Preparação 1 Nunca planeje uma reunião sem propósito. Se você pode realizar o que precisa com um e-mail ou um memorando, é melhor poupar algum tempo para você e seus colegas. 2 Comece com um item de ação principal, o propósito final da reunião. Qual é o seu objetivo ou resultado desejado? Por que você está convocando? O que precisa ser feito? 3 Depois de definir o objetivo da reunião, pense um pouco sobre o tipo de reunião que seria melhor - um a um? Uma sessão entre duas pequenas equipes? Ou simplesmente você, o líder, falando a alguns jogadores importantes sobre seu plano de jogo? 4 Depois de decidir seu foco principal, esboce tudo o que precisa acontecer para apoiar esse resultado. Simplifique o plano como um todo em itens de ação menores; tudo concreto, tangível e atribuível a uma coorte. 5 Muitos escritórios já estão integrados com o trabalho remoto e usam aplicativos comuns de reunião virtual, como Zoom, Skype ou Google Meet. Se você ou sua empresa são novos no mundo dos espaços remotos de reunião, faça pesquisas e escolha o melhor aplicativo de reunião virtual para suas necessidades. 6 Decida quanto tempo sua reunião deve durar; como regra geral, sua reunião não deve durar mais de uma hora. Crie uma programação simples para a duração de sua reunião, dividindo seu tempo total alocado em blocos distintos e definidos, cada um dedicado a algo específico. 7 No caso de uma reunião que realmente precise exceder a duração de uma hora, uma pequena pausa no meio pode ser apropriada. Programe cinco minutos se for uma longa jornada. 8 Se o seu escritório doméstico ou área de trabalho ainda não está equipado para uma reunião virtual, certifique-se de que tudo esteja em ordem antes do dia da sua reunião. Um fundo claro e neutro e uma forte fonte de iluminação tornam a imagem em miniatura profissional. 9 Prepare uma folha de pauta com antecedência para que os participantes possam consultá-la enquanto você conduz sua reunião virtual. Esta folha os ajudará a ficar com você enquanto você fala; também o ajudará a esclarecer sua visão para a reunião e a organizar suas próprias ideias. 10 Uma apresentação de slides formal ou apresentação de PowerPoint também pode economizar tempo, especialmente se você tiver muitos fatos, estatísticas ou números para compartilhar neste período de tempo limitado. 11 Se um recurso pode ser compartilhado digitalmente, é sempre mais rápido fornecer uma lista de hiperlinks, documentação e referências para sua equipe do que ensiná-los tudo o que eles precisam saber durante a reunião em si. Se for necessária uma sessão de treinamento mais envolvente, ela deve ser agendada separadamente e em grupos, se possível. 12 Identifique quaisquer obstáculos e incógnitas que você ainda está resolvendo. Se necessário, planeje um pouco de tempo para uma discussão aberta. Descreva algumas possibilidades diferentes a serem buscadas se o caminho à frente não estiver claro. 13 Dê a si mesmo uma lista de verificação para consultar depois de fazer seu discurso. Deve ser uma lista de tudo o que você precisa transmitir à sua equipe, bem como seus itens de ação e tudo o que leva a eles logisticamente. Esta disposição garante que nada seja esquecido no momento.
Convites 14 Avalie sua lista de itens de ação e visualize a equipe que você precisa formar para cuidar deles com eficácia e eficiência. Quem precisa comparecer? Qual é o motivo de cada participante ser incluído? 15 Convide apenas quem você precisa. Embora você não deva se sentir limitado a um número específico ou outro, sempre vale a pena manter sua lista de convidados o mais curta e simples possível, sem se esquecer de ninguém importante. 16 Convide sua lista de participantes com antecedência, sempre que possível. Reuniões de última hora são boas quando necessárias ou em caso de emergência; ao planejar projetos mais complexos e organizados, no entanto, sua mente deve estar sempre algumas semanas à frente. O dia de 17 Antes de começar, limpe sua área de distrações potenciais, especialmente se você estiver sintonizando de casa. 18 Almoce ou faça um lanche rápido com antecedência e tenha um copo d'água a seu lado. 19 Assim como em qualquer outro encontro profissional, sua aparência deve ser bem-educada e adequada ao escritório. 20 Uma verificação de microfone, câmera e Wi-Fi antes da reunião é uma forma de evitar um infeliz soluço técnico durante o show. Se estiver usando um laptop, certifique-se de estar conectado, conectado e pronto para trabalhar. 21 Sua webcam deve ficar na altura dos olhos. Tente apertar a janela o mais próximo possível do olho da webcam. Você deseja manter seu feed confortável para vigiar aqueles com quem se reunirá. O contato visual ajuda. 