Como usar a comunicação somente de texto para melhorar a eficiência do trabalho virtual

As equipes virtuais não têm a liberdade de ter interações cara a cara como suas contrapartes no escritório. Eles contam com várias ferramentas para se comunicarem a partir de seus locais remotos.

Devido às diferenças de locais e fusos horários, as chamadas telefônicas nem sempre são as melhores. As mensagens de texto são uma alternativa melhor, pois os membros da equipe podem enviar mensagens a qualquer momento sem incomodar uns aos outros. Mas a comunicação apenas por texto também não é perfeita. Erra o alvo se certos fatores não forem levados em consideração.

Neste artigo, discutimos como as equipes virtuais podem usar a comunicação somente de texto com mais eficiência.

Como as mensagens de texto melhoram as habilidades de comunicação

As mensagens de texto trazem uma sensação diferente à mesa de comunicação. Existem duas maneiras principais pelas quais a comunicação baseada em texto melhora a comunicação. Vamos dar uma olhada neles.

Existem duas maneiras principais pelas quais a comunicação baseada em texto melhora a comunicação.

1. Aprimore as habilidades de leitura e escrita

Usar taquigrafia e emoji é a tendência nas mensagens de texto, especialmente para bate-papos informais. Esse método de enviar mensagens de texto afasta você do uso do inglês adequado.

Ao se comunicar com seu chefe, colega de trabalho ou parceiro de negócios, você não se comunica com eles como faria com seus amigos ou outro significativo. Você é obrigado a escrever em inglês adequado, o que requer releitura e reestruturação completas. Isso também ajuda a manter um tom mais formal nas comunicações.

2. Incentive uma comunicação clara

A comunicação apenas com texto também cria habilidades de comunicação claras. Ao se comunicar por meio de texto, você é forçado a permanecer no ponto com suas comunicações. Como sua intenção é para fins comerciais, não há espaço para palavras ou frases exorbitantes.

As 7 dicas para usar a comunicação somente texto para trabalho virtual

Como as mensagens de texto são uma parte vital do trabalho remoto, é importante entender como torná-las ainda mais eficazes. Se feito da maneira errada, sua equipe sofre lapsos de comunicação que atrapalham seu fluxo de trabalho. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a tornar suas mensagens simples e abrangentes.

1. Evite o uso de taquigrafia

Não importa o quão próximo você esteja de seus parceiros de negócios ou colegas, as comunicações com eles não devem ser informais. Usar abreviações desnecessárias ou taquigrafia em suas mensagens retrata uma visão pouco profissional.

Você não precisa ser extremamente rígido com suas mensagens, mas usar abreviações como “U” em vez de “Você” em uma conversa relacionada ao trabalho é antiético. Isso pode ser um grande desvio para a maioria das pessoas que esperam mensagens baseadas em texto unificadas e estruturadas.

2. Use Caps Apropriadamente

As letras maiúsculas são adequadas para determinados fins por escrito. Usar letras maiúsculas ao longo de uma frase é uma das armadilhas que você deve evitar ao enviar mensagens de texto. Como estamos acostumados a ler texto em minúsculas, não é fácil ler todo o texto em maiúsculas.

Um texto em maiúsculas também dá um tom feroz à sua mensagem. Parece que você está com raiva ou gritando com o receptor. Se você for postar nas redes sociais, escrever seu texto em letras maiúsculas faz você parecer um buscador de atenção.

3. Faça um bom momento

A comunicação apenas por texto dá-lhe o privilégio de responder a uma mensagem no momento que lhe for mais conveniente. No entanto, não deve ser à custa do seu receptor.

Por exemplo, é inadequado enviar uma mensagem de texto no meio da noite ou no início da manhã, a menos que eles digam especificamente que isso não é um problema. Você não deve esperar uma resposta rápida para esse tipo de mensagem. É melhor enviar todas as mensagens relacionadas ao trabalho durante o horário comercial.

4. Evite frases longas

A gramática mais bem escrita fica chata se for muito longa sem quebrar parágrafos. A capacidade de atenção das pessoas pode ser menor que a de um peixinho dourado. Uma mensagem de texto volumosa pode fazê-los percorrer o conteúdo em vez de lê-lo.

