As 8 melhores maneiras de usar os aplicativos do Google Workspace para gerenciamento de projetos

Muitas organizações contam com o Google Workspace como um pacote de escritório colaborativo. No entanto, eles não sabem que os mesmos aplicativos também podem ser úteis para o gerenciamento de projetos.

Ao usar os aplicativos do Google Workspace, você pode aproveitá-los ao máximo e pular a necessidade de incorporar ferramentas adicionais de gerenciamento de projeto. Este artigo explicará como você pode utilizar totalmente os aplicativos do Google Workspace para gerenciamento de projetos.

1. Colaboração e acompanhamento de tarefas de projeto

A maioria dos projetos requer colaboração entre colegas de equipe. Mesmo se você tiver uma equipe distribuída trabalhando em um projeto, baseado em nuvem Aplicativos do Google Workspace pode ajudá-lo a colaborar facilmente. Você pode usar o Planilhas para planejar o projeto e criar gráficos de Gantt para gerenciar tarefas e prazos.

Os membros da equipe precisam atualizar regularmente seu progresso na planilha. Assim, a planilha sempre contém informações atualizadas. Ele também pode funcionar como uma ferramenta de controle de tarefas ou de tempo para a equipe.

Com o Google Agenda, descubra os horários livres e engajados de cada membro da equipe. Compartilhar notas com colegas de equipe e se manter organizado usando um lista de afazeres é viável com o Google Keep.

2. Comunicação de equipe sem esforço

Nem é preciso dizer que o Gmail é um dos melhores provedores de serviços de e-mail do mundo. Se você usa o Google Workspace, não precisa pensar duas vezes antes de garantir uma comunicação flexível e clara entre os membros de sua equipe. O Gmail está aqui para facilitar a comunicação perfeita da equipe.

Você pode criar uma lista de e-mail “Grupos” e adicionar todos os membros da equipe nesse grupo. Então, você pode usar apenas um endereço de e-mail para compartilhar informações, recursos e atualizações com toda a equipe.

Pessoas que trabalham em vários projetos ao mesmo tempo podem marcar e-mails relacionados a projetos diferentes. Assim, os e-mails com rótulos diferentes serão armazenados em pastas separadas. Você também pode marcar com estrela os e-mails importantes para encontrá-los rapidamente.

3. Agendando os recursos da sua equipe para o projeto

Os gerentes de projeto geralmente acham difícil atribuir e agendar tarefas para membros da equipe para um novo projeto enquanto outros projetos estão em andamento. Se eles usarem o Google Workspace, o aplicativo Agenda pode oferecer uma solução fácil para esse problema.

Os membros da equipe podem marcar suas tarefas e agendas em um calendário compartilhado. Assim, todos saberão quem está ocupado até que data e designarão novas tarefas de acordo. As equipes podem usá-lo para monitorar prazos e marcos e receber lembretes.

Você pode criar calendários de equipe separados para acompanhar férias, reuniões e sessões de treinamento.

4. Compartilhar e armazenar dados digitais

Os projetos modernos precisam de armazenamento seguro para arquivos e documentos contendo dados de missão crítica. Ao mesmo tempo, os membros do projeto devem ter acesso a eles 24 horas por dia, 7 dias por semana. O aplicativo Google Drive está aqui para armazenar todos os seus arquivos, documentos, imagens e vídeos relacionados ao projeto.

Este aplicativo de armazenamento de arquivos baseado em nuvem pode armazenar seus arquivos com segurança. Se você fizer alguma alteração nos arquivos, eles serão sincronizados instantaneamente. Assim, qualquer outro membro da equipe pode acessar o conteúdo atualizado.

Os controles de compartilhamento e acesso do Google Drive tornam o trabalho colaborativo descomplicado. Por exemplo, você pode compartilhar uma cópia de rascunho de um arquivo com o cliente para aprovação, com permissão para visualizar apenas o documento.

Além disso, você pode criar drives compartilhados separados para diferentes equipes de projeto e compartilhá-los com eles para acesso rápido.

5. Crie relatórios e apresentações

Você está procurando uma ferramenta para criar relatórios atraentes e explicativos? Você deseja incluir vários diagramas e gráficos nesses relatórios? O Planilhas Google é o aplicativo para você. Ajuda a compartilhar qualquer tipo de dado numérico no estilo mais apropriado. Ele também permite que você trabalhe colaborativamente em um relatório.

A apresentação é outra parte crucial dos projetos. O Apresentações Google app é a ferramenta perfeita de criação de apresentações do Google Workspace. Você pode usá-lo para compartilhar sua visão, descrever o desempenho da equipe e visualizar dados vitais.

Ao trabalhar remotamente, também é possível compartilhar as apresentações do Apresentações Google durante as videoconferências usando o recurso de compartilhamento de tela do Google Meet.

6. Levando Projeto Online

Sites é o aplicativo Google Workspace com o qual você cria sites de alta qualidade sem conhecimento de programação ou design. Você pode usar o Google Sites para um projeto, evento ou equipe.

Você pode usar o Google Sites como um hub para armazenar todos os documentos, atualizações, cronogramas, calendários e resultados finais. Isso permitirá que todos os colegas de equipe acessem todas as informações relacionadas ao projeto em um só lugar.

7. Reuniões de equipe e conversas

As equipes que trabalham em um projeto precisam ficar em contato o tempo todo. Além de e-mails, eles podem usar o Google Workspace Chat para mensagens instantâneas e o aplicativo de videochamada Google Meet para reuniões virtuais.

Além de mensagens diretas para membros individuais, o Google Chat também oferece suporte a conversas em grupo para que as equipes possam colaborar com fluidez de lugares remotos. Ao usar o Chat, você também pode compartilhar arquivos com outras pessoas e trabalhar em uma tarefa.

O Google Meet oferece suporte a chamadas de áudio e vídeo, para que você possa se conectar com seus colegas sempre que quiser. Você sempre pode trabalhar em um documento lado a lado durante uma reunião no Google Meet, o que leva a colaboração a um outro nível.

Durante uma reunião, você também pode usar o aplicativo Keep para fazer anotações e escrever atas. Você pode compartilhar facilmente essas notas e anexá-las a outros documentos.

8. Gestão de Documentos e Colaboração

As equipes que trabalham em projetos precisam gerenciar vários documentos. A situação se torna problemática quando eles precisam colaborar nesses documentos. Distribuir manualmente os documentos e editá-los separadamente pode prejudicar o desempenho da equipe e causar atrasos no projeto.

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Os usuários do Google Workspace podem experimentar o Documentos e o Planilhas para gerenciar documentos. Várias pessoas podem acessar esses documentos e trabalhar neles simultaneamente. Não importa quais alterações você fizer nos documentos e planilhas, elas ficarão visíveis em tempo real.

Também é possível comentar e oferecer feedback sobre os mesmos documentos. Com o recurso de histórico de versão, você pode rastrear facilmente quem fez as alterações nos documentos e quando.

Gerenciamento de projetos facilitado com o Google Workspace

As empresas costumam usar vários aplicativos e ferramentas para gerenciar vários aspectos de um projeto. Se você já usa aplicativos do Google Workspace, eles também podem ajudá-lo no gerenciamento de projetos.

Agora que você sabe como usar seus aplicativos para gerenciar tarefas relacionadas ao projeto, a administração do projeto se tornará mais fácil. No entanto, existem outros fornecedores de recursos de espaço de trabalho além do Google que você pode querer verificar.

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