Como escrever um e-mail eficaz rapidamente (4 ferramentas de IA que você pode usar)

Ao contrário das mensagens de texto normais, a escrita de e-mail é diferente. As pessoas tendem a pensar muito quando se trata de escrever um e-mail do zero. Você se pergunta o que incluir, o que evitar e Deus sabe se o que você está escrevendo atualmente está certo?

Sendo um provedor de serviços, tenho que escrever dezenas de e-mails todos os dias. E isso me torna a pessoa perfeita para responder às suas perguntas.

Com as informações adequadas, escrever e-mails eficazes com mais rapidez se torna tão fácil quanto digitar uma mensagem em um aplicativo de bate-papo. Em seguida, você também pode usar ferramentas de IA para acelerar o processo. Veja como.

10 dicas para escrever e-mails eficazes mais rápido

1. Trate a linha de assunto como o resumo do seu e-mail

Quando você tem que enviar um e-mail, a primeira coisa que você precisa fazer é escrevendo uma linha de assunto poderosa. É a primeira coisa que o destinatário vê, e qualquer e-mail com uma linha de assunto ruim ou sem assunto pode ser excluído ou acabar na pasta de spam.

Portanto, você pode precisar de um minuto extra para pensar e escrever. A maneira mais fácil de evitar que suas linhas de assunto sejam genéricas ou vagas é tratá-las como manchetes. Tudo que você precisa fazer é resumir seu e-mail de forma concisa e informativa.

2. Cumprimente-os

Após a linha de assunto, você deve definir o tom do seu e-mail e causar uma boa impressão no destinatário. Cumprimentá-los, formal ou informalmente, é a maneira perfeita de fazê-lo. Se você está confuso, opte pelo caminho formal.

Aqui estão as diferentes maneiras de cumprimentar seus destinatários:

• Olá: Isso é para conversas diretas e amigáveis.
• Oi: É simples e educado.
• Querido: É um pouco antinatural, mas você pode usá-lo ao entrar em contato com um executivo ou algo assim.

3. Adicionar uma frase de abertura

Depois de cumprimentar o destinatário, você deve sentir vontade de falar sobre o que é seu e-mail, mas faça uma pausa por um segundo. Antes de dizer qualquer coisa, escreva uma frase de abertura para iniciar seu e-mail com um bom fluxo.

Uma das melhores maneiras de fazer isso é adicionando uma linha de abertura.

Aqui estão alguns exemplos que você pode usar diretamente:

• Permita-me apresentar-me.
• É ótimo ouvir de você.
• Espero que estejas bem.
• Estou entrando em contato sobre ____
• Obrigado pela atualização.
• Estou fazendo check-in em ____
• Parabéns pela sua (conquista recente).

4. Apresente-se

Se você está enviando um e-mail para alguém pela primeira vez, deve se apresentar antes de falar sobre qualquer outra coisa.

Embora as pessoas geralmente falem por horas, elas começam a suar quando solicitadas a se apresentar. Não se preocupe. Não tem que ser assim. Para facilitar, use um dos seguintes formatos.

• Meu nome é (nome completo) e sou um (sua função atual).
• Eu sou (Nome Completo) e trabalho para uma empresa (Indústria) chamada (Nome da Empresa).

A melhor prática é incluir apenas uma ou duas frases sobre você, e não mais do que isso.

5. Vá direto ao ponto

A melhor maneira de garantir que seu e-mail seja valioso para o destinatário é torná-lo uma entrega rápida das informações de que ele precisa. Em outras palavras, vá direto ao ponto mais rápido.

Você cumprimentou o destinatário, escreveu uma linha de abertura / se apresentou, agora escreva por que está enviando o e-mail. Se você tiver que discutir várias coisas, priorize-as e comece seu e-mail com a coisa mais importante. Pode ser responder a uma pergunta ou fazer um pedido.

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6. Inclua uma grande ideia

Se o seu e-mail acabar sendo um pouco longo, siga uma dica da redação de conteúdo regular e adicione uma conclusão ou uma grande ideia no final.

Isso colocará todo o foco na coisa mais importante. Por exemplo, você precisa que algo seja feito primeiro ou precisa de uma resposta imediata para prosseguir com um projeto, etc. Você também pode adicionar uma conclusão dizendo algo como: O principal resultado de nossa discussão é [____].

7. Mantenha-o conciso

Um profissional médio recebe mais de cem e-mails por dia. Isso implica que a maioria das pessoas com quem você entra em contato está ocupada. Não importa o quanto eles gostem de você, eles provavelmente não estarão dispostos a nenhum tipo de divagação. Portanto, mantenha seus e-mails curtos e amáveis.

