As 5 melhores dicas para escrever uma declaração de propósito de projeto assassino

Você sabia que custará menos esforço físico, mental e emocional se você dominar a arte de criar uma declaração de propósito de projeto (PPS)? Isso não é tudo. Com apenas alguns ajustes e uma xícara de café, você pode tornar sua jornada PPS uma segunda natureza para o sucesso.

Quando você adota a abordagem certa para aprender e compreender a PPS, pode mais do que dobrar sua autoestima em um ano.

Você não gostaria de continuar lendo para saber mais sobre por que você precisa de uma declaração de propósito de projeto e algumas dicas para escrever aquelas consistentes e viáveis? Vamos indo.

O que é uma declaração de propósito do projeto?

As declarações de propósito do projeto (PPS) são planos bem articulados, projetados para preparar, energizar e orientar as equipes com um roteiro de realização de um projeto ao vivo. O PPS fornece informações específicas sobre como, o quê, quando e por que os projetos decolam da maneira que decolam.

Sua declaração de propósito também é seu plano de projeto. Para um resultado bem-sucedido, ele identifica os requisitos gerais e específicos de seu projeto. Um PPS bem escrito destaca detalhes ocultos e evidentes sobre o seu projeto explicitamente. Isso ajuda a evitar mal-entendidos, interpretações errôneas ou representações incorretas que possam surgir.

Por que você precisa de uma declaração de propósito do projeto?

A implantação de um projeto bem-sucedido pode ser uma experiência escorregadia, com as equipes ficando sobrecarregadas com o dilema do escopo do projeto. No entanto, para que um projeto cumpra sua (s) meta (s) no prazo, é importante identificar certos marcos em cada ponto. É aqui que uma declaração de propósito do projeto é útil.

Um PPS completo deve, entre outras coisas, ajudar você e sua equipe a evitar atrasos no projeto. Semelhante a uma proposta de projeto que resume todos os aspectos do seu projeto, também serve como uma plataforma para manter a aderência estrita às diretrizes importantes do projeto. Isso ajudará, em grande medida, a sua equipe a garantir que os prazos sejam cumpridos e as atividades acionáveis ​​permaneçam dentro dos orçamentos estipulados.

As 5 melhores dicas para escrever uma declaração de propósito de projeto assassino

A necessidade de criar uma estratégia sobre a qual você possa escrever com sucesso um PPS sólido e acionável não pode ser exagerada. Para evitar dúvidas, aqui estão algumas dicas úteis para ajudá-lo a criar seu próximo PPS.

1. A declaração de propósito

Qual é o propósito do seu projeto? Qual é a motivação por trás desse esforço? Qual é o objetivo do seu projeto? Responder a essas perguntas ajuda a identificar a singularidade de sua declaração de propósito e como ela atende aos objetivos do projeto.

Cada projeto deve ter uma declaração de propósito que é compartilhada com toda a equipe. Deve ressoar com os membros da equipe para permitir que eles aceitem a ideia.

Cada fase do planejamento do projeto deve apoiar os objetivos e metas do projeto em sua totalidade. Esta é uma área onde as partes interessadas são lembradas do objetivo e dos objetivos do projeto. Deve ser uma parte contínua das entregas do projeto durante as reuniões das principais partes interessadas.

Você deve manter essas obrigações em mente ao planejar e programar sua declaração de propósito. Além disso, se esforce para incluir tarefas atribuídas aos membros para cumprir cada entrega do projeto. E isso porque você não pode realizar um projeto isoladamente. Sua busca pelo sucesso depende muito das contribuições da equipe para tornar o sucesso consistente.

2. Os objetivos

Uma declaração de projeto de nível superior serve como a base fundamental para o sucesso das metas coletivas de sua equipe. Alinhar o propósito do projeto com seus objetivos promove um senso de consistência. Em última análise, isso se alinha intencionalmente com a lucratividade das metas do projeto.

Conhecer seus objetivos desde o início fornece uma imagem mais clara das ações a serem executadas para chegar ao seu destino final. Você pode dizer facilmente quando está fora do caminho se suas ações não estão alinhadas com seus objetivos.

Os objetivos também garantem a qualidade do projeto e o padrão de trabalho necessário para cumprir as atribuições realizadas por você e sua equipe ao longo da vida útil do projeto. Isso inclui funções de supervisão e coordenação. No entanto, ao reconhecer seus objetivos, é melhor fazer uso do Abordagem SMART: Específico, Mensurável, Atingível, Relevante e com limite de tempo.

3. O escopo

É fundamental delinear exatamente o que fará parte do PPS e o que não fará parte dele. O conceito de determinar o que compõe sua lista também é conhecido como escopo do projeto.

Definir o escopo de seu PPS ajuda a manter o foco no que é importante. Há uma tendência de você morder mais do que pode mastigar na tentativa de ser detalhado. Ao fazer isso, você dilui seu PPS com informações irrelevantes.

Os itens incluídos no projeto estabelecem uma base sólida para projetos futuros. Você deseja que a base seja o mais forte possível. A declaração de escopo deve incluir o máximo de informações possível sobre o escopo do projeto.

4. Bolso de teste de memória

O trabalho que você faz mudará com o passar dos meses ou anos, e é aqui que o teste de memória entra em ação. A ideia principal é ainda ser capaz de capturar as ideias centrais do propósito do projeto. Cavar fundo deve ressoar com você e sua equipe de uma forma que se alinhe com seus valores essenciais.

Lembre-se de que a declaração de propósito do projeto é basicamente a espinha dorsal de quem você é como indivíduo ou organização. Em última análise, isso ajudará a impulsionar sua estratégia para atrair os talentos certos e também dar sentido aos seus esforços.

Torne suas ideias de PPS memoráveis ​​com aplicativos de storyboard para ajudar sua equipe a entender melhor o que você tem em mente e deixar uma impressão duradoura sobre eles.

5. Flexibilidade de opções

Sua declaração de planejamento do projeto deve começar com um foco nas tarefas acordadas, necessárias para atender às metas de curto prazo em cada estágio. A praticidade de atingir os marcos do projeto deve se espalhar uniformemente, com um padrão provisório de não mais do que um salto de cinco a seis semanas entre cada marco.

Fazer planos dessa forma não é apenas útil, mas também mantém o processo de propósito do projeto baseado na realidade de agora, em vez de criar cronogramas elaborados para considerações futurísticas.

Em suma, esta abordagem é bastante fácil de gerenciar e, em sua essência, previsível e flexível o suficiente para se adaptar às mudanças das circunstâncias do projeto. Você pode aproveitar as ferramentas de relatório do projeto para acompanhe suas atividades e avalie seu progresso.

Dê um passo de cada vez

Há uma tendência de você ficar sobrecarregado com seus esforços de PPS, mas não deveria. Comece com um ou dois agora. Experimente e adicione mais à medida que se sentir confortável. Depois de ver como é fácil, você vai querer mergulhar de cabeça. Você finalmente criará os tipos de projetos que leu ou com os quais sonhou.

Não se preocupe em ser perfeito ou implementar tudo de uma vez. Basta escolher um ou dois de seus pontos favoritos e ser consistente com eles. Mais importante ainda, não se esqueça de se concentrar em todas as alegrias e sucessos que vêm com paciência e persistência.

Os 8 melhores tipos de relatórios de gerenciamento de projetos que você deve saber

Seja você um gerente de projeto ou parte de uma equipe de gerenciamento de projeto, você precisa saber sobre os tipos de relatórios mais comuns. Aqui estão alguns deles!

Leia a seguir

Sobre o autor