Como escrever uma resposta de e-mail profissional fora do escritório

Quando se trata de e-mails, pode ser um desafio estabelecer limites profissionais. Afinal, muitas empresas assumem que, desde que você tenha internet, você está livre para responder a qualquer mensagem.

Embora houvesse um tempo em que se esperava que os profissionais estivessem sempre de plantão, os tempos estão mudando lentamente. Hoje em dia, está se tornando cada vez mais comum as pessoas ficarem offline em seus dias de folga, e por boas razões.

Se você estiver saindo de férias, tirando uma folga para sua sanidade ou precisa se ausentar do escritório por qualquer outro motivo, aqui estão algumas dicas sobre como escrever uma resposta profissional de e-mail fora do escritório.

1. Limpar cabeçalho de assunto de ausência temporária

Uma das maneiras mais fáceis de informar às pessoas que você está fora do escritório é alterar o cabeçalho do assunto da resposta do e-mail. Em vez de apenas escrever “Fora do escritório”, você também pode incluir o tipo de licença que está tirando, se se sentir à vontade para compartilhá-la.

Aqui estão alguns exemplos de cabeçalhos de assunto de e-mail fora do escritório:

• Fora do escritório - Licença de férias (25 de dezembro a 4 de janeiro)
• Licença Médica [Fora do Escritório]
• Fora do Escritório | Licença de paternidade
• *Fora do escritório* Licença de emergência
• Fora do escritório (licença por luto)
• Fora do Escritório | Licença maternidade
• Fora do escritório ~ Trabalho de campo
• [Fora do escritório] Licença de férias (Dia de Natal)
• Fora do escritório - Licença médica
• Fora do escritório - Casar!

2. Mencione que tipo de licença você está tirando

Para algumas pessoas, é comum supor que qualquer e-mail fora do escritório é para fins de lazer. No entanto, nem sempre é assim para todos.

Algumas pessoas também usam e-mails de ausência temporária quando estão trabalhando, mas não conseguem acessar seus e-mails durante o dia. Por exemplo, os representantes de vendas ou aqueles que realizam trabalho de campo podem precisar viajar para áreas sem conexão com a Internet.

Além disso, também é possível que você esteja tirando uma folga para assuntos pessoais, como visitas a hospitais, funerais ou para se recuperar de uma doença. Com isso, pode ser estranho responder: “Espero que você tenha tido boas férias”.

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Para evitar isso, você pode inserir os detalhes da sua licença no corpo do seu e-mail. Você não precisa ser honesto sobre sua situação se isso o deixa desconfortável, mas ser sincero com seu chefe, colegas de equipe ou clientes pode ajudar a criar empatia.

Por exemplo, se você sofreu um acidente de carro e precisa de algum tempo para se recuperar de seus ferimentos, seus contatos sabem que os ajuda a gerenciar suas expectativas sobre sua saída atrasada e esperada Retorna.

3. Evite desculpas desnecessárias

Para muitos workaholics, é comum incluir desculpas em e-mails fora do escritório, como "Desculpe por não poder responder imediatamente!" No entanto, é importante entender que você não deve se desculpar por tirar uma folga do trabalho, especialmente se for para sempre razão.

Em vez de pedir desculpas, aqui estão alguns termos que você pode usar:

• “Obrigado por entrar em contato!”
• “Obrigado pelo e-mail.”
• “Este e-mail foi recebido.”

Em vez de pedir desculpas, você pode reconhecer educadamente que a mensagem foi recebida oficialmente. Com isso, você pode optar por uma linguagem que se concentre em agradecê-los por seu tempo e esforço.

4. Não garanta uma data de resposta

Para muitas pessoas, pode ser avassalador ver um enorme acúmulo de e-mails quando eles retornam ao escritório após uma longa ausência. Na verdade, a ansiedade pode até dobrar quando você usa frases como “Vou responder assim que voltar ao escritório”.

Isso não apenas pode adicionar muita pressão desnecessária para garantir uma resposta no primeiro dia do seu retorno, mas também cria expectativas erradas para as pessoas que tentam entrar em contato com você.

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Embora seja adequado acusar o recebimento de um e-mail, não é necessário garantir uma resposta imediata. Para evitar se comprometer demais quando estiver disponível para responder, é melhor se ater a uma resposta ampla ou a um intervalo geral.

Aqui estão alguns exemplos de frases que você pode usar:

• Responderei assim que estiver disponível após as férias.
• Por favor, espere uma resposta minha até o final de _______.
• Se não for urgente, por favor, espere uma resposta até ________.

Lembre-se, se um e-mail for crítico, as pessoas farão um esforço para ligar ou entrar em contato com você depois de algum tempo. Com isso, é importante colocar buffers para não deixar as pessoas esperarem por uma resposta rápida.

Para algumas funções, é comum ter contatos de backup para assumir a carga quando você estiver ausente. No entanto, antes de designar um chefe, colega ou membro da equipe para assumir o fardo quando você não estiver disponível, é essencial obter o consentimento.

Com muitas pessoas já sobrecarregadas com seu próprio trabalho, pode ser estressante assumir as responsabilidades de outras pessoas, mesmo que seja apenas por um curto período de tempo. Além disso, eles podem não se sentir à vontade para fornecer a clientes ou clientes acesso a determinados endereços de e-mail ou números de telefone pessoais.

Por esse motivo, antes de adicionar os detalhes de contato de alguém ao seu e-mail de ausência temporária, certifique-se de perguntar se você pode fazer isso e quais detalhes eles gostariam de compartilhar.

6. Crie diferentes e-mails de ausência temporária para partes internas ou externas

Dependendo de quem receberá o e-mail, a quantidade de informações que você deseja compartilhar em sua resposta de e-mail de ausência temporária pode variar. Afinal, você ainda tem que tomar precauções de privacidade, especialmente quando você está de férias.

Por exemplo, embora você se sinta à vontade para compartilhar para onde está viajando com seus colegas de escritório, talvez não queira fazê-lo com pessoas aleatórias.

Usando sistemas de gerenciamento de e-mail, você pode definir uma resposta de ausência temporária diferente dependendo de quem a receberá. Com isso, você pode fornecer às pessoas a quantidade certa de contexto sobre sua situação fora do escritório.

Crie melhores limites de trabalho com suas respostas fora do escritório

Em um mundo em que esperamos estar sempre disponíveis, um e-mail fora do escritório que mostra limites pode fazer a diferença. Ao ser firme com seu tempo de folga pessoal, você também pode ensinar às pessoas ao seu redor o valor de sua vida pessoal.

Além disso, ao pedir aos outros que respeitem seu tempo, você também pode encorajar outros a fazerem o mesmo. Embora isso não pareça grande coisa, pode significar tudo para as equipes quando padrões saudáveis ​​são definidos no escritório.

Como escrever uma mensagem de ausência temporária no LinkedIn

Quer dizer à sua rede do LinkedIn que você está fora do escritório? Veja como escrever uma mensagem de ausência temporária no LinkedIn.

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