O que é a política de segurança de e-mail e como ela funciona?

Quando foi a última vez que você enviou um e-mail? Provavelmente foi hoje. Assim como você, muitas pessoas ao redor do mundo enviam e-mails diariamente.

Os e-mails fazem parte de nossas vidas há muito tempo. Como é quase impossível ficar sem eles, você deve se proteger com uma política de segurança de e-mail eficaz.

Você não quer que seus e-mails caiam em mãos erradas, não é? A implementação de uma política de segurança de e-mail ajuda a mantê-los mais seguros.

O que é política de segurança de e-mail?

Uma política de segurança de e-mail é uma série de procedimentos que regem o uso de e-mails dentro de uma rede ou estabelecimento. Ele detalha como uma categoria de usuários interage com mensagens enviadas e recebidas por e-mail.

Mantendo seus e-mails organizados e seguros aumenta sua produtividade. O objetivo de uma política de segurança de e-mail é proteger as mensagens contra acesso não autorizado.

Quem pode estar tentando acessar os e-mails sem permissão, pode-se perguntar? Cibercriminosos — eles estão muito interessados ​​nas mensagens confidenciais que você envia dentro e fora de sua organização. E isso porque eles sabem que essas informações são valiosas. Se eles o conseguirem, podem usá-lo para uma série de atividades maliciosas para se enriquecerem.

Como funciona a política de segurança de e-mail?

A força de segurança padrão do email não é tão forte. As mensagens enviadas por e-mail estão no espaço público. Portanto, eles podem ser facilmente acessados ​​por qualquer pessoa com habilidades médias de hackers. Criar uma política de segurança de e-mail é uma das coisas básicas que você pode fazer para afastar invasores.

Acreditar que você ou sua organização não podem ser vítimas de uma violação de e-mail é uma premissa falsa. Contanto que você faça uso de e-mails, você pode ser direcionado.

Sua relutância em implementar uma política de segurança de e-mail só pode ser retida se os e-mails que você enviar não tiverem sentido. Mas esse dificilmente é o caso se você administra um negócio decente.

Para que uma política de segurança de e-mail seja eficaz, ela deve incluir os seguintes itens:

1. O escopo e o objetivo da política.
2. Informações sobre a propriedade do conteúdo contido nos e-mails.
3. Preocupações de privacidade e expectativas das partes que usam o e-mail.
4. As responsabilidades dos usuários de e-mail.
5. Diretrizes para usar as contas de e-mail da organização.
6. Dicas para detectar e evitar ameaças de segurança de e-mail.
7. Ações específicas a serem tomadas em caso de suspeita de violação de segurança de e-mail.

A acessibilidade é fundamental para a implementação bem-sucedida da política. Os membros da equipe só podem estar a par das informações da política se puderem acessar o documento.

Em vez de armazenar o documento em um dispositivo físico, é aconselhável usar uma ferramenta de workflow com armazenamento em nuvem e acesso remoto. Dessa forma, os membros autorizados da equipe podem acessar a política de qualquer lugar e a qualquer momento.

O treinamento é outro elemento essencial para implementar com sucesso uma política de segurança de e-mail. Alguns usuários podem relutar em cumprir a política, especialmente se não usaram algo semelhante no passado. Cabe a você providenciar um treinamento adequado para fazê-los entender como o uso da política é do interesse de todos.

Como criar uma política de segurança de e-mail eficaz

Uma política de segurança de e-mail não é universal porque não há duas organizações iguais. Mas as ameaças cibernéticas que colocam em risco o uso de e-mails têm efeitos semelhantes nas organizações, independentemente de suas ofertas e tamanhos. São atributos comuns que devem ser considerados na construção de uma política padrão.

Aqui estão algumas dicas práticas para criar uma política de segurança de e-mail que funcione.

1. Adote um modelo

Criar uma política de segurança de e-mail do zero não é uma má ideia, mas você pode economizar algum tempo adotando um modelo existente. Isso é necessário, especialmente se você não estiver familiarizado com o conteúdo da política.

Em vez de criar informações irrelevantes, você tem informações vitais para criar uma política que funcione.

2. Modificar o modelo

Adotar um modelo existente não significa que você deve usá-lo do jeito que está. O modelo serve para lhe dar uma ideia de como é a política.

Em vez de pegar tudo o que está contido no modelo de linha de gancho e chumbada, ajuste-o para atender às necessidades exclusivas do seu negócio.

No final, você terá um documento original feito sob medida para sua organização.

3. Identificar os termos de envolvimento do usuário

Os usuários do seu e-mail podem se envolver em atividades indiscriminadas se não estiverem cientes de que tais atividades são proibidas. É sua responsabilidade indicar expressamente como eles devem usar seu e-mail.

Identifique práticas de e-mail não saudáveis ​​que possam expor sua rede a ataques cibernéticos e alerte contra o envolvimento em tais atividades.

Sua política de segurança de e-mail fica incompleta sem a implementação de uma ferramenta que aprimore a segurança de seus e-mails.

Proteger manualmente seu e-mail contra ameaças cibernéticas é insuficiente, especialmente porque os cibercriminosos usam tecnologias avançadas para seus ataques. Combine sua energia com ferramentas como sandboxes, filtros de spam e software de prevenção de malware. Um filtro de spam eficaz impede que você visualize e-mails maliciosos.

5. Aplicar o reconhecimento da política do usuário

A implementação bem-sucedida de sua política começa com a disposição de seus usuários em cumpri-la. A mudança vem com alguma resistência. Os membros da equipe que não estão familiarizados com uma política de segurança de e-mail podem decidir ignorá-la.

Faça com que os usuários se comprometam a usar a política anexando suas assinaturas como forma de reconhecimento. Dessa forma, você tem a prova de que eles concordam em usá-lo caso não o façam.

6. Treinar usuários

Os usuários do seu e-mail podem não entender algumas informações da política. Deixá-los confusos é arriscado, pois eles podem tomar ações inadequadas que colocarão em risco sua rede.

Assegure-se de que todos compreendam a política através da realização de treinamento. Crie espaço para eles fazerem perguntas sobre áreas cinzentas para que todos estejam atualizados sobre o que fazer e o que não fazer.

7. Desenvolver um plano de resposta a incidentes

Mesmo com todo o treinamento sobre como implementar uma política de segurança de e-mail de forma eficaz, as coisas ainda podem dar errado.

Desenvolver um plano de resposta a incidentes no caso de uma violação de segurança. Sua política deve conter o que os usuários devem fazer quando suspeitarem de atividade maliciosa ou ataque. Tomar as ações corretas pode mitigar os efeitos de um ataque cibernético.

Cultive a cibercultura saudável com a política de segurança de e-mail

As mensagens instantâneas podem estar na moda na comunicação com amigos e familiares. Mas quando se trata de trabalho e negócios, o bom e velho e-mail ainda é relevante. Ajuda as organizações a manter um senso de ordem e formalidade.

Você pode não conseguir impedir os invasores de direcionar seus e-mails, mas pode anular os ataques deles com uma política de segurança de e-mail eficaz.

Quando todos que usam seu e-mail entenderem como manter as informações seguras, os cibercriminosos não terão oportunidade de atacar. É apenas uma questão de tempo até que eles desistam de tentar penetrar na sua rede e passem para a próxima.

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