6 dicas para fazer as pessoas abrirem e lerem seus e-mails

Embora agora tenhamos várias plataformas de comunicação oferecendo recursos distintos para um fluxo de trabalho mais colaborativo, e-mails ainda têm um papel vital em nossas vidas, especialmente para conversas com pessoas fora de nossos círculos pessoais.

O problema é que você ainda está esperando uma resposta e se pergunta se seu e-mail foi aberto e lido mais vezes do que você pode contar. Aqui estão alguns passos importantes para otimizar seus e-mails:

1. Comece com uma linha de assunto atraente

As primeiras impressões são tudo, por isso é essencial ter um linha de assunto poderosa ao enviar um e-mail—especialmente se você quiser que a pessoa o abra. A linha de assunto é a primeira coisa que as pessoas veem, por isso precisa chamar a atenção delas e fazê-las querer aprender mais. Se sua linha de assunto for sem graça ou com spam, há uma boa chance de que a pessoa não abra o e-mail.

Por outro lado, se a linha de assunto for intrigante, é provável que abram o e-mail e leiam o que você escreveu. Você tem apenas alguns segundos para chamar a atenção de alguém, então faça valer a pena.

Aqui estão algumas dicas para escrever melhores linhas de assunto:

• Evite escrever frases que sejam boas demais para ser verdade.
• Personalize sua linha de assunto adicionando o nome do destinatário, seu nome ou qualquer outra coisa que permita que eles saibam que seu e-mail é para eles.
• Não escreva linhas de assunto de uma palavra como “olá”, “oi” ou “oi”.
• Desperte a curiosidade do seu destinatário escrevendo algo que ele pode não saber.
• Evite usar gatilhos de spam que podem levar seu e-mail para a caixa de lixo eletrônico. Alguns exemplos incluem 100% grátis, $$$, dobrar sua renda agora, barato, não excluir, uma vez na vida, só para citar alguns.
• Evite pontos de exclamação ou maiúsculas.

Lembre-se de que as pessoas estão ocupadas e recebem inúmeros e-mails todos os dias, portanto, não complique as coisas criando linhas de assunto muito longas ou complicadas. Linhas de assunto curtas e diretas são ideais porque facilitam a leitura para todos que as recebem.

2. Escreva uma frase de abertura matadora

Como mencionamos anteriormente, você não tem muito espaço para chamar a atenção do destinatário com sua linha de assunto. O mesmo princípio se aplica à frase de abertura do seu e-mail.

Sua frase de abertura deve ser cativante e interessante o suficiente para fazer seu destinatário querer ler mais, e também deve resumir sobre o que é o restante do e-mail. Se possível, tente evitar a introdução de novos tópicos na frase de abertura, pois isso pode confundir seu leitor.

Aqui estão algumas dicas para ajudar:

• Comece com uma pergunta. Fazer uma pergunta ao leitor é uma ótima maneira de envolvê-los e deixá-los interessados ​​no que você escreve.
• Faça uma observação ou compartilhe uma estatística que chame a atenção do seu leitor.
• Compartilhe uma história pessoal relevante para o tópico.
• Se você quiser que o leitor preste atenção, seu abridor de e-mail deve ser único e se destacar dos outros que eles receberam. Evite frases de abertura banais como “Espero que isso o encontre bem” ou “Espero que tudo esteja indo bem do seu lado”. Dependendo da finalidade do seu e-mail ou do seu destinatário, você pode optar por algo divertido e criativo como "Espero que você já tenha tomado seu café" ou "Prometo que este e-mail é mais curto que o anterior uns."

3. Aprimore sua ortografia e gramática

É mais provável que você use e-mails em configurações profissionais, e uma maneira eficaz de melhorar sua taxa de abertura é ter e-mails bem escritos e sem erros. Erros de digitação e gramaticais podem fazer você parecer pouco profissional e desleixado.

Se você não está confiante em sua habilidades de autoedição, é melhor pedir a outra pessoa para revisar seu e-mail antes de enviá-lo. Um novo conjunto de olhos pode ajudá-lo a detectar erros que você pode ter perdido.

Como alternativa, você pode aproveitar ferramentas de edição como Gramaticalmente ou o Aplicativo Hemingway para polir seus e-mails. Apenas certifique-se de verificar a versão corrigida quanto à precisão antes de clicar em enviar.

4. Seja conciso - vá direto ao ponto

Ninguém gosta de ler e-mails longos e sinuosos, e textos que se prolongam por parágrafos sem chegar ao ponto provavelmente serão ignorados ou excluídos.

Ao redigir seu e-mail, vá direto ao ponto e evite rodeios. Isso ajudará você a garantir que sua mensagem seja comunicada de forma eficaz.

Além disso, se você tiver muitas informações para compartilhar, tente dividi-las em partes menores para que seja mais fácil para o destinatário digerir. Use títulos e listas sempre que possível para organizar seus pensamentos e facilitar a leitura rápida do seu e-mail.

5. Forneça informações úteis

Elimine palavras e frases de preenchimento como “apenas”, “na verdade” e “muito”. Eles não agregam valor à sua mensagem.

Você também deve evitar o uso de siglas ou jargões da indústria, a menos que saiba que seus leitores estão familiarizados com eles de antemão. Isso garantirá que seus e-mails permaneçam acessíveis mesmo que algumas pessoas não tenham conhecimento especializado sobre o que você está discutindo.

Se houver alguma informação importante sobre um evento ou tópico que alguém precise antes de decidir, certifique-se de inclua isso imediatamente, para que eles não percam nada importante enquanto lêem o resto do seu o email.

6. Envie e-mails na hora certa

Não há um momento perfeito para enviar e-mails – depende do conteúdo da sua mensagem e do que você deseja dos seus destinatários. Apenas esteja ciente de quando é mais provável que as pessoas estejam disponíveis e ajuste de acordo.

Por exemplo, se você estiver enviando um e-mail relacionado a um evento específico, é vital que você evite enviá-lo muito cedo ou muito tarde. Se possível, tente agendá-los para horários ideais, como durante o horário de trabalho.

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