Como delinear um fluxo de trabalho no Notion

Seja criativo, construção, administração ou qualquer outra coisa, muitas vezes você se deparará com tarefas repetitivas em qualquer ambiente de trabalho. Criar um fluxo de trabalho estabelecido ajudará você e seus colegas de trabalho a entrar no ritmo, especialmente ao integrar alguém novo.

Neste artigo, orientaremos você na descrição de um fluxo de trabalho no Notion para que você e sua equipe saibam o status e as etapas de cada tarefa em que estão trabalhando.

Os benefícios de delinear um fluxo de trabalho em noção

Apresentar seu fluxo de trabalho no Notion ajudará sua equipe a visualizar e lembrar as etapas necessárias ao iniciar ou concluir uma tarefa. Também ajudará todos a saber em que estágio uma determinada tarefa está.

Por exemplo, se escrever postagens de blog for uma tarefa recorrente, você pode dividir o processo criativo em quatro etapas: rascunho, edição, imagens e upload. Quando os redatores de sua equipe terminam um rascunho, eles podem marcar sua parte da tarefa como concluída no quadro e definir a pessoa responsável pela edição como responsável.

Mesmo se você estiver trabalhando sozinho, essa é uma excelente maneira de acompanhar seu progresso, pois você terá uma visão geral mais detalhada de sua carga de trabalho. Também ajuda a dividir uma tarefa mais volumosa em itens de ação menores, o que pode ajudar a evitar sobrecarga.

Delineando um fluxo de trabalho em noção com status

Usando um banco de dados de tabela simples in Notion fornecerá uma visão geral condensada do seu fluxo de trabalho. Você pode ver rapidamente em qual etapa cada tarefa está, compará-la com a data de vencimento e verificar quem está trabalhando nela sem precisar fazer muita rolagem.

Neste exemplo, cada coluna representa uma etapa no processo de escrita. Para começar, decida em quais etapas você deseja dividir suas tarefas recorrentes e crie uma nova página selecionando a opção no canto inferior esquerdo do Notion. Quando estiver em sua nova página, em vez de escolher um modelo, abra os comandos usando a barra e selecione Banco de dados de tabelas - Inline.

O nome A coluna será onde você colocará o nome da tarefa e a coluna adicional que aparecerá você poderá excluir. Em seguida, adicione uma nova coluna selecionando o símbolo de adição no canto superior direito da tabela e no Tipo de Propriedade cardápio, escolha selecionar.

Clique na célula abaixo e digite um status que você gostaria de usar, e o Notion lhe dará um prompt para transformá-lo em um opção. A partir daí, você pode alterar a cor usando os três pontos ao lado.

Crie todos os status que deseja usar seguindo as mesmas instruções e clique no título da coluna para abrir o menu e duplique-o até ter uma coluna para cada etapa. Nomeie-os de acordo.

Agora, à medida que você e seus colegas de trabalho avançam, você pode usar status para comunicar em qual etapa você está e como está indo. Portanto, em vez de simplesmente marcar a tarefa como concluída, você pode mostrar à sua equipe que está trabalhando em um item sem realmente dizer.

O exemplo usa façam para mostrar que ninguém está trabalhando nisso ainda, em andamento dizer que está em andamento, completo para mostrar que está feito, em espera para que outras pessoas saibam que está pausado e grudou para indicar que o cessionário precisa de ajuda.

Relacionado: Atalhos de teclado do Notion para Windows e Mac

Se sua equipe precisar comunicar detalhes, eles podem comentar na página da tarefa clicando em seu nome e abrindo-a. O campo vazio abaixo é o local ideal para os detalhes iniciais. O campo de comentários é ideal para fazer perguntas, comunicar que você está entregando o projeto ou fazer sugestões.

Ter essas conversas no Notion também dará a todos acesso às informações, em vez de limitar o acesso em uma mensagem direta ou se perder em um bate-papo em grupo.

Mesmo se você estiver trabalhando sozinho, usar status e deixar comentários para si mesmo são úteis quando você está retomando uma tarefa.

Delineando um fluxo de trabalho em noção com listas de verificação

Se você é fã de simplificar e prefere apenas informar aos outros que uma tarefa está concluída, você pode delinear seu fluxo de trabalho usando colunas de lista de verificação. Fazer isso também é uma excelente maneira de economizar espaço se você precisar incluir muitas colunas em seu fluxo de trabalho. No entanto, é melhor mantê-los no mínimo, se puder.

Você adiciona colunas da lista de verificação da mesma forma que você faria um selecionar coluna clicando no botão adicionar no canto superior esquerdo da sua tabela, e tudo que você precisa fazer é nomeá-los.

Usando isso, você ainda terá uma visão geral rápida de onde você e sua equipe estão com as tarefas, com uma aparência de texto um pouco menos confusa nos status. É especialmente ótimo para equipes que desejam que o nível de prioridade se destaque sobre todo o resto.

Relacionado: ClickUp vs. Noção: o que é melhor para a colaboração do projeto

Além disso, você ainda pode se comunicar nos comentários, é claro, mas o status de cada etapa não é o foco - apenas se está completo ou não.

Outros itens que você pode querer incluir em seu fluxo de trabalho de noção

Algumas outras colunas que você pode querer incluir em seu fluxo de trabalho do Notion são coluna de link se seus projetos estão em um drive ou software online ou um arquivos e coluna de mídia se você estiver entregando documentos para frente e para trás.

Se você achar que não quer uma determinada propriedade para aparecer como uma coluna em seu banco de dados, lembre-se de que você pode ocultá-la da sua tabela, mas ela ainda aparecerá na lista de propriedades quando você clicar em um projeto.

Adicionar notas à página acima ou abaixo de sua tabela também ajudará você e seus colegas de trabalho a aprender e lembrar as etapas do seu fluxo de trabalho.

Fazer isso é especialmente útil para integrar novos membros da equipe, pois eles conhecerão todas as etapas e suas instruções informarão exatamente o que eles precisam fazer quando chegarem ao próximo.

Entre em um ritmo com noção

Ao delinear um fluxo de trabalho no Notion, você elimina as suposições de um processo e divide projetos maiores em marcos menores e organizados. Dessa forma, você e sua equipe terão tudo em um só lugar, e ninguém precisa sair procurando.

Se você ainda não conhece o Notion, sua personalização e simplicidade permitem que você gerencie qualquer projeto. No entanto, se você estiver se sentindo preso, poderá começar com alguns de seus muitos modelos e aprender à medida que avança.

Como começar com noção: 7 dicas e truques essenciais

Notion é uma das melhores ferramentas de produtividade e está crescendo rapidamente. Aqui estão alguns truques e dicas que você pode usar para começar.

Leia a seguir

Sobre o autor