O que é uma auditoria de tempo e por que é importante?

Foi um dia cheio de trabalho. Você se sentou em sua mesa com os olhos no computador. É hora de fechar. Ao se preparar para sair, você verifica o volume de trabalho que fez. O que você vê não corresponde às horas que você dedica. Você se pergunta por que isso é assim.

Você pode ter passado a maior parte do tempo interagindo nas mídias sociais em vez de fazer o trabalho que se propôs a fazer.

Este cenário explica quantas pessoas passam seu tempo no trabalho. Defina um caminho diferente para si mesmo fazendo uma auditoria de tempo para investir melhor seu tempo.

Por que você precisa realizar uma auditoria de tempo?

Uma auditoria de tempo é um processo sistemático usado para revisar como você gasta seu tempo. Ele permite que você gerencie seu tempo de forma eficaz para alcançar seus objetivos.

A forma como você investe seu tempo no trabalho afeta sua produtividade. As pessoas mais eficientes são aquelas que usam bem o seu tempo. Que melhor maneira de saber como você gasta seu tempo do que fazer uma auditoria de tempo?

Vejamos algumas razões pelas quais você deve levar a auditoria de tempo mais a sério.

1. Gestão Eficaz do Tempo

A gestão eficaz do tempo ajuda-o a melhorar seu equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Ele restringe os excessos que roubam seu tempo.

Você passa várias horas no trabalho. Mas no final do dia, você percebe que não foi feito muito. Uma auditoria de tempo ajuda você a descobrir as atividades improdutivas nas quais você gasta seu tempo.

2. Tomada de decisão racional

Uma auditoria de tempo estabelece a base sólida necessária para tomar decisões informadas para alcançar seu objetivo. Você está mais inclinado a tomar decisões racionais do que emocionais.

Alcançar metas de negócios é mais rápido quando você anexa um prazo a elas. Com uma auditoria de tempo eficaz, você identifica quanto tempo pode dedicar aos seus objetivos e trabalha para atingir alguns marcos dentro de um período específico.

3. Consciência do Tempo e Valor

Você pode estar investindo seu tempo em atividades improdutivas sem nem perceber. Você provavelmente passa várias horas em seu computador no trabalho. Mas você se mantém ocupado no Facebook na maioria das horas em que deveria estar trabalhando. No final do dia, você sabe que passou horas no computador, mas não tem resultados para mostrar.

A auditoria de tempo ajuda você a entender não apenas a importância do tempo, mas como você o investe. Conhecer os empreendimentos improdutivos que ocupam seu tempo ajuda você a se tornar deliberado em fazer seu tempo valer a pena.

4. Objetividade

Realizar uma auditoria de tempo ajuda você a ser objetivo e não subjetivo. Você coleta os fatos sobre como e onde gasta seu tempo. Para alguém que está determinado a melhorar sua carreira ou trabalho, isso o estimula a se tornar proativo com seu tempo, em vez de reativo.

Em vez de permitir que eventos não planejados consumam seu tempo, uma auditoria de tempo o motiva a criar um cronograma de suas atividades com antecedência e segui-lo rigorosamente.

Um plano de trabalho semanal é uma iniciativa eficaz para ser proativo com o seu tempo No trabalho. Ele fornece informações sobre as atividades em que você se envolverá durante a semana com antecedência.

5. Responsabilidade

Uma auditoria de tempo adequada é a polícia de responsabilidade. Isso não apenas o responsabiliza por como você gasta seu tempo, mas também lhe dá uma ideia de como você pode usar melhor seu tempo. E se você não cumprir, as consequências são visíveis em todas as tarefas, metas e objetivos que você ainda não realizou.

A responsabilidade pelo uso do tempo é útil se você estiver trabalhando com uma equipe. Uma auditoria de tempo mostra como cada membro da equipe gasta seu tempo.

Conduzir uma auditoria de tempo eficaz envolve rastrear e documentar exatamente o que você gasta seu tempo fazendo diariamente. Os dados registrados de uma auditoria de tempo bem-sucedida ajudam a criar gráficos de tempo futuros e cronogramas projetados.

Existem ferramentas básicas que você pode usar para aproveitar ao máximo seu tempo de auditoria. Aqui estão alguns deles.

1. Diário

Um diário é uma das ferramentas de auditoria de tempo mais antigas e simples, mas ainda assim eficaz. Diários eram uma coisa muito antes do advento do computador e da internet. Você provavelmente tinha um diário onde registrou eventos em sua vida enquanto crescia.

