Como melhorar a gestão do tempo com o princípio DRY

Se você trabalha em um escritório ou em casa, é provável que grande parte da sua produção seja digital, e isso geralmente vem com tarefas demoradas ou repetitivas que você realiza diariamente.

Você pode ter ouvido o termo “trabalhe de maneira mais inteligente, não mais difícil”, e é precisamente aí que o princípio DRY entra. DRY significa Don't Repeat Yourself e descreve exatamente como você pode melhorar o gerenciamento do tempo e a produtividade.

Como funciona o princípio DRY?

O princípio DRY foi originalmente mencionado em The Pragmatic Programmer, um livro publicado em 1999, e foi usado por programadores para simplificar o código. A principal premissa por trás disso é que, em vez de repetir manualmente os mesmos fluxos de trabalho indefinidamente, você automatiza esse processo para economizar tempo.

Superficialmente, isso pode parecer óbvio, mas há muitas tarefas que os funcionários repetem todos os dias. Por exemplo, quantos e-mails você recebe e escreve diariamente? Para cada e-mail que você envia, você está basicamente recriando a mesma estrutura com uma redação ligeiramente diferente e isso é muito demorado.

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O princípio DRY exige que você anote todas as ações que realiza no trabalho, uma por uma. Para atender a esse requisito, você pode incluir tarefas que se enquadram nas seguintes categorias:

• Não planejado, como mensagens de entrada de clientes.
• Responsabilidades mensais e anuais, como relatórios anuais ou um a um.
• Rotina ou coisas que você faz todos os dias.

Com esta lista, você pode começar a descobrir quais funcionam com o princípio DRY. Preste atenção em como cada um é repetitivo, demorado e / ou assustador e tome nota disso. Seus principais candidatos serão os principais temas do Princípio DRY, e você pode começar a automatizá-los o máximo que puder.

Haverá alguns que você não pode automatizar totalmente e, nesses casos, você pode simplificar aspectos da responsabilidade.

Crie modelos para seus e-mails

Uma das maneiras mais simples e indiscutivelmente a melhor de automatizar sua saída é criar um modelo. Conforme mencionado, muitas das ações que você executa provavelmente dependem da mesma estrutura específica, por exemplo, emails enviados a clientes e relatórios mensais. Ter um banco de modelos reduz significativamente a repetição.

Você pode automatizar seus e-mails de duas maneiras distintas. Você pode usar um aplicativo como TextExpander, que permite que você salve seções de texto no Abreviações e, quando for escrever seu próximo e-mail, basta digitar a abreviatura que deseja usar e ele produzirá automaticamente esse texto. Da mesma forma, você também pode usar isso no Slack e em outros serviços de mensagens instantâneas.

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Como alternativa, você pode automatizar seus e-mails no aplicativo. No Outlook 365, basta fazer o seguinte:

1. Destaque o texto que deseja salvar.
2. Vou ao Inserir guia e clique Partes Rápidas.
3. Clique Salve a seleção na Galeria de peças rápidas.
4. Dê um nome e clique em OK.
5. Quando você quiser usar, vá para Inserir> Partes Rápidas e selecione o que deseja usar.

Para o Gmail, você precisará garantir que Modelos estão habilitados. Simplesmente vá para Configurações> Avançado> Modelos e clique Habilite> OK. Em seguida, siga estas etapas:

1. Em um e-mail, realce o texto desejado.
2. Clique nos três pontos verticais em seu e-mail, vá para Modelos e clique Salve o rascunho como modelo.
3. Então, para usá-lo, clique nos pontos verticais em um e-mail, vá para Modelos e selecione o que deseja usar.

Crie modelos para o seu trabalho

Assim como os e-mails, você pode criar modelos para praticamente qualquer trabalho concluído. Seja um relatório, uma planilha, um projeto ou qualquer outra coisa. O objetivo é usar o mínimo de repetição possível com cada ação, para que um modelo resolva isso facilmente.

A Microsoft e o Google têm uma grande seleção de modelos que você pode escolher ou pode criar o seu próprio. Embora a configuração inicial possa levar algum tempo, ela se pagará mais do que a longo prazo. Da mesma forma, se você regularmente apresenta apresentações de slides, faça um modelo padrão que você pode retornar e editar conforme necessário.

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Certifique-se de salvar todos os seus modelos em um local específico para que você possa acessá-los quando necessário. Se você achar que um deles não está economizando seu tempo, use textos de trabalhos anteriores para informar sua redação.

Automatize suas tarefas de rotina

Há uma infinidade de tarefas que você executa que são incrivelmente repetitivas. Desde agendar eventos, escrever sua lista de tarefas, fazer anotações, salvar arquivos e muito mais. Embora possam levar apenas alguns minutos para fazer, isso aumenta rapidamente e tira o foco do trabalho.

Zapier é um aplicativo fantástico para agilizar vários fluxos de trabalho, pois permite a comunicação entre os aplicativos que você mais usa e envia dados para concluir tarefas. Por exemplo, se você usa o Gmail e o Google Drive, pode configurar um fluxo de trabalho no qual seus anexos de e-mail são salvos automaticamente no Google Drive. Isso elimina o intermediário, por assim dizer.

Ao criar sua conta gratuita, basta fazer o seguinte:

1. De você Painel, clique Criar Zap.
2. Procurar para um aplicativo que você usa, onde ocorre um evento, por exemplo, Gmail.
3. Escolha um Evento de gatilho, por exemplo, você recebe um e-mail.
4. Conecte o aplicativo.
5. Escolha o aplicativo para o qual deseja que os dados sejam enviados, ou seja, o Google Drive.
6. Escolha o resultado, ou seja, salva um arquivo.

Com a configuração do Zap, esse processo será totalmente automatizado.

O Princípio DRY cobriu você

Com todos esses processos acontecendo em segundo plano, seu tempo é liberado, então você não precisa se preocupar em concluir manualmente essas tarefas repetitivas. De todas as ferramentas de produtividade, o princípio DRY torna o trabalho de gerenciamento de tempo mais eficaz.

Use o tempo que você tem agora para maximizar sua produção no futuro, e você descobrirá que pode dedicar muito mais do seu dia às coisas que mais importam. Sempre há coisas às quais você pode aplicar o Princípio DRY, então dê uma olhada em sua carga de trabalho e veja o que você pode automatizar.

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