As reuniões de lançamento do projeto são a oportunidade perfeita para colocar todos os membros da equipe na mesma página e trabalhar em direção a um objetivo comum. É por isso que eles devem ser bem preparados e deliberados, pois ajudarão você a tirar o máximo proveito de sua discussão com seu cliente.

Neste artigo, compartilharemos algumas dicas e ferramentas para ajudá-lo a ter uma reunião inicial bem-sucedida com sua equipe.

O que é uma reunião de kick-off do projeto?

Uma reunião de lançamento do projeto é onde o gerente de projeto se reúne com a equipe e, às vezes, com o cliente, para apresentar as metas do projeto, explicar como elas serão alcançadas e revisar as funções de todos. Geralmente é realizado no início de um novo projeto, embora possa ser apropriado realizar um mais tarde no processo se surgirem novos obstáculos ou dúvidas.

Esse tipo de reunião ajuda você a iniciar seu novo projeto em uma base sólida, comunicando claramente o que é esperado, como o progresso será medido e quais armadilhas podem surgir. Em suma, ele define o caminho para uma colaboração tranquila do projeto com todas as partes interessadas.

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Benefícios de ter uma reunião de lançamento do projeto

Como mencionado acima, as reuniões de lançamento do projeto são uma oportunidade para alinhar todos com a visão do seu projeto e seus papéis dentro dele. A seguir estão alguns outros benefícios notáveis ​​de ter uma reunião de kick-off bem-sucedida:

  • Os projetos são executados com mais eficiência quando todos os membros da equipe entendem suas responsabilidades.
  • As reuniões de kick-off mostram até que ponto sua equipe está entendendo o que o projeto implicará. Isso pode ajudá-lo a identificar possíveis problemas que possam surgir ao longo do caminho.
  • As reuniões iniciais ajudam a construir um relacionamento entre você e seu cliente, colocando todos em pé de igualdade no início do processo.
  • Ter tudo planejado antecipadamente reduz a probabilidade de mudanças que podem causar atrasos potenciais mais tarde durante o projeto.
  • Seu cliente terá a oportunidade de fornecer feedback e ideias valiosos antes de avançar demais no ciclo de vida do projeto.
  • Uma reunião de lançamento bem-sucedida do projeto aumenta a probabilidade de manter o orçamento e o cronograma.

5 dicas para conduzir uma reunião de lançamento de projeto bem-sucedida

A seguir estão alguns passos essenciais a serem tomados ao se preparar para uma reunião de lançamento do projeto:

1. Crie sua agenda

Sua agenda dá à reunião uma direção clara a ser seguida, e é por isso que é crucial criar uma e distribuí-la antes da reunião inicial. Planejar uma agenda com antecedência o ajudará a manter o foco e a tarefa.

Você pode usar um aplicativo de anotações como Evernote para criar um plano de reunião que todos os membros possam acessar. Você pode começar do zero ou economizar tempo usando um de seus modelos de reuniões.

Adicione todos os detalhes pertinentes sobre o projeto depois de lidar com os fundamentos, incluindo a duração da reunião e o presidente (o gerente do projeto). Embora isso dependa do projeto específico em que você está trabalhando, aqui estão algumas ideias gerais a serem consideradas:

  • Saudações e introdução
  • Uma explicação clara do que você planeja alcançar durante a reunião inicial
  • O objetivo do projeto
  • Escopo do projeto
  • Restrições relacionadas a tempo e orçamento
  • Riscos conhecidos atuais
  • Uma lista de entregas
  • Discussão aberta e perguntas.

2. Convide as pessoas certas

Nesta fase, você quer se concentrar em convidar todas as principais partes interessadas. No entanto, em sua ânsia de dar o pontapé inicial, você pode ficar tentado a convidar todos que tenham algo remotamente relacionado ao projeto. Isso pode prejudicar sua reunião, pois gerenciar uma grande multidão será mais desafiador. Você deve incluir apenas membros da equipe que tenham um papel a desempenhar no projeto (e possam dar contribuições valiosas).