Os laticínios ainda estão muito por aí. Mas em vez de usar os antigos diários impressos, você pode usar diários eletrônicos para acompanhar suas atividades.

Os dados contidos em seu diário ajudam você a saber como gasta seu tempo.

2. Planilha de Auditoria de Tempo

Uma planilha de auditoria de tempos é um documento eletrônico que contém dados registrados, resultados avaliados e o período do processo de auditoria de tempos. Com esta ferramenta, você pode facilmente identificar e fazer referências sobre como você gasta seu tempo.

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3. Software de rastreamento de tempo

Graças aos avanços da tecnologia, existem várias ferramentas que você pode usar para monitore seu tempo e aumente sua produtividade.

Ferramentas de rastreamento de tempo, como Aplicar são eficazes na auditoria de tempo, rastreando as atividades que você realiza online e mostrando a duração de cada atividade. Com base em suas configurações, você é notificado quando está gastando muito tempo em um determinado site ou aplicativo.

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6 Passos para uma Auditoria de Tempo Eficaz

Colocar seu tempo para melhor uso traz uma tremenda mudança em seu desempenho no trabalho. Uma hora gasta em tarefas produtivas é mais valiosa do que 10 horas gastas em atividades frívolas. Não é de admirar que os funcionários que investem seu tempo com sabedoria sejam mais eficientes.

Você está pronto para fazer uma auditoria de tempo? Aqui estão alguns passos para guiá-lo.

1. Estabeleça uma meta

Por que você deseja realizar uma auditoria de tempo? Por mais simples que a pergunta possa parecer, respondê-la pode ser difícil, especialmente se você não pensou nela.

Identifique seu objetivo desde o início. Ter uma compreensão disso ajuda você a se concentrar nas coisas que importam para você. No final de sua auditoria, você saberá como implementar suas descobertas.

2. Estabeleça um prazo

Depois de estabelecer sua meta, estabeleça também um prazo para alcançá-la. Caso contrário, pode durar muito tempo. Anote as atividades que você realiza dentro do prazo estabelecido.

Por mais que você queira fazer as coisas imediatamente, não as apresse. Toda a essência da auditoria será derrotada se seus resultados não forem precisos. A regra geral é mover-se em um ritmo moderado.

3. Planeje Estrategicamente

Você deve ter um plano detalhado de como pretende atingir as metas que definiu durante a auditoria de tempo. Este plano deve ser realista e relacionável.

O planejamento estratégico em sua auditoria de tempo envolve levar todos em sua equipe e fornecer as ferramentas e recursos necessários para a auditoria. Um plano eficaz ajuda a eliminar o desperdício de tempo e recursos.

4. Coletar dados

A coleta de dados é uma etapa muito essencial no processo de auditoria de tempo. Isso é feito coletando registros de como você tem gasto seu tempo até este ponto.

Para passar do ponto A ao ponto B com sucesso, você deve entender a dinâmica do ponto A e usar essas informações como um guia para passar para a próxima fase.

5. Analisar dados coletados

A análise dos dados coletados ajuda a identificar a correlação entre onde você esteve e onde está agora. Nem todos os dados coletados são necessários para sua auditoria.

Você precisa filtrar as lacunas em seus dados, pois elas podem alterar a precisão de sua auditoria. Concentre-se nos dados importantes. Esses dados devem ser analisados ​​e categorizados para se adequarem ao objetivo da auditoria de tempo.

6. Definir alvos

As metas mantêm você alerta e dão uma sensação de realização. Trabalhar para atingir suas metas de auditoria de tempo de uma só vez pode ser esmagador, especialmente quando as metas são grandes.

Divida seus objetivos em pequenas metas a serem alcançadas dentro de períodos específicos. Ao atingir cada meta, celebre-se por um trabalho bem feito. Sua energia positiva de alcançar seu objetivo o motiva a alcançar outros objetivos, aproximando-o de seus grandes objetivos.

Faça valer cada segundo

Você ficará surpreso com o número de coisas improdutivas em que gasta seu tempo. Uma auditoria de tempo traz essas informações à tona, mostrando as atividades que desperdiçam seu precioso tempo.

O tempo está sempre em movimento. Se você perdê-lo, você não pode tê-lo de volta. Se uma atividade não agrega valor à sua carreira ou vida profissional, ela não merece sua atenção.

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