As 10 melhores maneiras de os administradores do Office aproveitarem ao máximo o Google Workspace

Um profissional administrativo tem que lidar com cargas de trabalho pesadas e agendas exigentes. No entanto, os aplicativos certos podem ajudá-los a automatizar as tarefas e tornar os processos perfeitos.

Se você usa o Google Workspace em sua organização, pode usar as ferramentas dele para realizar responsabilidades comuns. Continue lendo para saber como os executivos administrativos podem usar o Google Workspace.

1. Planejar e organizar eventos de equipe

Antes de organizar viagens para colegas, você pode querer conhecer suas preferências de hotel e voo. Use o Formulários Google para fazer uma pesquisa sobre as opções de voos e hotéis antes de tomar a decisão final.

Relacionado: Formulários Google vs. Formulários da Microsoft: qual você deve usar?

Ao gerenciar eventos em viagens para uma equipe, os administradores podem criar uma lista de e-mails em grupo no Gmail incluindo todos os participantes desse evento. Isso evitará que eles enviem e-mails individuais para cada participante. Envie um e-mail para o grupo e todos os membros receberão atualizações importantes.

Muitos executivos administrativos precisam trabalhar como assistentes do gerente. Se você precisa usar este chapéu por tempo limitado ou indefinido, deve fazê-lo com total dedicação.

Com a ajuda das ferramentas do Google Workspace, como Gmail, Contatos e Agenda, você pode se corresponder perfeitamente em nome deles. Tudo o que você precisa fazer é ter acesso à conta do Google Workspace no seu computador. Ou você pode conectar a conta de e-mail deles ao seu Gmail usando IMAP.

3. Organize a correspondência com a caixa de entrada filtrada

Receber centenas de e-mails em sua caixa de entrada todos os dias pode ser estressante. Mas, ao organizar sua caixa de entrada, você pode manter as coisas organizadas. Quando você tem o Gmail como parte de Espaço de trabalho do Google, você não precisa usar nenhum outro cliente de e-mail.

O Gmail permite que você crie marcadores para diferentes remetentes, de modo que os e-mails recebidos vão para pastas separadas. Você também pode fazer com que o Gmail marque, encaminhe ou exclua automaticamente qualquer e-mail específico para manter sua caixa de entrada livre de e-mails desnecessários.

4. Gerencie e-mails sem esforço com modelos e assinatura

Digitar repetidamente as mesmas mensagens de e-mail pode ser chato e irritante. Você pode criar modelos para as mensagens mais usadas no Gmail. Ele permite que você crie até 50 modelos para cada conta, para que você economize um tempo valioso.

Você também pode utilizar esse recurso de modelo para salvar várias assinaturas. Ao redigir um e-mail, escolha o modelo apropriado com a assinatura apropriada de acordo com quem você representa.

5. Comunique-se instantaneamente com o bate-papo do Google

Se você precisa entrar em contato com seu chefe sem perturbá-lo por telefonemas ou quer ter uma palavra rápida com um funcionário, o bate-papo instantâneo é a melhor opção. Com o Google Chat, você pode perguntar qualquer coisa e eles podem responder instantaneamente.

Embora as pessoas nem sempre consigam atender uma ligação, elas podem verificar as perguntas que você fez no bate-papo. Se eles estiverem ocupados, eles podem entrar em contato com você no horário conveniente.

6. Crie uma lista de tarefas e seja notificado

Criar uma lista de tarefas para suas tarefas importantes é obrigatório se você não quiser esquecê-las. Com o Google Workspace, não há necessidade de usar um aplicativo de lista de tarefas separado. Usando o Google Keep, você pode criar uma lista de tarefas que eles desejam realizar. Eles podem usar essa ferramenta online durante as reuniões para fazer anotações.

Relacionado: Como organizar suas listas de tarefas usando itens de ação

Mais tarde, os administradores também podem compartilhar o documento do Keep com outras partes relevantes. Eles podem usar o Google Agenda e adicionar tarefas como eventos para receber lembretes de tarefas. Além disso, este aplicativo permite que você personalize o tempo de lembretes para cada tarefa ou evento.

7. Coordenar solicitações de instalações

Como administrador de escritório, muitas vezes é difícil acompanhar todas as solicitações de instalações feitas pelos funcionários. Usando o Google Forms, você pode coletar todas as solicitações em um só lugar. Crie um formulário para solicitações de serviço, como manutenção e catering.

Compartilhe-o com todos os funcionários e, quando alguém o preencher, você receberá uma notificação por e-mail e um endereço rapidamente. Você pode fornecer acesso aos dados do Formulários para outra equipe administrativa para que várias pessoas possam analisar as solicitações conforme sua conveniência.

Os administradores podem gerenciar as solicitações e acompanhar as solicitações concluídas e pendentes usando o Planilhas Google.

8. Acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, a arquivos de qualquer lugar

Como administrador de escritório, seu dever não pode ser restrito a um horário fixo de trabalho. Sua organização pode querer que você acesse ou compartilhe um determinado arquivo imediatamente, mesmo fora do horário de expediente. Portanto, você não pode confiar em computadores pessoais para armazenar documentos cruciais do escritório.

Use o Google Drive para armazenar os arquivos e documentos, para que você possa acessá-los a qualquer hora, em qualquer lugar. Também lhe permite partilhar os documentos com os seus colegas.

Se você está atrasado para o escritório ou precisa coordenar com os administradores que trabalham em outro turno, usar o Shared Drive para colegas de equipe garantirá um acesso seguro e sem esforço.

9. Compartilhamento instantâneo de arquivos e colaboração

Deseja compartilhar documentos instantaneamente? Crie um documento e uma planilha no Google Workspace e compartilhe-os instantaneamente com quantas pessoas quiser. Você pode atribuir funções durante o compartilhamento para garantir a segurança e a integridade do arquivo.

Aplicativos como Google Docs e Planilhas Google também permitem que você se comunique diretamente do documento. Se você quiser que vários administradores trabalhem em um arquivo em tempo real, nada pode ser melhor do que os aplicativos Documentos, Planilhas e Apresentações do Google Workspace.

Esses aplicativos oferecem suporte ao trabalho colaborativo e mostram qual membro da equipe fez alterações em um documento.

10. Coordenar a disponibilidade para reuniões e treinamento

Coordenar a disponibilidade de funcionários para sessões de treinamento e reuniões não deve mais ser um problema. A ferramenta Calendário do Google Workspace permite saber quando todos estão disponíveis e agendar reuniões.

Os administradores podem até criar calendários separados para eventos, reuniões, treinamentos, férias para as equipes. Assim, os colaboradores também podem ajustar suas agendas pessoais de acordo com os eventos listados no calendário.

Google Workspace para administradores do Office

A responsabilidade de um administrador de escritório é coordenar e supervisionar tudo o que está acontecendo na organização. Embora a carga de trabalho possa muitas vezes ter um preço, usar os aplicativos certos pode facilitar as tarefas para os administradores.

As empresas que já usam o Google Workspace não precisam de ferramentas adicionais para realizar a maioria das tarefas administrativas. Agora que você sabe usar as ferramentas do Google Workspace, pode gerenciar as equipes, mesmo que trabalhem em locais remotos.

As 10 melhores dicas para gerenciar com eficiência uma equipe remota

Você acha difícil gerenciar uma equipe trabalhando remotamente? Experimente estas melhores dicas para um gerenciamento de equipe remoto organizado.

Leia a seguir

Sobre o autor