O que é lote de tarefas? Um guia completo

A produtividade no local de trabalho é frequentemente definida como a quantidade de trabalho que uma pessoa pode concluir em um período específico de tempo. Quanto mais produtivo você for, mais coisas você fará.

No entanto, em vez de usar a abordagem convencional para realizar o trabalho, há uma variedade de estratégias diferentes que você pode aplicar.

Em alguns casos, mesmo mudanças sutis podem levar a um impacto profundo na quantidade de trabalho que você realiza. O agrupamento de tarefas é um exemplo clássico disso.

Então, o que exatamente é o agrupamento de tarefas? E como você pode fazê-lo corretamente? Vamos descobrir.

O que é lote de tarefas?

O agrupamento de tarefas é simplesmente um processo de agrupar tarefas de natureza semelhante em um lote e concluí-las de uma só vez, em vez de fazê-las uma a uma ao longo do dia.

Você pode agrupar quase qualquer tarefa. Por exemplo, se você precisar responder aos seus e-mails, poderá definir um horário específico e se concentrar exclusivamente nele.

Em vez de responder e-mails não urgentes esporadicamente ao longo do dia, você pode tirar um tempo e fazer o trabalho de uma só vez com foco total.

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Um grande benefício do agrupamento de tarefas é que você pode usá-lo para quase tudo, desde trabalho profundo até a conclusão de tarefas domésticas ao longo do dia.

Como agrupar tarefas de forma eficaz

Para agrupar tarefas com eficiência, você precisa de duas coisas: uma ferramenta de controle de tempo e um aplicativo de tarefas. Aqui está um guia passo a passo para tarefas em lote de forma eficaz.

A primeira coisa que você precisa fazer é escolher uma ferramenta de rastreamento de tempo. O lote de tarefas só é eficaz se você souber quanto tempo está gastando em cada lote de tarefas.

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Uma escolha popular é o Clockify, pois é totalmente gratuito. Claro, existem outras opções disponíveis, como o Toggl, então escolha qualquer aplicativo que você se sinta confortável em usar.

2. Use um aplicativo de tarefas para categorizar as tarefas de acordo

Não há escassez de aplicativos de tarefas, então é mais uma questão do que você gosta e está disposto a pagar. O Microsoft To Do é um aplicativo fantástico de uso gratuito e sincronizado em várias plataformas, incluindo iOS, Android, Windows e macOS. Você também pode encontrar outras opções, como Tique Tique.

Ao selecionar um aplicativo de tarefas, certifique-se de escolher um que permita atribuir rótulos ou categorizar tarefas. Isso fará uma grande diferença quando você estiver agrupando tarefas em lote.

3. Trabalho em lote de baixo valor para horas cansativas do dia

Para agrupar tarefas com sucesso e melhorar sua produtividade, você precisa entender como seus níveis de energia flutuam ao longo do dia.

Quase todos nós experimentamos calmarias ou quedas de energia ao longo do dia. No entanto, para a maioria das pessoas, as manhãs são mais produtivas. Os níveis de energia são altíssimos, e a mente está disparando em todos os cilindros.

No entanto, a maioria das pessoas experimenta uma queda logo após o almoço, com a produtividade caindo consideravelmente. Você pode agrupar trabalhos de baixo valor, como responder a e-mails não essenciais ou realizar tarefas mundanas, durante esses períodos de baixa energia.

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Da mesma forma, para tarefas mais exigentes, é melhor agrupá-las para um momento em que sua mente esteja fresca e focada. Podem ser as altas horas da noite ou as primeiras horas da madrugada!

4. Divida projetos maiores em tarefas menores

Uma coisa importante que você precisa fazer é dividir projetos maiores ao agrupar tarefas. Você não pode agrupar uma tarefa se ela for tomar uma grande parte do seu dia.

Em vez disso, se você estiver trabalhando em um grande projeto, precisará dividi-lo em tarefas menores e executáveis. E, como sempre, certifique-se de categorizar essas tarefas de acordo.

Por exemplo, se você precisar preparar um relatório abrangente, poderá dividir o fluxo de trabalho em várias etapas, incluindo planejamento, coleta de dados, elaboração do relatório e apresentação.

5. Defina limites de tempo e analise seu desempenho

O uso de uma ferramenta de controle de tempo é extremamente importante para agrupar e concluir tarefas com êxito. Em muitos casos, certas tarefas podem sair do controle e ocupar mais tempo do que você imaginava.

Defina limites de tempo realistas e tente cumpri-los. Com o tempo, você entenderá melhor quanto tempo leva para concluir tarefas específicas e seus limites de tempo ficarão mais eficientes.

Você deve realizar auditorias de tempo semanalmente para saber quais categorias de tarefas consumiram a maior parte do seu tempo e como você pode reduzir o tempo gasto em tarefas menos exigentes.

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4 Principais Benefícios do Lote de Tarefas

O agrupamento de tarefas é uma técnica de produtividade fantástica que o ajudará a fazer mais em um período de tempo mais curto. Aqui estão os maiores benefícios que ele oferece.

1. Produtividade melhorada

Ao se concentrar mais em tarefas semelhantes, você fará mais em vez de deixar sua atenção vagar. O agrupamento de tarefas é predominante, pois permite concluir todos os trabalhos de alta prioridade de uma só vez quando seus níveis de energia são mais altos.

Isso também permite que você gerencie melhor seus níveis de energia ao longo do dia e se concentre em diferentes tarefas com base em seus níveis de foco.

2. Maior confiança

Obviamente, sua confiança será baixa quando você estiver mentalmente ou fisicamente esgotado e tiver uma tarefa importante para concluir. Você simplesmente não terá fé em seu próprio trabalho na maioria dos casos.

Ao realizar um trabalho importante durante períodos de alta energia e foco, sua confiança geral também aumentará. À medida que você fizer mais trabalho ao longo do tempo, ele continuará a subir!

3. Melhor Satisfação no Trabalho

Experimente o agrupamento de tarefas se você estiver constantemente perseguindo prazos e pulando de uma tarefa para outra. Isso permitirá que você gerencie seu tempo com mais eficiência, aumentando a satisfação no trabalho.

4. Estresse reduzido

Com o batching de tarefas, você não perderá o sono devido a prazos iminentes ou baixa qualidade de trabalho. Como você terá períodos definidos para concluir todas as tarefas essenciais e não essenciais, saberá quando parar e dedicar algum tempo a outras coisas.

Naturalmente, isso ajudará a reduzir os níveis de estresse e permitirá que você obtenha um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Regular a produtividade é vital para o sucesso

Medir e regular seus níveis de produtividade é muito importante. Isso permitirá que você se torne melhor em seu trabalho, libere tempo para gastar em coisas que ama e aprenda mais. Mais importante, você não se sentirá constantemente sobrecarregado com o trabalho regulando e gerenciando seus níveis de produtividade.

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