Você pode convidar os participantes da reunião por e-mail, ou melhor ainda, por meio de um ferramenta de comunicação interna Como Folga. Você pode usar esta ferramenta para criar um canal (grupo) que você usará para compartilhar a agenda da reunião e outros documentos relevantes para que todos possam consultá-los antes da reunião.

3. Torne a reunião interativa

Mantenha sua reunião inicial interativa, fornecendo uma plataforma aberta para expressar ideias ou sugestões. O objetivo aqui é garantir que todos participem ativamente durante a reunião. Aqui estão algumas ideias sobre o que você pode fazer:

  • Debates em grupo: isso funciona melhor se vários membros da equipe tiverem uma área de especialização semelhante. Por brainstorming de ideias juntos, você pode construir rapidamente o conhecimento uns dos outros e desenvolver soluções criativas que abrem o caminho para o sucesso.
  • Se revezam para presidir a reunião: Embora seja ideal que o gerente de projeto facilite a reunião inicial, você pode alternar os presidentes para evitar perder a atenção das pessoas. Ele permite que todos possam liderar aspectos específicos da agenda da reunião ou fazer apresentações, o que também pode ajudar a equipe a se sentir mais envolvida no projeto.
  • Peça feedback: sempre que você apresentar algo novo, pergunte aos participantes se eles têm alguma dúvida sobre o assunto para que todos possam opinar na reunião. Você também pode aproveitar esta oportunidade para descobrir outros pensamentos ou preocupações que eles possam ter. que as incertezas não se acumulam ao longo do tempo - a principal causa de frustração entre as pessoas envolvidas em um projeto.

Essas técnicas interativas garantirão que todas as partes interessadas estejam ativamente engajadas na reunião inicial.

4. Esclarecer os papéis e responsabilidades

Supondo que todos entendam todo o projeto e como eles se encaixam, o próximo passo seria definir seus papéis e responsabilidades. Use esta oportunidade para reiterar as discussões anteriores sobre o que todos esperam uns dos outros. Você pode usar uma ferramenta online como Asana para criar listas de verificação para que todos possam ver quais tarefas são responsáveis.

Você pode começar atribuindo itens de ação que precisam ser concluídos com um prazo acordado e, em seguida, distribuí-los entre os membros da equipe. Organize essas atividades em ordem de prioridade, com as tarefas mais importantes listadas primeiro. Dessa forma, você pode garantir que os prazos sejam cumpridos sem precisar sobrecarregar muito as pessoas.

5. Adicionar resumo da reunião ao seu wiki interno

Quando a reunião terminar, transforme suas anotações em um documento bem organizado para facilitar as referências futuras. Você pode usar seu wiki interno como um repositório online que todos no projeto podem acessar facilmente.

Dessa forma, você sempre pode consultar as notas da reunião sempre que houver dúvidas sobre algo abordado durante a sessão inicial. Você também pode usar seu wiki para adicionar atualizações à medida que avança no ciclo de vida do projeto.

Defina o tom certo para todo o projeto com uma reunião inicial

A reunião inicial é uma etapa vital em qualquer projeto, pois define o tom para todo o ciclo de vida do projeto e orienta todos os envolvidos na mesma direção.

Você pode aproveitar as dicas e ferramentas acima para colocar todas as partes interessadas na mesma página e preparar o caminho para um fluxo de trabalho produtivo.

6 maneiras fáceis de tornar suas reuniões mais produtivas

Se você quer saber como conduzir uma reunião de equipe de sucesso, confira essas 6 dicas essenciais que você deve seguir.

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Lando Loic (53 Artigos Publicados)

Loic é um redator de conteúdo freelancer na MakeUseOf e um aprendiz ao longo da vida. Ele vem perseguindo sua paixão pela escrita desde 2016. Ele gosta de experimentar novos gadgets e softwares de tecnologia com potencial para ajudar os usuários a se tornarem mais produtivos.

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