Como arquivar itens no Notion

Você deve ter notado que o Notion, ao contrário de outros softwares de gerenciamento de projetos, não possui uma opção de arquivamento. No entanto, isso não significa que você não pode fazê-lo.

Na verdade, existem muitas maneiras de armazenar tarefas e projetos anteriores sem precisar alternar para outro software. Neste artigo, mostraremos três opções, mas primeiro discutiremos por que o arquivamento é importante.

Por que você pode querer arquivar itens no Notion

Alguns gostam de adotar a abordagem minimalista do gerenciamento de projetos e tarefas e excluir itens à medida que os concluem. Outros gostam de guardar notas para cada projeto que já tocaram.

Ambas as abordagens são boas. No entanto, muitos provavelmente concordam que é mais fácil trabalhar com software livre de desordem.

Por outro lado, procurar notas de projeto antigas apenas para perceber que você as excluiu nunca é divertido. É aqui que o arquivamento é útil.

Ao arquivar um item, você está se livrando de coisas que não são mais atuais, mas ainda tem acesso a elas caso precise delas mais tarde.

Se você está se perguntando por que alguém pode querer manter informações antigas, notas e dados de projetos anteriores podem ser extremamente úteis para planejar seus próximos projetos. Você também pode usá-lo para solucionar problemas se surgir um problema ou compartilhar detalhes com outras pessoas que possam ter dúvidas sobre o processo ou resultado posteriormente.

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Além disso, manter registros de seu trabalho pode ajudá-lo em outras áreas, como definição de metas, redação de estudos de caso ou apresentação de seu trabalho em uma avaliação de desempenho.

1. Arquive seus itens em noção por exclusão

Uma maneira de arquivar seus itens em Noção é excluí-los. Embora isso possa parecer permanente, tudo o que você exclui no aplicativo vai para a lixeira antes de você optar por se livrar dele para sempre.

Para encontrar itens na lixeira, abra-a clicando no ícone no canto inferior esquerdo. Um painel aparecerá onde você pode usar a barra de pesquisa na parte superior ou percorrer a lista para encontrar o que está procurando.

Lembre-se de que esse método pode funcionar melhor para alguém que não faz muito arquivamento.

Uma das principais desvantagens desse método é que os itens e as páginas serão difíceis de encontrar se você tiver vários com o mesmo nome. É também onde tudo vai, não apenas as coisas importantes, então você terá muito o que filtrar se não se lembrar exatamente do nome.

Além disso, você não pode reorganizar ou organizar sua lixeira além de alternar entre todas as páginas e na página atual. No entanto, esta é a maneira mais rápida de arquivar itens se você estiver procurando uma solução imediata.

Se você está preocupado com a exclusão acidental de tudo em sua lixeira, o Notion só permite que você exclua um item por vez. Além disso, ele pergunta se você tem certeza antes de concluir a ação.

2. Criar uma página de arquivo geral no Notion

Se preferir não enviar seus itens para a lixeira, você pode criar uma página de arquivo geral para atuar como um pega-tudo. Isso guardará tudo o que você deseja guardar para mais tarde, não importa o tópico.

Para fazer um, clique Nova página no canto inferior esquerdo e nomeie seu arquivo de acordo. Em seguida, encontre o item ou a página que deseja enviar para lá e selecione os três pontos para abrir o menu de opções.

Selecionar Mover para no menu de opções e escolha sua página de arquivo na lista. O item desaparecerá e agora você o encontrará em seu arquivo.

Como o Notion não coloca esses itens para você, você precisará arrastá-los e soltá-los onde quiser. Para ajudar a encontrar seus itens arquivados mais rapidamente, tente colocar alguns cabeçalhos na página e organizá-los de acordo.

Se isso ajudar, você pode codificar por cores seus títulos e as páginas listadas para encontrá-los ainda mais rápido. Tudo o que você precisa fazer é selecionar um ou vários segurando a tecla shift, clicar com o botão direito do mouse, selecionar a cor e escolher qual matiz deseja na lista.

As vastas opções de customização da Notion, entre outras razões, torná-lo um dos melhores. Lembre-se de que não há certo ou errado quando se trata de organizar sua página, desde que funcione para você.

3. Arquivar dentro de uma página no Notion

Se houver uma página que você usa extensivamente, convém criar um arquivo na página que o ajudará a acompanhar os itens antigos. Dessa forma, você pode simplesmente arrastar e soltar os itens que deseja salvar para mais tarde, e todos eles estarão relacionados ao mesmo tópico.

Para fazer isso, coloque o cursor ao lado do nome da página na barra lateral e selecione o ícone de adição para adicionar rapidamente uma nova página à parte inferior da atual.

Caso contrário, você pode pressionar a barra no teclado para exibir os comandos e adicionar uma nova página. O uso de comandos o levará direto para a nova página, para que você possa adicionar um modelo ou comece a personalizá-lo.

Agora tudo o que você precisa fazer é arrastar e soltar itens em seu arquivo clicando neles com o cursor e puxando-os por cima da página de arquivo. Você saberá que vai entrar quando o bloco de página destacar uma cor diferente.

Semelhante ao Mover para opção, as coisas que você move não estarão em ordem depois de soltá-las. No entanto, é rápido organizar itens em cabeçalhos, onde você pode agrupar projetos semelhantes.

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Outras sugestões para organizar seus dados antigos podem ser em ordem alfabética ou por data. Você pode até tentar classificá-lo em uma tabela em vez de uma lista. Tudo se resume ao tipo de dados com os quais você está trabalhando e o que funciona melhor para você.

Mantenha-se organizado em noção com o arquivamento

Agora que você tem algumas opções para arquivar no Notion, é hora de começar a limpar suas páginas – ou vasculhar sua lixeira em busca de dados importantes que você pode querer armazenar em outro lugar. Ao ocultar projetos e tarefas que não são relevantes no momento, você poderá encontrar os itens que procura mais rapidamente, limitando as distrações.

O Notion é um ótimo lugar para organizar todas as suas tarefas e projetos pessoais e relacionados ao trabalho, graças à sua fácil personalização e amplos recursos. Embora não tenha um sistema de arquivamento integrado, sua versatilidade facilita a criação de sua própria solução alternativa.

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