5 Benefícios de economia de tempo ao usar o software de gerenciamento de projetos

O trabalho em equipe faz o sonho funcionar – exceto quando se trata de falhas de comunicação. Ao discutir um novo projeto, a comunicação excessiva, a falta de comunicação e os mal-entendidos podem levar muito tempo.

Você provavelmente já passou algum tempo procurando informações ou arquivos que moram em nossas caixas de entrada, mensagens instantâneas ou notas adesivas de reuniões e telefonemas.

Se você puder se relacionar, poderá se beneficiar do uso de software de gerenciamento de projetos. Neste artigo, mostraremos uma lista de benefícios de economia de tempo que esse tipo de software oferece, com exemplos de ClickUp, Notion e Asana. Mesmo se você estiver trabalhando sozinho, você pode encontrar algumas dicas.

1. Chega de enviar e pesquisar por e-mails

Graças ao software de gerenciamento de projetos, você pode dispensar o envio de e-mails de atribuição.

Em vez disso, você pode usar a coluna do responsável em seu Clique para cima placas do projeto. Isso permite que você atribua a propriedade de um projeto a outra pessoa.

Depois de adicionar a descrição do projeto, data de vencimento e quaisquer outros detalhes que você gostaria de incluir, basta adicionar seu colega de trabalho a esta coluna e ele receberá uma notificação ou a verá em sua lista de tarefas Lista.

Se você quiser que mais de uma pessoa se aproprie do projeto, você pode habilitar uma coluna de múltiplos responsáveis ​​usando ClickApps do ClickUp.

Você tem a opção de habilitar isso ao criar seu espaço de trabalho. No entanto, se você precisar adicioná-lo mais tarde, vá até o avatar do seu perfil no canto inferior esquerdo e clique nele para encontrar ClickApps no cardápio.

A partir daí, percorra as opções para encontrar Vários cessionários, ative-o e desmarque-o para o espaço de trabalho em que gostaria de usá-lo.

A coluna do responsável é para aqueles que estão realizando uma ação em um projeto. Se você quiser colocar alguém em CC no projeto, adicione-o como observador clicando no símbolo de olho no canto superior direito do cartão de tarefas.

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Agora, os responsáveis ​​e os observadores estão no circuito para atualizações posteriores, incluindo a pessoa que criou a tarefa – e ninguém precisa rolar por um e-mail de 50 tópicos para obter detalhes.

2. Reuniões menos desnecessárias

Se você já ouviu alguém dizer que uma reunião pode ter sido um e-mail, também pode ser uma página no Notion.

Em vez de se reunir ou realizar uma sessão de brainstorming para projetos e ideias menores, crie uma nova página e colabore.

Se você é novo no Notion, o Tarefas de equipe modelo irá ajudá-lo a começar. Para criar uma nova página no visualização do quadro deste modelo, clique no botão adicionar na parte inferior de sua coluna. Se você preferir exibição de lista, basta adicionar uma nova linha à sua lista.

Antes de adicionar seus companheiros de equipe, preencha as propriedades como data de vencimento e prioridade, bem como os detalhes e ideias que você tem. Inclua um aviso para que seus colegas de trabalho adicionem seus pensamentos e sugestões e, em seguida, adicione-os como responsáveis.

Você também pode chamar essa propriedade de companheiros de equipe se preferir algo mais neutro.

A imagem de exemplo usa uma frase de destaque para destacar a finalidade da página. Abaixo, qualquer pessoa pode adicionar informações usando texto, cabeçalhos, imagens, anexos, links e muitos outros comandos úteis.

Além disso, se você ou um colega de trabalho excluir acidentalmente algo significativo, poderá visualizar as versões anteriores da página clicando no ícone de relógio no canto superior direito.

3. Não há necessidade de explicar o projeto várias vezes

Você não precisa de muitas colunas ou propriedades para garantir que os detalhes da sua atribuição sejam claros e consistentes. Na verdade, você provavelmente pode se safar usando apenas o responsável, a data de vencimento e a prioridade.

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Antes de adicionar seus colegas de trabalho como responsáveis ​​ou colaboradores a uma tarefa no gerenciamento de projetos software, preencha as informações em cada coluna e abra o cartão ou página da tarefa para preencher o Descrição.

Veja como é usando um layout simples em a versão gratuita da Asana.

Graças ao layout e aos rótulos claros, todos saberão quem é um responsável ou colaborador assim que você os adicionar. Eles também terão instruções claras sobre quando é a data de vencimento, o nível de prioridade da tarefa e para qual projeto ou seção a tarefa contribui, além dos detalhes.

4. Você evita responder a mesma pergunta na repetição

Se alguém pedir esclarecimentos pelo Slack ou por e-mail, nem todos terão acesso à resposta. Se eles perguntarem na seção de comentários da respectiva tarefa em seu software de gerenciamento de projetos, todos verão.

Aqui está um exemplo usando ClickUp.

O que é excelente nos comentários do ClickUp é que cada um cria um novo tópico. Se você receber duas perguntas, poderá respondê-las separadamente selecionando responder abaixo do comentário. Você também pode designar alguém para a pergunta se achar que eles podem ter uma resposta melhor.

A pergunta e a resposta públicas devem evitar que as mesmas perguntas surjam. Mas se você receber a pergunta novamente, e não for uma resposta rápida, você pode apontar seu colega de trabalho na direção certa, atribuindo-lhe a resposta também.

5. Muito menos perseguir outros por seu trabalho ou procurar arquivos

Como o software de gerenciamento de projetos promove a colaboração, você tem muitas ferramentas para se comunicar com seus colegas de trabalho. Se você quiser uma atualização de status rápida, tudo o que você precisa fazer é marcá-los em um comentário - no Notion. Você pode fazer isso usando um arroba (@) e puxando seu nome na barra de pesquisa.

Você também não precisará vasculhar e-mails ou pedir a seus colegas de trabalho que enviem um documento por e-mail, pois eles podem adicioná-los diretamente na cópia da página do projeto. No entanto, se você quiser que os documentos apareçam sempre no mesmo lugar, você pode adicionar uma coluna de documento ao seu página do quadro do projeto.

Uma coluna de documento faz maravilhas se você tiver um colega de equipe notório por pedir que você reenvie um arquivo toda vez que perder o controle dele. Você pode gentilmente dizer a eles que está lá no quadro do projeto se eles perderem o controle novamente.

Aumente sua produtividade com software de gerenciamento de projetos

O trabalho em equipe é divertido, especialmente quando um projeto está funcionando sem problemas. Ao gerenciar suas tarefas no software de gerenciamento de projetos, você pode ajudar a reduzir o atrito e economizar muito tempo para você e seus colegas de trabalho, mantendo tudo organizado em um só lugar.

Mesmo se você estiver trabalhando sozinho, você ainda se beneficiará de saber onde encontrar todos os detalhes e documentos de que precisa. Qual software você escolhe é com você. Com muitas opções excelentes disponíveis, é mais do que provável que você encontre uma que funcione para você e sua equipe.

Notion, ClickUp e Asana são ótimas opções se você estiver procurando algumas sugestões para começar.

ClickUp vs. Asana: o que é melhor para o gerenciamento de projetos?

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