Outra desvantagem dos e-mails longos é que às vezes eles ficam vagos, fora do ponto principal ou podem até criar mal-entendidos.

8. Seja respeitoso e generoso

A beleza de escrever e-mails respeitosos e educados é que você pode discordar de alguém, apresentar opiniões alternativas ou até mesmo pedir favores, mas ainda assim parecerá bom para ler.

Se você está planejando fazer tal coisa em seu e-mail, considere agradecer ao destinatário ou elogiá-lo por seu trabalho ou ideias primeiro. Em seguida, apresente sua opinião sem afirmar diretamente que o que eles fizeram foi ruim ou completamente errado.

9. Adicionar uma frase de encerramento

Sua linha final depende do tipo de resposta que você espera da pessoa para a qual está enviando o e-mail. Você pode optar por encerrar seu e-mail com uma declaração ou uma pergunta fechada, dependendo do contexto. No entanto, evite fechar com uma pergunta aberta a todo custo.

Isso ocorre principalmente porque uma declaração e uma pergunta fechada dão um rumo à sua conversa, mantêm as coisas sob controle e garantem uma resposta.

No entanto, uma pergunta aberta aumenta o tópico de discussão desnecessariamente. Além disso, se você estiver entrando em contato com alguém totalmente ocupado, seu e-mail pode ser completamente ignorado.

Aqui está um exemplo de pergunta fechada.

Vamos discutir isso durante uma ligação. Qual horário funciona melhor para você? [Tempo 1] [Tempo 2] [Tempo 3]

Isso torna o processo de tomada de decisão mais fácil para o destinatário.

Por outro lado, aqui está um exemplo de pergunta aberta.

Podemos discutir isso por telefone. Então, quando você está livre?

Isso pressiona o destinatário para verificar a agenda antes de responder, dificultando a ação.

Além disso, uma declaração também pode ser uma boa ideia para adicionar a um e-mail. Por exemplo:

Ansioso por ouvir de você / trabalhar com você. Tenha um bom dia. Obrigada.

10. Cancelar assinar

Por fim, você pode encerrar seu e-mail com qualquer uma dessas frases de encerramento, dependendo do contexto do e-mail.

• Atenciosamente
• Cumprimentos
• Sinceramente
• Melhor
• Felicidades
• Muitas felicidades

Todas essas dicas são suficientes para ajudá-lo a compor e responda a todos os e-mails da maneira certa.

Se você está procurando por novos projetos ou um novo emprego, ou se seu trabalho atual exige que você envie vários e-mails por dia, essas ferramentas de IA podem ser úteis.

Esta ferramenta ajuda a criar linhas de abertura personalizadas com base nos dados de perfil de seus destinatários no LinkedIn. Tudo o que você precisa fazer é adicionar o URL do destinatário do LinkedIn na ferramenta, e ele virá com linhas de abertura exclusivas com base nos detalhes de seu perfil.

A ferramenta custa US $ 36 por mês para até 200 linhas de abertura.

O SmartWriter.ai ajuda você a coletar dados do perfil público do destinatário e das notícias nas quais ele é mencionado. Ele ajuda você a criar e-mails personalizados para as pessoas com quem você está entrando em contato.

Você pode usá-lo para enviar e-mails frios ou mensagens do LinkedIn para divulgação. A assinatura da ferramenta começa a partir de US $ 49 por mês.

Se você está começando um novo negócio e precisa de financiamento, Snazzy.ai pode ser a ferramenta perfeita para você. Ele ajuda você com modelos de e-mail para lançar VCs ou investidores anjo.

Mas primeiro, você precisa criar uma conta na plataforma. Para começar a enviar e-mails, insira o público-alvo que você está segmentando, as palavras-chave que está procurando e a descrição de sua oferta. E você vai economizar muito tempo, fornecendo um primeiro rascunho personalizado.

Depois disso, você pode ajustá-lo um pouco para garantir a perfeição. A assinatura começa a partir de $ 25 por mês.

Esta é outra ferramenta de IA para ajudá-lo a encontrar o gancho perfeito para seus destinatários. Para começar a usar o Lyne.ai, insira o CSV de seus clientes em potencial com seus e-mails de trabalho ou URLs de perfil do LinkedIn.

Você também pode decidir quantas frases deseja que a ferramenta escreva para a abertura, por exemplo, 1-2 frases ou 3-4 frases, etc. A assinatura começa em $ 99 por mês.

Escrever e-mails nunca foi tão fácil

Se você já achou um desafio reunir todos os pontos para compor um bom e-mail, sua luta termina hoje.

Use essas dicas ou ferramentas para escrever seu próximo e-mail eficaz com mais rapidez!

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