Como superar a sobrecarga de colaboração em seu local de trabalho

Quando surge um novo projeto, muitas vezes sua equipe se reúne para discutir a melhor forma de enfrentá-lo. Se feito da maneira correta, pode fazer maravilhas pela sua saída.

No entanto, enquanto você se esforça ao máximo para colher as recompensas desse tipo de trabalho em equipe, pode inadvertidamente se comprometer demais e criar um problema chamado “sobrecarga de colaboração”.

Neste artigo, discutiremos dicas e ferramentas que você pode usar para evitar a sobrecarga de colaboração.

O que é sobrecarga de colaboração?

A sobrecarga de colaboração ocorre quando as pessoas se envolvem com tanta frequência com os colegas que prejudicam a produtividade e afetam negativamente o bem-estar dos funcionários.

Pode ser causado por vários fatores, como muitas reuniões desnecessárias, excesso de envio de e-mails, acesso a diversos ferramentas, muitas pessoas trabalhando no mesmo projeto simultaneamente, ou estando disponível o tempo todo para responder às perguntas dos colegas consultas.

Quando isso acontece, os membros da equipe podem ficar sobrecarregados e atolados com tarefas de comunicação e tomada de decisão.

Isso normalmente resulta em diminuição da eficiência e produtividade do trabalho. Em alguns casos, todas essas tarefas colaborativas tornam-se distrações que impedem os indivíduos de fazer o trabalho que devem completar sozinhos.

No final, as linhas entre trabalho e vida pessoal são borradas, pois os funcionários são forçados a levar o trabalho inacabado para casa, levando ao esgotamento.

As ferramentas erradas podem levar à confusão, frustração e sobrecarga de colaboração. Por outro lado, as ferramentas certas podem tornar sua equipe mais eficiente e produtiva.

O primeiro passo para superar a sobrecarga de colaboração é selecionar as ferramentas certas para o trabalho. Nem todas as soluções digitais são criadas da mesma forma, e algumas são mais adequadas para tarefas específicas do que outras.

Por exemplo, existem muitos razões para usar ferramentas colaborativas em vez de e-mail, incluindo economia de tempo, melhor acesso às informações e aumento da produtividade, só para citar alguns.

Com isso dito, ao selecionar ferramentas de colaboração para sua equipe, certifique-se de escolher ferramentas fáceis de usar para fácil adoção e aquelas que permitem integração com outros aplicativos para trabalhar em conjunto perfeitamente.

Por exemplo, uma ferramenta de bate-papo em equipe como Folga pode ser ótimo para comunicação interna entre colegas, enquanto uma ferramenta de gerenciamento de tarefas como Asana pode ajudá-lo a acompanhar quem está fazendo o quê e quando. Ambas as soluções de software se conectam perfeitamente, permitindo que você evite a troca de contexto e melhore a produtividade da equipe e colaboração.

2. Criar um fluxo de trabalho claro

É vital criar um fluxo de trabalho direto para evitar que muitas pessoas trabalhem no mesmo projeto. Um processo bem definido pode evitar confusão e garantir que todos conheçam seu papel e suas expectativas. Isso também permite que os funcionários gerenciem melhor seu tempo fora do trabalho.

A Asana é excelente para este trabalho. Você pode facilmente criar tarefas do zero e atribuí-las aos membros de sua equipe, ou pode aproveitar um de seus inúmeros modelos.

Por exemplo, se sua equipe costuma lidar com consultas de suporte ao cliente, desenvolva um modelo para lidar com elas para que todos sigam o mesmo processo todas as vezes. Isso ajudará a reduzir a fadiga de decisão e melhorar a qualidade do resultado final. Além disso, use listas de verificação para ajudar os membros da equipe a se manterem organizados, o que minimizará as chances de as tarefas serem esquecidas.

Um fluxo de trabalho claro e funções bem definidas são essenciais para evitar a sobrecarga de colaboração. Com as ferramentas certas e uma compreensão de como melhor utilizá-las, você pode manter sua equipe trabalhando produtivamente em conjunto sem se sentir sobrecarregado.

3. Criar um repositório central de dados

Uma maneira prática de superar a sobrecarga de colaboração é configurando um wiki interno para centralizar todos os seus arquivos e informações. Isso tornará mais fácil para os indivíduos acessarem tudo o que precisam em um só lugar, sem distraindo outros colegas toda vez ou passando por várias plataformas para descobrir o que eles estão procurando por.

Você pode fazer isso usando uma ferramenta como Tettra. Essa ferramenta permite criar, acessar e compartilhar páginas com sua equipe de maneira rápida e fácil. Também permite que vários usuários acessem e adicionem informações simultaneamente e possui uma função de pesquisa robusta para encontrar o que você procura.

Ao ter todas as informações relevantes em um só lugar, os membros da equipe podem encontrar facilmente o que precisam sem pesquisar vários e-mails. Além disso, ele se integra ao seu espaço de trabalho do Slack para que você sempre tenha as informações mais atualizadas ao seu alcance.

4. Aproveite a comunicação assíncrona

A comunicação assíncrona é uma ótima maneira de melhorar a produtividade e reduzir a sobrecarga de colaboração. Por exemplo, em vez de pedir a alguém uma resposta imediata por e-mail ou mensagem instantânea quando você só precisar da resposta posteriormente, envie uma mensagem de texto e peça para responder quando tiver tempo.

Esse tipo de comunicação pode ser benéfico se o horário de trabalho do seu colega não estiver alinhado com o seu, por exemplo, trabalhando remotamente em diferentes fusos horários. Isso permitirá que ambas as partes realizem seu trabalho sem interromper constantemente uma à outra quando ninguém precisar de uma resposta imediata.

Ao aproveitar a comunicação assíncrona, você pode evitar receber notificações de mensagens infinitas todos os dias, mantendo as interações produtivas da equipe. Você pode ir mais longe por aproveitando reuniões silenciosas para uma colaboração mais envolvente.

5. Reconhecer a colaboração eficaz

Embora você possa usar as técnicas acima para evitar a sobrecarga de colaboração, é essencial reconhecer o trabalho em equipe eficaz para incentivar e motivar os funcionários a continuarem trabalhando juntos de forma produtiva.

Você pode fazer isso facilmente com ferramentas como Bônus que permitem que os gerentes reconheçam os funcionários sempre que eles vão além juntos em uma determinada tarefa. Bonusly integra-se ao Slack, permitindo reconhecimento frequente e oportuno.

A colaboração eficaz está ao seu alcance

A colaboração pode ser uma solução viável em muitos casos, mas confiar demais nela pode ser problemático. A sobrecarga de colaboração pode ser um verdadeiro desafio no local de trabalho.

No entanto, com essas dicas em mãos, você pode acabar com distrações desnecessárias e ainda incentivar interações produtivas no local de trabalho. Ao reconhecer os sinais de sobrecarga de colaboração e tomar medidas para resolvê-los, você pode manter sua equipe trabalhando harmoniosamente em conjunto em direção a objetivos comuns.

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