Como vincular dados do Excel à sua apresentação em PowerPoint

Você sempre deseja ter os dados mais recentes disponíveis se estiver fazendo uma apresentação. Dessa forma, você pode garantir que seus slides sejam precisos e reflitam as realidades no terreno.

No entanto, há momentos em que você precisa criar uma apresentação, pois seus colegas ainda estão compilando dados. Como você pode garantir que qualquer alteração feita no banco de dados do Excel reflita no slide do PowerPoint?

É aqui que entra a função Colar link. Veja como usá-lo para garantir que você sempre tenha o banco de dados mais recente e as informações do gráfico em sua apresentação.

Para vincular sua tabela do Excel à sua apresentação, ela deve existir primeiro. Se seus colegas ainda não a criaram, você pode criar uma tabela de espaço reservado, que pode ser selecionada e copiada para que seus colegas de equipe atualizem seu conteúdo. Depois de fazer os dados iniciais, siga as etapas descritas abaixo.

1. Selecione a tabela que deseja copiar para a sua apresentação.
2. Clique em cópia de ou pressione Ctrl + C (Comando + C para usuários de Mac).
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3. Aberto Microsoft Powerpoint.
4. Abra o arquivo de apresentação em que está trabalhando, se já tiver um; caso contrário, clique em Apresentação em Branco.
5. Em um slide em branco, vá para o Faixa do menu inicial.
6. Clique no seta para baixo debaixo de ícone de colar.
7. Escolher Colar especial…
8. Na janela Colar especial, escolha o Colar link botao de radio.
9. Escolher Objeto de planilha do Microsoft Excel.
10. pressione OK.

Uma vez feito isso, você verá a tabela que copiou do Excel aparecer na sua apresentação do PowerPoint.

No entanto, você precisa acessar o arquivo de origem do Excel para editar o conteúdo ou a formatação da tabela adicionada. Para fazer isso, você pode abrir o arquivo onde o salvou; ou você pode clicar duas vezes na tabela e ela abrirá automaticamente o arquivo de origem.

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Criação de um gráfico dinâmico

Uma das maneiras mais fáceis de visualizar, comparar e analisar dados e tendências é usar gráficos. No entanto, se você deseja criar um gráfico a partir da tabela do Excel vinculada que acabou de criar, primeiro deve fazê-lo a partir do arquivo de origem. Depois de fazer o gráfico, você pode copiá-lo e vinculá-lo ao seu arquivo PowerPoint. Veja como fazer.

1. Selecione o gráfico que você cria no Excel.
2. Clique em cópia de ou pressione Ctrl + C (Comando + C para usuários de Mac).
3. Aberto Microsoft Powerpoint.
4. Vá para o slide onde deseja colocar o gráfico que acabou de copiar.
5. No Casafita do menu, Clique no seta para baixo debaixo de ícone de colar.
6. No Opções de colagem, você pode escolher Usar tema de destino e dados de link (L) ou Manter formatação de origem e dados de link (F). Estes são o terceiro e o quarto ícones, respectivamente. A primeira opção permite que você use o tema que está usando para sua apresentação, enquanto a segunda mantém a aparência do arquivo de origem do Excel.
7. Depois de colar o gráfico, você pode movê-lo para se adequar às suas necessidades.

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Atualizando seu gráfico

Infelizmente, se você precisar fazer alterações em seu gráfico, terá que abrir seus dados de origem no Excel. Se você tiver acesso ao arquivo do Excel, poderá apenas fazer alterações diretamente, e isso deve refletir automaticamente no gráfico do PowerPoint.

Se você não tem o arquivo do Excel aberto, você pode clique com o botão direito no gráfico do PowerPoint e escolha Editar Dados > Editar dados no Excel no menu de contexto. Você também pode selecionar Editar Dados > Editar Dados para abrir uma pequena janela se você só precisar fazer pequenas alterações.

Caso as alterações feitas não reflitam automaticamente no gráfico do PowerPoint, você pode atualizá-lo manualmente. Para fazer isso, clique no seu gráfico, vá para o Faixa de menu do Chart Designe clique em Atualizar dados. Isso irá obter as informações mais recentes do arquivo Excel vinculado e atualizar as informações exibidas no gráfico do PowerPoint.

Ao contrário da tabela de dados do Excel, quaisquer alterações feitas no design do gráfico no Excel não afetarão o gráfico no PowerPoint. Por esse motivo, você deve finalizar o design e o comportamento do gráfico do qual está copiando no Excel antes de copiá-lo para a apresentação.

Como alternativa, você pode fazer alterações de design em seu gráfico do PowerPoint de forma independente. Isso significa que você pode alterar a aparência do gráfico de apresentação sem afetar o gráfico copiado do Excel.

Para fazer essas alterações, clique em seu gráfico e vá para o Faixa de menu do Chart Design. Você pode escolher como o gráfico se sente sob Estilos de gráfico. Se você acha que o tipo de gráfico atual não se ajusta bem à sua apresentação, pode até alterá-lo.

Clique em Alterar o tipo de gráfico para abrir uma nova janela. A partir daí, você pode escolher qualquer tipo de gráfico de sua preferência na coluna da esquerda.

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Às vezes, você não consegue se lembrar se as tabelas e gráficos em sua apresentação estão vinculados a um arquivo do Excel. Ou pode ser o caso de você vincular seus dados do PowerPoint a uma planilha, mas não lembrar onde os salvou.

Você pode verificar o arquivo PowerPoint diretamente se ele está vinculado a algum arquivo e onde esses arquivos estão. Para fazer isso, clique em Arquivo no fita do menu. No menu de tela inteira que é aberto, vá para Informações na coluna da esquerda.

Debaixo de Informações janela, no mão direita coluna, vá para Documentos relacionados. Clique em Abrir local do Ficheiro para ver onde os arquivos vinculados são salvos.

Se você moveu os arquivos Excel vinculados, clique em Editar links para arquivos. Uma janela Links aparecerá mostrando cada objeto vinculado e a localização do arquivo anexado a ele. A janela oferece quatro opções:

• Atualize agora: Atualiza os dados do objeto para as últimas alterações no arquivo vinculado.
• Código aberto: Abre o arquivo Excel vinculado.
• Mudar fonte ...: Abre uma janela do Explorador de Arquivos para alterar o arquivo vinculado.
• Quebrar link: Remove o link da sua apresentação.

Fique sempre atualizado

Esse recurso bacana apareceu pela primeira vez no Microsoft Office 2010 e, desde então, está disponível para todos os usuários do Office. Portanto, sempre que estiver fazendo uma apresentação com base em dados incompletos, você não precisa mais se preocupar em atualizá-la manualmente no futuro.

Copiando as informações do Excel e colando-as em sua apresentação como um item vinculado, você tem a garantia de ter os dados mais recentes atualizados em seu arquivo PowerPoint automaticamente.

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