Como criar um recurso de compartilhamento de ideias no trabalho

A pesquisa mostrou repetidamente que dois dos principais motivos para os funcionários pedirem demissão incluem a falta de reconhecimento de seu chefe e comunicação insuficiente. Para resolver isso, a colaboração é fundamental.

Ter um recurso eficaz de compartilhamento de ideias em seu local de trabalho pode melhorar o envolvimento dos funcionários e abrir caminho para a inovação. Aqui, veremos como você pode criar esse tipo de recurso e como fazê-lo funcionar na prática.

Por que você deve criar um recurso para compartilhar ideias

Seja você um gerente ou não, ter um espaço centralizado e livre de julgamentos para promover o compartilhamento de ideias significa que as pessoas têm maior probabilidade de contribuir. Também é útil para os funcionários saberem que são bem-vindos para fazer sugestões, e isso é encorajado.

De muitas maneiras, um recurso de compartilhamento de ideias que é bem utilizado tem vários benefícios, tais como:

• É fácil de usar e atemporal.
• Ajuda os colegas mais calados a fazerem sugestões fora das reuniões da equipe.
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• Todos podem contribuir, independentemente dos horários de turno.
• Você pode torná-lo anônimo.
• Fornece um registro histórico de coisas que já foram apresentadas.

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No entanto, para que isso funcione, o recurso precisa ser bem gerenciado. Isso inclui abordar as idéias das pessoas, comparar as informações e aplicá-las quando apropriado. Os funcionários entenderão rapidamente se for tratado como um exercício de caixa de seleção e as contribuições de todos forem rejeitadas ou ignoradas.

Se feito da maneira certa, você terá um banco interativo de idéias e feedback que pode utilizar para fazer melhorias. Da mesma forma, seus colegas se sentirão ouvidos e podem melhorar a confiança da equipe em seu papel.

Aplicativos de mensagens instantâneas para facilidade de uso

Uma das maneiras mais simples de criar um recurso de compartilhamento de ideias é usar aplicativos ou serviços de mensagens instantâneas. Provavelmente, todo mundo já usa um desses aplicativos no trabalho, então ele tem a vantagem adicional de estar pronto para usar.

Alguns bons exemplos de aplicativos que você pode usar incluem Folga e Microsoft Teams. Você pode criar um canal dedicado que é usado exclusivamente para compartilhar ideias e convidar sua equipe para isso.

Como esses dois aplicativos permitem que você envie e fixe arquivos no canal, você pode até adicionar uma planilha para coletar as informações e gerenciá-las formalmente. Além disso, como as mensagens instantâneas acontecem em tempo real, você pode torná-las interativas apresentando tópicos e iniciando discussões.

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O uso dessa abordagem geralmente é mais adequado para equipes menores que estão todas trabalhando ao mesmo tempo, por exemplo, um trabalho padrão de nove a cinco. Isso se deve simplesmente ao modo como as mensagens instantâneas funcionam e podem ser ideais neste cenário.

As desvantagens de usar esse método, no entanto, são:

• Ele pode rapidamente se tornar incontrolável se for usado com frequência.
• Você precisará pesquisar muitos textos em busca de ideias.
• Os nomes de usuário de todos geralmente são visíveis, portanto, não são anônimos.
• Você não pode moderá-lo facilmente.
• Os funcionários podem se sentir pressionados a contribuir e podem se sentir excluídos se não participarem.

Crie um Quadro de Idéias Digitais

Um quadro digital fornece um espaço online para que todos os seus colegas observem e adicionem em seu próprio tempo. Pense nisso como um quadro de anúncios que todos podem ver sempre que passam.

Um ótimo aplicativo para isso é Padlet, pois fornece vários modelos que você pode escolher para iniciar seu quadro de compartilhamento de ideias. O Padlet é incrivelmente fácil de usar e compatível com praticamente qualquer tipo de arquivo. Isso é benéfico se as pessoas quiserem fornecer imagens ou documentos em suas apresentações ou se quiserem usar anotações de voz.

Com uma conta gratuita, basta criar seu Padlet (tabuleiro), dar um título e adicionar uma descrição, e ele está pronto para uso. Para compartilhá-lo, clique no Compartilhado botão no canto superior direito da tela. Copie o link para a área de transferência e envie para sua equipe. Você pode brincar nas configurações para fazer contribuições anônimas e decidir quem pode editar o quadro.

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Quando um funcionário deseja adicionar sua ideia a ele, ele só precisa clicar no Mais sinal, o que criará um novo pino no quadro no qual eles podem digitar e clicar Publicar. O Padlet também permite que outras pessoas comentem sobre cada pino e marque os favoritos, se você desejar adicionar esse recurso. As informações serão adicionadas em tempo real e você pode organizá-las de acordo com suas preferências.

No entanto, pode causar alguns problemas, como:

• Você precisará garantir que as pessoas adicionem o site aos favoritos ou baixem o aplicativo para uso contínuo.
• Usá-lo com equipes menores pode significar que parece esparso.
• Pode parecer impessoal e carece de elementos de discussão.

Use o Google Files para compartilhar ideias organizadas

Se você deseja que sua equipe compartilhe ideias, mas também deseja garantir que ela permaneça o mais organizada possível, basta olhar para os Documentos e Planilhas Google. Dependendo se você prefere uma planilha ou um documento do Word, pode parecer um pouco diferente, mas você pode estruturá-lo exatamente como quiser.

Os arquivos do Google oferecem recursos de compartilhamento incomparáveis ​​e permitem que os usuários façam edições ao mesmo tempo que outra pessoa. Isso significa que a Planilha ou Documento Google está sempre aberto para negócios e as pessoas podem escolher se desejam permanecer anônimas ou incluir seus nomes.

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A maior vantagem de usar esse meio é que você pode controlar quais informações são adicionadas usando cabeçalhos específicos e listas suspensas. Por exemplo, no Planilhas Google, os cabeçalhos de sua tabela podem incluir:

• Nome
• Área de sugestão (pode ter um menu suspenso com áreas de serviço).
• Qual é a sua ideia ou sugestão?
• Motivo da sua ideia ou sugestão.
• Resposta da administração.

Você pode então usar seu recurso de compartilhamento de ideias para coletar dados, produzir relatórios e manter todos atualizados sobre o progresso de suas ideias.

Os contras de usar arquivos do Google como recurso de ideias são:

• Planilhas e documentos podem parecer monótonos e como “outra responsabilidade” para a equipe.
• Tem recursos de discussão limitados.
• Isso resulta em uma abordagem de cima para baixo para a inovação.
• A equipe precisará marcá-lo e lembrar de usá-lo.

Compartilhamento de ideias facilitado

Com as sugestões acima sobre como criar um recurso para compartilhar ideias entre colegas, você precisará tomar uma decisão sobre qual abordagem se encaixa nas necessidades de sua equipe. Você pode até optar por usar dois dos métodos mencionados. O importante é que pareça um esforço que vale a pena.

Isso pode maximizar o interesse da equipe no desenvolvimento da empresa, e você terá uma grande variedade de insights sobre como as coisas podem ser melhoradas. Sua equipe é o seu maior recurso, portanto, certifique-se de utilizar o conhecimento e a experiência deles, proporcionando um espaço para que eles possam compartilhá-los.

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