6 dicas de gerenciamento de tempo para organizar sua própria carga de trabalho

Empregos, onde você tem autonomia sobre o que você faz, são ótimos se você não gosta que lhe digam o que fazer e oferece muita satisfação. No entanto, com a liberdade vem a necessidade de organizar e gerenciar seu próprio trabalho.

Isso requer habilidades de gerenciamento de tempo e tarefas, e não é algo que necessariamente vem naturalmente. Vejamos algumas maneiras confiáveis ​​de solidificar suas habilidades nessa área e começar a cuidar de sua própria carga de trabalho de forma eficaz.

1. Adquira o hábito de usar um calendário

Confiar apenas em sua memória para acompanhar sua agenda está sujeito a enormes quantidades de erro humano. A maneira mais fácil de dominar o bom gerenciamento do tempo é usar um calendário para tudo e fazer isso regularmente.

Existem muitos aplicativos de calendário digital que você pode utilizar, como Panorama e calendário do Google. Além disso, você pode optar por Tweek, se você preferir um planejador baseado em tarefas.

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O objetivo é colocar tudo em seu calendário, incluindo reuniões, trabalhos e eventos, e basicamente tudo o que você sabe que precisa fazer. Se há algo que você sabe que pode esquecer, coloque-o. É uma boa prática preencher seu calendário com o máximo de antecedência possível, então reserve algum tempo no início de sua semana para fazer isso.

2. Organize seus e-mails em pastas

Manter todos os seus e-mails em sua caixa de entrada pode criar caos, especialmente se você precisar encontrar um e-mail de entrada importante posteriormente. Para remediar isso, você deve organizar seus e-mails em pastas relevantes.

As pastas que você cria devem ser específicas para seu trabalho e função e devem ser feitas para que você possa encontrar informações rapidamente. Isso pode incluir pastas para projetos, anúncios e atualizações da empresa, membros da equipe, e-mails que você precisa acompanhar e assim por diante.

É melhor evitar a exclusão de e-mails relacionados ao trabalho, porque mesmo que algo não pareça pertinente agora, isso não significa que não será no futuro.

Você pode não ver imediatamente o benefício de organizar as comunicações dessa maneira, mas, a longo prazo, isso o ajudará a manter o controle de sua carga de trabalho.

3. Organize sua unidade de arquivos

Não há nada mais prejudicial à sua produtividade do que uma unidade de arquivos com centenas de arquivos soltos. Fazer isso torna difícil e esmagador encontrar o que você precisa, resultando em procrastinação e evasão.

Assim como com seus e-mails, é importante organizar seus arquivos em pastas para que você possa acompanhar seu trabalho. Em essência, você não deve ter nenhum arquivo que não esteja armazenado em uma pasta dedicada.

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Fazer isso não o tornará automaticamente melhor no gerenciamento de carga de trabalho, mas o ajudará no gerenciamento de tempo e o manterá consistente. Já ouviu o ditado “casa arrumada é mente arrumada”? O mesmo se aplica ao seu espaço de trabalho digital!

4. Acompanhe seu trabalho

Ter autonomia no trabalho significa que você deve acompanhar suas próprias tarefas em andamento e como isso se encaixa no esforço mais amplo da equipe. Portanto, nem é preciso dizer que você precisa de uma maneira prática de fazer isso.

Você pode criar uma planilha que liste todo o progresso do seu trabalho, desde os clientes com os quais está trabalhando até o planejamento do projeto. O Microsoft Excel e o Google Sheets têm muitos modelos que você pode usar ou pode criar um do zero. Idealmente, sua planilha deve fornecer supervisão sobre:

• Qual é o trabalho.
• Prazos.
• Indicadores de progresso.
• Tarefas associadas a ele.

Alternativamente, você pode empregar software de gerenciamento de trabalho, como Asana, que faz alguma organização para você. Não importa como você escolha acompanhar seu trabalho, se você for o único responsável por sua carga de trabalho, é essencial que você tenha algum tipo de visão geral.

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5. Priorize suas tarefas de forma eficaz

Quando você não tem alguém lhe dizendo o que fazer, você precisa descobrir quais tarefas têm prioridade sobre outras. Essa habilidade é muitas vezes aquela com a qual as pessoas têm mais dificuldade, porque requer pensar sobre o quadro geral e antecipar resultados futuros.

Felizmente, existem alguns métodos testados e comprovados de fazer isso, para ajudá-lo. O Método MoSCoW ajuda você a organizar tarefas em deve ter, deveria ter, poderia ter e não terá. É um sistema em camadas que permite determinar quais tarefas são essenciais e quais não são.

O Matriz de Eisenhower é outro método que categoriza suas tarefas em uma grade 2x2: urgente, importante, não urgente e não importante. Portanto, se sua tarefa cair na caixa Urgente/Importante, significa que você precisa fazê-la agora. Considerando que, se cair na caixa Não Urgente/Não Importante, você provavelmente poderia ignorá-lo, por enquanto.

6. Economize tempo em tarefas repetitivas

As pessoas gastam cerca de 25% do tempo no trabalho em tarefas repetitivas; esta é uma grande parte do tempo, e é incrivelmente ineficiente. Podem ser e-mails que você envia onde o conteúdo é idêntico ou blocos de texto que você escreve em relatórios.

A boa notícia é que você pode automatizar o trabalho de rotina como este usando o Extensão do Chrome do Expansor de Texto Mágico. É um aplicativo gratuito que permite criar até 10 atalhos em vez de escrever o mesmo texto repetidamente.

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O gatilho de atalho pode ser uma combinação de símbolos e letras. Quando você os digita, ele produz automaticamente o texto completo que você precisa. Por exemplo, digitando #relatório irá produzir o relatório de esqueleto completo, e você pode simplesmente entrar e editar quaisquer detalhes relevantes.

Fique por dentro de sua carga de trabalho

É muito fácil ficar desorganizado e cometer erros quando se trata de gerenciar sua própria carga de trabalho. Portanto, garantir que você tenha tudo no lugar para minimizar isso é essencial.

Como humanos, só podemos armazenar tanta informação em nossos cérebros, então não se sobrecarregue tentando lembrar de tudo. Usando as dicas exploradas aqui, você estará no caminho certo para gerenciar sua própria carga de casos de forma eficaz e, com o tempo, isso se tornará uma segunda natureza.

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