22 Se você está nervoso ou nunca participou de uma reunião remota on-line, pratique com a câmera com antecedência, sem ninguém assistir. Seu sorriso na tela provavelmente será muito diferente do seu sorriso real; Emotando para a câmera é uma habilidade, mas, depois de algumas reuniões virtuais, você nem precisa pensar sobre isso. 23 Silencie seu telefone; desligue as notificações da área de trabalho e qualquer outra coisa que possa fazer barulho durante a reunião. Se possível, combine algum tempo antes da reunião para responder a mensagens de última hora ou para verificar qualquer coisa importante que você esteja monitorando ativamente. 24 Você deve ter um aplicativo de anotações ou um bloco de papel e uma caneta à mão para anotações rápidas e tarefas. Você deve estar presente, engajado e interessado em quem está falando e em tudo o que está sendo dito. No decorrer 25 Se você é o organizador da reunião, vá direto ao assunto rapidamente. Comece pronta e pontualmente e diga o que precisa ser dito antes de se concentrar em seu primeiro item de ação. 26 Se apropriado, você pode precisar designar alguém para registrar a ata da reunião. Alguns tipos de software colaborativo podem realmente fazer isso por você. A documentação é a maneira mais rápida de atualizar rapidamente os que não estão presentes e mantém todos os envolvidos responsáveis pelo que foi realmente dito e compartilhado. Tente não pular, se possível. 27 Dependendo do tamanho e da natureza da reunião, as apresentações podem ser necessárias. Agende um bloco de tempo dedicado para apresentações no início de sua reunião, se necessário. 28 Atribuir funções a cada item de ação será, naturalmente, uma das partes mais importantes de qualquer reunião virtual. Novamente, você já deve saber quais são essas funções e quem as ocupará antes do início da reunião. 29 Estabeleça um cronograma e faça-o visualmente, se possível. Avise a todos quando você chegará na base da próxima vez. Atribua prazos de forma inteligente. Comece com antecedência suficiente para que todos tenham tempo mais do que suficiente para ter sucesso. 30 Minimize conversas sem objetivo, especialmente no início da reunião. Depois de ganhar algum impulso, geralmente não será necessário continuar microgerenciando. 31 Uma rápida recapitulação no final, revisando cada função e objetivo, é uma forma de reforçar o resultado da reunião. 32 Antes do encerramento da reunião, certifique-se de que todos estão deixando a mesa com tudo de que precisam para seguir em frente. Todos devem saber qual é seu papel e o que se espera deles antes de assinar o contrato. Conte por alguns minutos no final para esclarecer quaisquer dúvidas e esclarecer qualquer confusão. 33 Se você tem tempo sobrando no back-end e ninguém está dizendo nada, ligue mais cedo. Confirme se todos estão na mesma página e prossiga com o dia. Depois de 34 Se você mesmo ou um superior lhe atribuiu um item de ação, siga em frente. Comece a trabalhar em itens de ação de curto prazo imediatamente. Comece a planejar as coisas mais adiante. 35 Se você ainda não tiver um, um novo calendário de grupo pode ser uma maneira conveniente de planejar reuniões subsequentes no futuro. Isso será especialmente útil se essa equipe for colaborar com frequência, pelo menos em um futuro previsível. 36 Se estiver seguindo instruções ou pedidos, controle todos os problemas que encontrar ou dúvidas que surgirem. Consultas não urgentes geralmente podem ser relegadas a uma lista que você adiciona à medida que avança. Claro, se você estiver realmente travado, deve sempre estender a mão imediatamente para se colocar de pé. 37 Lembre-se de todas as suas "vitórias", mesmo as pequenas coisas, antes de realmente concluir seu item de ação como um todo. Eles são uma ótima maneira de acompanhar seu progresso e podem fornecer um impulso moral muito necessário em momentos de frustração. 38 Conforme você e seus colegas progridem, novos objetivos e desafios emergem do horizonte. As funções evoluirão e novos objetivos se apresentarão - para manter tudo junto em tempo real, uma linha aberta de comunicação é vital. Quando um membro da equipe é bem-sucedido, eles devem saber o que vem por aí. Sempre dê a cada pessoa algo para fazer e um lugar para ir. Futuro 39 Acompanhe tudo. Se você estiver orquestrando o empreendimento, volte sempre que necessário, especialmente se alguém parecer estar tendo dificuldades. 40 Pense na reunião em seu próprio horário. O que foi bem? O que se arrastou? Considere o que funciona para você e sua equipe e o que não funciona. Faça o que puder no futuro para evitar cair nas mesmas armadilhas.
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