Como usar o modo de exibição de quadro no calendário do Microsoft 365

Todo mundo luta para encontrar informações às vezes, mesmo em seus próprios sistemas de arquivos e aplicativos. O calendário no Microsoft 365 para a Web inclui uma ferramenta frequentemente negligenciada que pode ajudar.

O Board View permite que você gerencie sua agenda e tarefas em um só lugar, além de poder acessar rapidamente arquivos relacionados, notas e lembrar metas. Ele executa muitas das mesmas tarefas relacionadas ao gerenciamento de projetos que Trello e OmniFocus. Mas para as pessoas que usam o Microsoft 365, ele pode servir como uma potência organizacional.

Como usar o modo de exibição de quadro no Microsoft 365

O modo de exibição de placa está disponível no Microsoft 365 na Web. Abra o calendário do Outlook e clique em qualquer visualizar você está usando (dia, semana, mês). Na parte inferior do menu suspenso, você verá Borda.

Clique em Predefinição para abrir seu calendário principal e todas as suas tarefas. Alternativamente, você pode clicar Nova Diretoria para criar um quadro focado em um projeto específico.

A visualização do quadro abre uma tela na qual você pode clicar para se mover. Você pode ampliar com Ctrl+] e fora, Ctrl + [. De forma útil, o Board View tem muitos atalhos de teclado para navegar rapidamente.

Você provavelmente verá alguns widgets pré-carregados quando a tela for carregada. Você pode redimensioná-los e movê-los pela tela. Para adicionar mais widgets, clique em Adicionar ao quadro no canto superior esquerdo. Você verá os seguintes widgets no menu suspenso:

• Calendário
• Observação
• Lista de tarefas
• Coleção
• Meta
• Arquivo
• Link
• Clima
• Relógio
• Pessoa
• Localização

Clique em qualquer um desses widgets para adicioná-los à tela. Para remover um widget, clique no botão três pontos no topo e selecione Remover da placa.

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Cada um dos widgets do Board View tem seus próprios usos para gerenciamento de projetos.

1. Calendário

O widget de calendário pode parecer autoexplicativo. Você pode alterar as visualizações para ver seus agenda geral, semana de trabalho, semana ou mês. Um olhar mais profundo revela outras possibilidades de personalização dignas de nota.

Não há apenas a capacidade de criar um calendário para um projeto específico. Você pode assinar um calendário fora do Microsoft 365 por meio de um link ou carregar um calendário de um arquivo .ics.

Em um aceno para a natureza geograficamente dispersa do trabalho moderno, é possível adicionar feriados internacionais de países ao redor do mundo. Um recurso de planejamento particularmente útil, isso significa que os trabalhadores baseados nos Estados Unidos não devem mais se surpreender ao descobrir que seus colegas europeus estão fora do escritório novamente em mais um feriado!

Você também pode adicionar calendários para programas de TV e esportes que você segue, útil para decidir o que pode valer a pena assistir.

2. Observação

As notas criadas no modo de exibição de quadro também aparecerão no seu feed do OneNote. Você pode fazer a formatação básica do texto em cada nota e inserir uma imagem. É até possível deixar seu quadro um pouco mais animado alterando a cor de cada nota.

Você também pode atribuir uma data de vencimento às notas. Marque-o como concluído ou remova a data de vencimento, tudo dentro do Board View.

3. Lista de tarefas

O widget Lista de Tarefas serve como um hub, mostrando as tarefas salvas no aplicativo Tarefas da Microsoft e notas com datas de vencimento. A Lista de Tarefas é sincronizada com o To Do, para que você possa ver as tarefas de um determinado quadro nesse aplicativo. Cada placa recebe sua própria lista.

As tarefas que você cria em uma lista de exibição de quadro dentro de Tarefas serão sincronizadas com essa lista de tarefas, um dos poucos elementos compatíveis com dispositivos móveis desta ferramenta, conforme será discutido abaixo.

4. Coleção

Você pode criar uma coleção para agrupar widgets relacionados. Isso pode ser particularmente útil se você estiver trabalhando em um projeto com várias etapas ou um longo período de tempo.

Depois de colocar uma coleção na tela, você pode arrastar outros widgets para ela. A coleção se expande à medida que você adiciona widgets. Você pode nomear cada coleção que criar.

5. Meta

Este recurso tem como objetivo mantê-lo focado. Você pode adicionar metas à tela do Board View ou a coleções individuais.

Atribua uma data de vencimento e uma contagem regressiva com o número de dias restantes aparecerá. A meta será adicionada automaticamente ao seu calendário. Você também pode alterar a cor de fundo de cada objetivo.

6. arquivos

Quer pular para um arquivo específico? Você pode adicioná-lo como uma miniatura e vincular diretamente à tela ou a uma coleção.

Isso economiza tempo real, pois é melhor clicar no OneDrive ou até mesmo pesquisar um arquivo pelo nome. Se estiver colaborando com colegas ou familiares, você pode garantir que eles tenham acesso ao arquivo correto colocando-o diretamente na tela.

Aqui você pode colocar um link na tela. O título da página e uma imagem são puxados para o quadro. Novamente, o utilitário aqui é colocar as informações relevantes para o seu projeto em um só lugar, tornando o recurso de link agradável de se ter.

8. Tempo e Relógio

Esses dois são ótimos quando você está trabalhando com uma equipe dispersa internacionalmente. Você pode adicionar o clima atual e a hora local em outro local.

Recursos como esses podem, na melhor das hipóteses, fornecer contexto sobre outra pessoa e, pelo menos, garantir que você não ligue para ela no meio da noite.

9. Pessoa

Quer entrar em contato com essa pessoa rapidamente? Você pode adicionar suas informações de contato diretamente no Canvas, deixando-os a apenas alguns cliques de distância. O recurso é particularmente bom se seus projetos envolvem suporte externo que não está no diretório da empresa.

10. Localização

O recurso de localização também é bom para entender a situação de outras pessoas, pois permite salvar endereços diretamente na tela. Mais tarde, você pode copiar o endereço ou abrir as direções para o local usando os mapas do Bing.

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Falta a visualização do quadro no celular

O Board View tem muitos recursos fortes de gerenciamento de projetos. No entanto, uma grande armadilha é a falta de integração móvel, mesmo que a ferramenta seja destinada a dar uma visão de 360 ​​graus do que você deve fazer.

Você pode ver as tarefas do Modo de exibição de quadro em Tarefas, metas no Calendário e anotações no OneNote. No entanto, não ter uma opção móvel para o Board View faz com que pareça uma ferramenta ainda em desenvolvimento.

Não ter uma forte capacidade móvel para uma ferramenta que inclui recursos de localização aumenta essa impressão e levanta algumas questões sobre o compromisso da Microsoft em manter o Board View. Felizmente, a Microsoft não é tão rápida em matar ferramentas, ao contrário de seu concorrente Google, que é famoso por iniciar projetos e depois matá-los.

A visualização do quadro reúne tudo

O Board View oferece uma visão geral imersiva de seus projetos em um só lugar. Embora a falta de um aplicativo móvel dedicado seja frustrante, se você usa o Microsoft 365 na Web, é uma ferramenta rica em recursos para gerenciar o que você precisa fazer.

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