Skimming pode fazer com que eles percam detalhes importantes na mensagem, alterando sua intenção como remetente.

5. Use emojis apenas quando necessário

Emojis não são ruins. Aliás, eles têm impactou positivamente a maneira como nos comunicamos. Os emojis ajudam você a expressar certas emoções de maneira adequada.

Ao enviar um texto relacionado ao trabalho, você não precisa eliminar completamente o uso de emojis em seu texto. Em vez disso, você deve saber quando é adequado usá-los, para não criar uma impressão errada. Se você não tiver certeza de quando usá-los, deixe-os de fora.

6. Não faça suposições

Nas mensagens de texto, há uma tendência de supor quando e como o destinatário responderá à sua mensagem. Fazer isso pode afetar seu humor negativamente porque a resposta deles pode ser totalmente diferente.

Não importa o quão tarde seu receptor demore para responder, nunca assuma o que eles estão pensando. Espere até ter notícias deles. Você pode enviar um lembrete se for urgente.

7. Revise sua mensagem

Não tenha pressa de pressionar “enviar” sem revisar sua mensagem. É muito fácil não notar pequenos erros em sua redação, então reserve um tempo para detectar e corrigir erros de ortografia e gramática.

Leva mais tempo para resolver os problemas causados ​​por um SMS, bate-papo ou e-mail mal escrito do que acertar na primeira vez. Cansado de revisar suas mensagens manualmente? Gramaticalmente é muito útil neste sentido.

As 3 melhores ferramentas de comunicação somente de texto que você pode usar

A crescente popularidade do trabalho remoto viu a introdução de várias ferramentas de fluxo de trabalho nos últimos anos. Algumas dessas ferramentas fazem um ótimo trabalho ao dar às equipes virtuais a oportunidade de prosperar em seus trabalhos com comunicação apenas por texto. Vamos dar uma olhada em alguns deles.

Principalmente um aplicativo de mensagens para empresas, o Slack permite que os membros da equipe convirjam sob o mesmo teto para fins de trabalho. Oferece a oportunidade de comunicação individual entre dois membros, bem como comunicação em grupo com três ou mais membros.

Se você estiver trabalhando em projetos com poucos selecionados, poderá limitar a comunicação entre essas pessoas em um espaço dedicado chamado canais. Os membros da sala podem se comunicar livremente sem se preocupar com o acesso de outros membros da equipe às suas mensagens.

O Microsoft Teams é uma ferramenta de fluxo de trabalho baseada em bate-papo para comunicações empresariais. Adequado para equipes virtuais, permite que os membros da equipe colaborem em tarefas com a oportunidade de compartilhar arquivos e documentos de trabalho.

Atendendo às diferentes necessidades de comunicação das equipes virtuais, os membros da equipe podem conversar entre si individualmente e também conversar em grupo ao colaborar em projetos. Diferentes níveis de acesso podem ser concedidos aos membros da equipe com base em seu envolvimento nos projetos.

Basecamp é uma ferramenta de comunicação e fluxo de trabalho online. Uma boa opção para equipes virtuais, pois permite a colaboração em equipe usando comunicação somente de texto.

Você pode delegar tarefas a trabalhadores específicos e se comunicar com eles individualmente. Da mesma forma, os membros da equipe podem colaborar em tarefas e se comunicar abertamente com todos que estão por dentro do que está acontecendo. Ele também oferece lembretes de tarefas que impulsionam os colegas de equipe a cumprir os prazos.

Concentre-se em informações importantes com comunicação somente de texto

Atender a inúmeras chamadas telefônicas relacionadas ao trabalho consome seu tempo mais do que você pensa. Você acaba falando sobre coisas improdutivas muito tempo depois que a mensagem foi passada.

Com a comunicação somente de texto, você escreve apenas os detalhes importantes que são necessários. Todos recebem as informações de que precisam para serem eficientes no trabalho. Há pouco ou nenhum espaço para falhas de comunicação, pois as palavras são claramente escritas para que todos possam ver.

Os prós e contras de usar a comunicação somente texto no local de trabalho virtual

As ferramentas de comunicação apenas de texto são a solução certa para o seu local de trabalho? Aqui estão alguns prós e contras a serem considerados.

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