Como usar o Microsoft Teams, OneDrive e SharePoint Together para trabalho colaborativo

Você pode ver um aumento no número de aplicativos de espaço de trabalho colaborativo recentemente. Se você tem um plano para o Microsoft 365, não precisa de ferramentas de trabalho remoto adicionais. Tudo que você precisa é Microsoft Teams, OneDrive e SharePoint para um trabalho colaborativo altamente produtivo e sem distrações em casa ou no escritório.

Neste artigo, discutiremos como o Microsoft Teams, OneDrive e SharePoint podem ajudá-lo com tarefas / gerenciamento de documentos, colaboração remota e conversas.

Microsoft Teams for Collaborative Work

O Microsoft Teams segue uma abordagem de 360 ​​graus para colaboração e comunicação. Você e sua equipe podem simplesmente cuidar de muitos aspectos do projeto diretamente das equipes. Você pode fazer reuniões de equipe, ligações individuais, mensagens, acesso a arquivos e trabalhar em bugs.

A seguir estão os recursos vitais orientados para o trabalho colaborativo do Microsoft Teams que permitem que equipes remotas e híbridas operem em todas as suas capacidades:

1. Chamadas, reuniões e textos

O Microsoft Teams é um aplicativo robusto para chamadas e reuniões de equipe. Você pode agendar reuniões no Calendário do Outlook para reuniões de equipe de um grupo de equipe específico.

Cada membro receberá alertas automáticos para que ninguém perca nenhuma reunião importante do projeto. As equipes também permitem que membros da equipe de locais remotos participem da reunião por meio de chamadas telefônicas.

O Microsoft Teams segue o formato encadeado para textos de grupo. Chame a atenção dos membros da equipe marcando-os com @ assinar durante a mensagem.

2. Compartilhamento de tela

Durante as reuniões da equipe, clique no Compartilhe conteúdo botão para compartilhar vários ativos de seu computador. O Microsoft Teams permite que você compartilhe:

• Desktop para colaboração perfeita com várias janelas, pop-ups, notificações e aplicativos.
• Uma janela específica quando você precisa se concentrar em um determinado conteúdo e manter a privacidade da atividade da área de trabalho.
• Apresentações em PowerPoint. O público pode passar pelos slides, se quiser.
• Microsoft Whiteboard para design colaborativo de UI / UX, design de produtos e muito mais.

3. Equipes Públicas e Privadas

Os canais públicos da equipe permitem que você colabore livremente com contatos externos. Por exemplo, crie grupos públicos para designers gráficos, desenvolvedores de aplicativos ao colaborar com os desenvolvedores do cliente.

Quando você está trabalhando em algo fora do projeto do cliente, é melhor criar um canal de equipe privado para os membros da equipe. Você pode compartilhar arquivos, discutir ideias e tomar decisões que estão fora do escopo do cliente.

OneDrive para trabalho colaborativo

OneDrive é um serviço de armazenamento em nuvem da Microsoft com excelente segurança de dados. A ferramenta torna mais fácil para os membros da equipe acessar arquivos e documentos de projetos de qualquer lugar.

Quando você configura uma equipe no Microsoft Teams, o OneDrive se torna o armazenamento em nuvem padrão. Você pode usar os seguintes recursos para trabalho colaborativo dentro da equipe ou entre as equipes:

1. Armazenamento e sincronização de arquivos

Você pode criar uma biblioteca compartilhada para cada projeto. Em seguida, adicione os membros da equipe que precisam trabalhar no projeto. Agora, todos os membros podem acessar qualquer arquivo que você criar ou enviar para esta biblioteca.

Os aplicativos do OneDrive sincronizam seu dispositivo com a plataforma em nuvem e salvam automaticamente o arquivo mais recente na unidade local. Portanto, você e sua equipe podem trabalhar nos documentos do projeto mesmo se a Internet não estiver disponível por um tempo. Porém, qualquer colaboração em tempo real não estará disponível quando seu dispositivo estiver offline.

2. Controle de compartilhamento e acesso

Você tem controle total sobre seus dados. A menos que você compartilhe qualquer arquivo em qualquer grupo do Microsoft Teams ou biblioteca compartilhada do OneDrive, seu arquivo é totalmente privado. Se você precisar compartilhar qualquer arquivo com urgência, simplesmente arraste e solte o arquivo em uma biblioteca compartilhada ou grupo de equipes.

