problema deve conter informações cruciais, como problema ou número do bug, data de identificação, o problema levantado por, descrição, prioridade, resolução e status do bug.

Atualizações regulares de tais relatórios durante o ciclo de vida do projeto minimizar distração e evitar a frustração do cliente. Isso também o salvará do risco de atrasos no projeto e penalidades.

8. Análise de variação

O relatório de variação é uma ótima maneira de saber se um projeto está no caminho certo. Neste relatório, você analisa e compara a diferença entre a estimativa e o resultado de vários aspectos de um projeto. Neste relatório, use uma métrica padrão para medir os dois dados.

Este relatório o ajudará a identificar se você está adiantado, com pouco ou dentro do cronograma. Você pode comparar seu orçamento, recurso, escopo ou programação no relatório.

No entanto, os gerentes de projeto geralmente escolhem este relatório para analisar o orçamento, despesas e tendências de trabalho de um projeto. O tempo para gerar esses relatórios varia de projeto para projeto. Embora os clientes possam precisar desse relatório no final de um projeto, você pode querer criá-lo periodicamente durante o ciclo de vida do projeto para obter melhores insights.

Qual relatório você deseja criar a seguir?

Agora que você conhece os tipos de relatórios que pode criar para projetos, junto com seus recursos, pode escolher facilmente qualquer um com base em suas necessidades. Se você usar um aplicativo de relatórios, a criação de relatórios não será desafiadora e demorada.

O bom é que a maioria das plataformas de gerenciamento de projetos também funcionam como ferramentas de relatório.

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