As 5 melhores dicas para gerenciar seu espaço digital para maior eficiência

Bem-vindo à era digital, onde a internet é parte integrante do trabalho. Você pode trabalhar e ganhar a vida com seu computador, smartphone e conexão à Internet.

Seu dispositivo conectado oferece um espaço de trabalho digital, o equivalente a um ambiente de trabalho físico. Procurar seus arquivos em qualquer lugar é uma perda de tempo e diminui sua produtividade. Manter seu espaço de trabalho organizado aprimora seu fluxo de trabalho.

Neste artigo, você aprenderá como aproveitar um espaço digital organizado para maior eficiência.

O que é um espaço digital?

O espaço digital é simplesmente um espaço online usado para trabalho. Também se refere a qualquer coisa exibida na tela do seu computador, telefone ou qualquer outro dispositivo digital. Até mesmo seus sites, filmes, fotos, etc., compõem o espaço digital.

Vamos desenhar isso mais perto de casa. Você está lendo este artigo em um espaço digital. E isso porque está em um dispositivo digital.

Os benefícios de gerenciar seu espaço digital

O espaço digital faz parte da nossa vida pessoal e profissional. Às vezes, temos vários arquivos e mensagens em todos os nossos dispositivos, e lidar com eles é opressor.

Você pode experimentar o estresse do computador e abandone seu trabalho quando as informações na tela forem demais para lidar. No longo prazo, isso afeta sua produtividade.

Vejamos alguns dos benefícios de gerenciar seu espaço digital.

1. Melhor eficiência e produtividade

O compartilhamento de documentos online facilita o trabalho em grupo e as colaborações, independentemente da localização física dos participantes. Mas se torna contraproducente quando você suja a tela do computador com esses arquivos.

Gerenciar seu espaço digital é inestimável se você estiver trabalhando em uma estação de trabalho de escritório em casa porque você está mais sujeito à fadiga. A facilidade de encontrar qualquer informação de que você precisa em um espaço digital organizado aumenta sua eficiência e produtividade. É como dirigir em uma estrada livre, sem outros carros para obstruir seu movimento. Você chegará ao seu destino mais rápido.

Existem ferramentas gratuitas que você pode usar para organizar seu espaço digital. Ferramentas como Google Docs, Google Sheets e Google Drive ajudam você a armazenar seus documentos na nuvem. Você pode acessá-los sempre que precisar, em vez de colocá-los na tela do computador.

2. Tempo Livre

O tempo gasto lutando pelo espaço lotado da tela do computador pode ser aproveitado da melhor maneira.

Facilite sua vida usando as ferramentas digitais certas para gerenciar seu espaço digital. Algumas dessas ferramentas são automatizadas, exigindo pouca ou nenhuma supervisão depois de configuradas. Por exemplo, você pode agendar suas publicações nas redes sociais e colocá-las ao vivo automaticamente.

Iniciativas como essa dão a você mais tempo para fazer outras coisas. Além de ter mais tempo para o trabalho, você também tem tempo suficiente para socializar com amigos e familiares.

3. Manter o Foco

Muitas pessoas têm muitos itens em seu espaço digital porque desejam realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Eles acreditam que a multitarefa os torna mais produtivos, mas na verdade é o oposto.

A multitarefa diminui sua produtividade. Pode parecer que você está fazendo mais, mas, na verdade, está fazendo menos.

Organizar seu espaço digital requer que você tenha apenas os arquivos ou páginas da web com os quais está trabalhando abertos no momento. Você se concentra neles até concluir a tarefa em questão, antes de passar para a próxima.

As 5 melhores dicas para gerenciar seu espaço digital

Há uma tendência de você ficar estressado com o espaço digital confuso. Você perde a motivação no meio do caminho para o trabalho. Você provavelmente pensa que está sendo preguiçoso, mas pode não ser o caso. O cérebro humano não funciona tão bem em ambientes desorganizados.

Se você gosta de gerenciar seu espaço digital, as dicas a seguir serão úteis.

1. Crie pastas diferentes para finalidades diferentes

Ao navegar online, você pode encontrar vários materiais que são úteis para o seu trabalho. Quanto mais você baixa esses itens, mais bagunçado seu dispositivo se torna.

Uma boa maneira de manter seu espaço digital limpo é criar pastas para salvar conteúdo semelhante. Em vez de ter itens individuais espalhados por toda parte, você tem apenas algumas pastas. Ele também evita o estresse de fazer uma pesquisa geral no dispositivo para encontrar um único item. Quando você precisa de algo, você sabe onde conseguir.

2. Faça uso da opção de favoritos

A opção “favoritos” ajuda a encontrar os aplicativos, pastas ou arquivos que você mais usa no seu dispositivo.

Alguns mecanismos de pesquisa também usam essa opção para mostrar os sites que você visita com mais frequência. Em vez de digitá-los todos, basta clicar neles em sua página inicial.

3. Exclua o conteúdo que você não precisa mais

Não faz sentido ter fotos, filmes, arquivos ou aplicativos que você não precisa mais em seu dispositivo. É semelhante a limpar o escritório ou a casa. Você se livra de itens velhos e danificados.

Ao fazer isso, você abre espaço para coisas novas sem criar desordem. Se você insiste em ter itens novos e antigos em seu dispositivo, não terá mais espaço para respirar.

4. Faça backup de seus dados

Gerenciar seu espaço digital envolve livrar-se de arquivos ou documentos irrelevantes. Diante disso, você pode decidir formatar ou excluir arquivos em seu dispositivo a qualquer momento. Você corre o risco de perder informações importantes se ainda não fizer backup delas.

Fazer backup de seus dados também é útil se você perder seu dispositivo. Ele fica ainda mais valioso com o backup na nuvem, já que você pode acessar seus arquivos remotamente a qualquer momento.

5. Mantenha sua caixa de entrada limpa

Com várias mensagens chegando à sua caixa de entrada, é fácil ficar confuso. Leia as mensagens importantes e exclua-as se não forem mais úteis para acomodar novas mensagens.

O Gmail tornou o gerenciamento da caixa de entrada mais fácil para seus usuários com suas atualizações recentes. Você pode silenciar ou pausar mensagens e e-mails para evitar distrações.

Uma caixa de entrada limpa melhora sua taxa de resposta. Ajuda você a ver as diferentes categorias de mensagens com clareza. Você pode ler as mensagens não lidas e responder às que não respondeu.

Trabalhe com facilidade em um espaço digital organizado

Você passa muito mais tempo em seu espaço digital do que imagina. Algumas horas se passam e você ainda está na mesma tarefa. A desordem em seu espaço contribui para o tempo prolongado. Os segundos gastos para navegar entre pastas, arquivos e guias somam muito tempo quando combinados.

Você não precisa ir muito longe para ver os benefícios de gerenciar seu espaço digital com eficácia. Experimente você mesmo. Mantenha seu espaço digital limpo enquanto trabalha em seu dispositivo e você verá a diferença. Você não apenas trabalhará mais rápido, mas também ficará mais à vontade.

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