Você pode definir vários controles de acesso para arquivos e documentos do projeto. Vamos considerar que você está trabalhando em um blog para o próximo Dia da Segurança do Computador. Você precisa de sugestões criativas da equipe.

Você pode compartilhar manualmente o link de conteúdo com alguns membros da equipe e não desnecessariamente com toda a equipe. Em seguida, você pode restringir o download de conteúdo, fornecer acesso somente para revisão e assim por diante.

3. Colaborador de marcação

Editores de conteúdo, editores e gerentes de projeto podem reduzir sua carga de tarefas implementando a marcação de documentos. Se você estiver editando um rascunho de blog e precisar que o redator adicione alguns dados históricos ao conteúdo, você pode simplesmente mencioná-los no documento usando o @ sinal.

O redator ou criador do conteúdo receberá um e-mail automático com um link para o arquivo e um comentário. Não há necessidade de perseguir o criador do conteúdo por meio de aplicativos de mensagens ou chamadas de voz. Isso economiza muito tempo para você e sua equipe.

4. Edição em tempo real

Você pode reduzir o tempo de criação e aprovação de conteúdo mudando para a edição em tempo real. Para projetos de conteúdo de alto volume, sua equipe deve adotar essa abordagem.

Você e sua equipe de projeto podem abrir o mesmo arquivo Excel, Word ou PowerPoint no navegador. Quaisquer alterações que os criadores de conteúdo, editores e aprovadores façam aparecem para todos os colaboradores.

SharePoint para trabalho colaborativo

Você pode usar o Microsoft SharePoint como o portal de intranet padrão para qualquer projeto. Você pode implantar tarefas, relatórios, fluxos de trabalho e resultados de qualquer projeto online com segurança, sem gerenciar nenhum servidor de back-end.

Aqui está uma lista de recursos do SharePoint que você deseja usar para o trabalho colaborativo com uma força de trabalho totalmente remota ou híbrida:

1. Gerenciamento de conteúdo

Você pode gerenciar dados de projeto como documentos, arquivos, imagens, ativos de design, contatos de telefone, contatos de email e vídeos sem esforço no SharePoint. Você pode criar segmentos separados para cada arquivo em um site do SharePoint.

Você pode adicionar um programa de pesquisa baseado em metadados para que os membros da equipe possam acessar facilmente os arquivos de qualquer lugar. Os usuários também podem acessar arquivos do celular porque o SharePoint é um aplicativo móvel responsivo.

2. Site de Comunicação

Você pode usar o SharePoint para comunicação visual. Por exemplo, crie diferentes sites de comunicação em sua intranet para públicos como membros da equipe, clientes, fornecedores e assim por diante.

Agora, você pode postar atualizações sobre um projeto, produto ou serviço para os sites mencionados acima com um clique. Você pode usar sites de comunicação no SharePoint para publicar painéis de status do projeto e coletar comentários de seus clientes.

Os sites do SharePoint também permitem adicionar eventos de calendário, cronogramas e tarefas para gerenciamento de projetos com facilidade.

3. Compartilhamento e controle de permissão

Você pode definir diferentes regras e níveis de compartilhamento no SharePoint. Por exemplo, os membros da equipe podem obter acesso para edição, colaboradores externos têm acesso para visualização e os clientes obtêm controle total sobre um site de projeto no SharePoint.

Existem vários controles de permissão em sites do SharePoint que você pode utilizar para facilitar o acesso ao conteúdo com a segurança apropriada instalada. Você pode escolher entre Controle Total, Design, Editar, Contribuir e Ler.

Colaboração produtiva e acessível

Utilizar todos esses recursos de trabalho colaborativo do Microsoft Teams, OneDrive e SharePoint é muito fácil.

Agora você pode começar com tarefas de projeto, gerenciamento de documentos, quadro branco em tempo real e colaboração de equipe de qualquer lugar.

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Com o Microsoft Teams, você pode planejar, organizar o trabalho e colaborar perfeitamente como um líder de equipe. Aqui estão algumas dicas para ajudar você a começar!

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