5 dicas eficazes para gerenciar tarefas sobrepostas

Você passou muito tempo trabalhando em uma tarefa específica. Ao longo do seu trabalho, você respira aliviado. O tempo e o esforço valeram a pena. Você não poderia estar mais satisfeito com o resultado.

Mas seu momento de bem-estar dura pouco, pois você descobre que outra pessoa de sua equipe acabou de trabalhar na mesma tarefa. Fica ainda pior quando você percebe que seu companheiro de equipe também fez um bom trabalho. Você tem duas grandes obras à sua frente, mas só pode usar uma. O tempo, esforço e recursos gastos em um deles são um completo desperdício.

O que são tarefas sobrepostas?

Tarefas sobrepostas são tarefas que são executadas ao mesmo tempo ou sequencialmente. Eles geralmente ocorrem se mais de uma pessoa trabalha em um único projeto, produzindo várias versões quando apenas uma versão é necessária.

A sobreposição não é exclusiva das tarefas; também ocorre em seus horários. Você pode corrigir dois compromissos diferentes ao mesmo tempo. E, infelizmente, você não pode se dividir em dois para estar em lugares diferentes simultaneamente. Então, você tem que renunciar a um dos compromissos.

Por que as tarefas se sobrepõem?

As tarefas não se sobrepõem por padrão. Existem brechas em suas operações que permitem que a duplicação passe despercebida. E até que sejam resolvidas, as tarefas continuarão a se sobrepor, causando desperdício de recursos.

Vamos dar uma olhada em algumas razões pelas quais as tarefas se sobrepõem.

1. Fluxo de trabalho ineficaz

Como você atribui tarefas aos membros da equipe? Se você não tiver uma estrutura adequada para delegar tarefas, há uma chance de atribuir a mesma tarefa a várias pessoas.

O círculo continua se os colegas de equipe escolherem as tarefas em que desejam trabalhar sem verificar se outra pessoa já está trabalhando no mesmo projeto.

2. Falta de cooperação da equipe

Como líder de equipe, é sua responsabilidade construir o espírito de equipe em sua equipe, para que os membros possam cooperar para alcançar um objetivo comum.

A falta de cooperação cria áreas cinzentas. Várias pessoas podem estar trabalhando em uma única tarefa de forma independente sem estar ciente disso. Mesmo quando estão colaborando em tarefas sequenciais, eles fazem o que quiserem sem consultar outros colegas de equipe.

3. Sobrecarga de trabalho

Eficiência e sobrecarga de trabalho não combinam bem. Se você deseja que os funcionários dêem o melhor de si, resista a atribuir muito trabalho a eles.

Quando a fadiga se instala devido à sobrecarga de trabalho, o fluxo de trabalho tende a mudar. Em vez de seguir o devido processo para garantir que não estejam duplicando uma tarefa, eles prosseguem com a próxima disponível.

As 5 melhores dicas para gerenciar tarefas sobrepostas

Ter uma equipe produtiva é uma gestão eficaz. Você pode ter centenas de funcionários e ainda ser improdutivo se não coordená-los adequadamente. A sobreposição de tarefas pode prejudicar sua produtividade se não for verificada.

Vejamos como proceder.

1. Seja aberto sobre as tarefas

Um dos valores centrais das equipes mais fortes no local de trabalho é a transparência. Se você confia nos membros de sua equipe o suficiente para trabalhar com eles, deve ser aberto sobre os trabalhos que eles devem fazer.

Todo funcionário deve estar a par das informações do trabalho. Colocar todas as cartas na mesa os informa sobre as tarefas em que estão trabalhando e com quem estão trabalhando. Quando há um desequilíbrio de conhecimento sobre o trabalho, os colegas de equipe podem trabalhar nas mesmas tarefas sem estar cientes disso.

As pessoas têm o poder de realizar tarefas mais rapidamente quando têm conhecimento prévio delas. Haverá pouco ou nenhum espaço para sobreposição de tarefas quando houver equilíbrio no conhecimento.

2. Medir o progresso

Que melhor maneira de saber como os funcionários estão se saindo nas tarefas do que medir seu progresso? Se você delegar tarefas e se afastar, não se surpreenda se elas não forem executadas a tempo ou de forma eficaz.

Ao verificar como o trabalho está indo, você pode ver quando as tarefas estão sendo duplicadas. Detectar a redundância com antecedência suficiente ajuda a interrompê-la antes que tempo e recursos sejam desperdiçados.

Acompanhar o desempenho dos funcionários manualmente é exigente. Você tem que abandonar suas próprias responsabilidades e monitorar cada passo que eles dão de perto. Mas, graças às ferramentas de fluxo de trabalho, você pode automatizar o processo. Você pode ver como os membros de sua equipe estão se envolvendo com suas tarefas em todos os pontos. Ferramentas como Asana ajuda você a aumentar sua produtividade e evitar que as tarefas se sobreponham.

3. Cultive uma comunicação eficaz

A comunicação eficaz garante que as mensagens sejam transmitidas com clareza, sem interferência de ruído para alterar os significados.

A sobreposição de tarefas geralmente ocorre devido à falta de informação ou falta de comunicação. Quando os funcionários não entendem claramente as instruções dadas a eles, eles trabalham com base no que acham que devem fazer.

Cultivar uma comunicação eficaz não se resume apenas às palavras faladas ou escritas. Implica também fornecer as ferramentas certas para a comunicação. As instruções de trabalho devem ser passadas pela equipe rapidamente, sem atrasos. Quando surgirem novos desenvolvimentos, certifique-se de informar os membros da equipe sobre eles imediatamente.

4. Nomear Supervisores de Projeto

Dependendo do tamanho da sua equipe, você pode precisar de mãos extras para ajudar na supervisão das tarefas.

Ficar de olho em todos não é viável se sua equipe for grande. Você precisará de supervisores de projeto para se relacionar com seus funcionários em um nível individual. O gerente de projeto está totalmente imerso nas tarefas, anotando o que funciona e o que não funciona.

Se alguém tiver dúvidas sobre suas tarefas, eles podem facilmente perguntar ao supervisor. É difícil que as tarefas sejam duplicadas no relógio do gerente de projeto, pois ele está ciente de todos os aspectos do projeto.

5. Automatize o fluxo de trabalho

É mais fácil que as tarefas se sobreponham quando são gerenciadas manualmente. Não importa o quão cuidadoso você tente ser ao atribuir e gerenciar tarefas para evitar a duplicação, as coisas podem passar despercebidas.

Adotar ferramentas de automação para a delegação de tarefas garante que nenhuma tarefa seja executada duas vezes. Uma vez que um membro da equipe está trabalhando nele, o trabalho é marcado fora da lista.

A automação também é eficaz para tarefas sequenciais. O sistema está configurado de forma que a tarefa anterior seja concluída antes que você possa passar para a próxima.

Faça valer cada esforço

As consequências da sobreposição de tarefas são de longo prazo. O tempo e os recursos gastos em esforços duplicados podem parecer insignificantes na superfície. Mas quando compilado ao longo do tempo, você percebe que perdeu muito.

Ter duas pessoas fazendo um ótimo trabalho em duas versões de uma tarefa quando tudo o que você precisa é de uma única versão não torna nenhuma versão melhor. A outra pessoa poderia ter colocado todo esse esforço em uma atividade diferente para lhe dar duas grandes obras que são úteis.

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